Business Support Assistant G4 - Securité

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status, physical or mental disability.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes peuvent soit assumer des fonctions de soutien administratif au bureau de front et faire rapport à l'Associé de soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec la ligne de reporting au chef d'unité concerné, au chef ou au désigné. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d'activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d'unité concerné, au chef ou au représentant désigné.

À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision. On s'attend à ce que les titulaires de titres produisent un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques courantes à un personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

DESCRIPTION DU POSTE

Fournir des processus standard de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la prestation de services efficaces

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Rassembler des informations avec des orientations claires pour supporter la rédaction des documents et préparer les rapports des autres membres du personnel.

2. Répondre aux requêtes et intensifier le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.

3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et en temps opportun des ressources.

4. Fournir des services de révision et de vérification des documents standard, afin de contribuer à l'élaboration d'une documentation précise.

5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des fichiers standards établis, pour s'assurer que les informations sont exactes et facilement accessibles pour la fonction..

6. Identifier les écarts simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et faire rapport au personnel supérieur afin de soutenir les clients pour livrer leur travail.

7. Assumer la responsabilité de l'intégrité des données afin de faciliter la disponibilité d'informations précises dans les systèmes de l'entreprise.

8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien aux jeunes collègues afin de s'assurer que les services sont fournis de façon cohérente et selon les normes requises.

9. Travailler avec une variété de personnes, en prenant en compte les commentaires, le cas échéant, pour aider à la prestation de soutien aux entreprises pour le personnel.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Expérience:

Quatre ans ou plus d'expérience de travail progressivement responsable dans le secteur des affaires relatif avec l'expérience dans le travail administratif général.

Langue:

Service général (terrain): Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue Française.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Maîtrise de l'utilisation d'équipement de bureau et de progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
• Connaissance des méthodes de travail et des routines de travail afin de terminer les processus sous une supervision minimale.
• Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l'information à un large éventail de personnes.
• Capacité d'identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité d'offrir des conseils ou une formation de base sur le tas à un personnel plus jeune

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Etre de nationalité Burkinabè ou avoir un permis de résident

Nombre de postes: 01

Durée: 1 an renouvelable

Lieu d'affectation: Ouagadougou

Avoir quatre années d'expérience professionnelle

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application 09 janvier 2022.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.