Business Support Assistant (HR/FINANCE/ADMIN) G5-Kiffa 1

AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE

INTITULE DU POSTE : Business Support Assistant TYPE DE CONTRAT :GRADE :Fixed-Term GS-5 UNITE/DIVISION : Admin/FIN/HR LIEU D’AFFECTATION :Kiffa DUREE :1 an (renouvelable)

Le PAM promeut l’égalité du genre et s’engage à atteindre la parité dans ses bureaux de pays et régionaux à l’horizon Décembre 2021. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

A PROPOS DU PAM Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine. Avez-vous une expérience dans le domaine dans la gestion de l’administration, des finances et/ou des Ressources Humaines ? Souhaitez-vous développer votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ? Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation qui oeuvre pour l’amélioration des conditions de vie des populations les plus vulnérables ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans le développement de son personnel ? Si votre réponse est oui, alors ce poste est pour vous. Une excellente opportunité pour devenir membre à part entière d'une équipe diversifiée et passionnée, qui travaille sur des projets variés contribuant directement à l'assistance aux bénéficiaires.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive)

Sous la supervision directe du Chargé de sous bureau et sous la supervision générale du Responsable de l’unité finance et administration du bureau de pays, Il/elle aura à effectuer les tâches suivantes : o Réceptionner et veiller à la gestion efficace des stocks de fourniture de bureau ; o Gérer le stock de carburant et produire le rapport mensuel de consommation ; o Gérer le parc automobile et s’occuper de son entretien ; o Faire et mettre à jour régulièrement l’inventaire des biens du PAM ;

o Classer/archiver(physique/électronique) des documents comptables et administratifs ainsi que des correspondances (ordres de mission, courriers, plans de mission, etc.) o Vérifier et s’assurer de la propriété de l’état des locaux et installations afin de relever et signaler tous besoins d’entretien ; o Se familiariser avec les contrats administratifs pour le suivi des prestations d’entretien des locaux, équipements et biens ; o Assurer la réservation et l’installation des missionnaires ; o Veiller à la qualité et l’exhaustivité des pièces justificatives des paiements. o Toute autre tâche administrative/finance qui lui sera demandée par ses superviseurs.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

• Fortes capacités interpersonnelles, courtoisie, capacité de travailler sous pression, avec efficacité, dans un environnement multinational et interculturel ; • Avoir un esprit d’équipe, d’initiative, de bon sens et communiquer facilement avec ses pairs, prestataires et bénéficiaires de services ; • Contrôles internes et mise en conformité ; • Analyse et établissement de rapports ; • Gestion des ressources ;

QUALIFICATION & NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS :

Niveau d’éducation & d’expérience exigées : • Niveau Baccalauréat, BT ou diplôme équivalent avec au moins quatre (4) ans d'expériences professionnelles dans le domaine de l’administration et finance et/ou la gestion de budget, de l’économie ou tout autre domaine connexe ; • Niveau Licence, DUT ou diplôme équivalent avec au moins trois (3) ans d'expériences professionnelles dans le domaine de l’administration et finance et/ou la gestion de budget, de l’économie ou tout autre domaine connexe ; • Niveau Master, ingénieur ou diplôme équivalent avec au moins deux (2) ans d'expériences professionnelles dans le domaine de de l’administration et finance et/ou la gestion de budget, de l’économie ou tout autre domaine connexe ;

Facteurs de Succès :

• Fortes capacités interpersonnelles, courtoisie, capacité de travailler sous pression, avec efficacité, dans un environnement multinational et interculturel ;
• Aptitude à faire le suivi de l’utilisation de caisse et mise en dispositions.
• Aptitude à traiter les questions organisationnelles et de ressources humaines

Langues &Informatique :

• • La maîtrise du français à l'écrit et à l'oral est exigée.
• • un niveau intermédiaire en anglais est considéré comme un atout.
• • Bonne maitrise de l'outil informatique et notamment les logiciels de Microsoft Office.

Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleur(e)s candidat(e)s sont sélectionné(e)s pour le poste. Veuillez-vous assurer que votre candidature contienne des informations exactes, complètes et précises sur vos qualifications universitaires, votre parcours professionnel et vos compétences linguistiques. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les candidat(e)s qui démontreront leurs capacités techniques pour occuper le poste pourraient être recommandé(e)s en cas de disponibilité de poste équivalents dans d’autres lieux d’affectation du PAM en Mauritanie.