Business Support Assistant G4

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El PMA busca candidatos con la máxima integridad y profesionalidad que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección del personal se realiza por concurso, y nos comprometemos a promover la diversidad, la discapacidad y el equilibrio de género.

ABOUT WFP

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la mayor agencia humanitaria del mundo que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el Hambre Cero en el transcurso de nuestras vidas. Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

ORGANIZATIONAL CONTEXT

Las intervenciones de WFP se centran en el fortalecimiento de las capacidades de gestión de catástrofes de los sistemas gubernamentales y en la mejora de la adaptación al cambio climático mediante la prestación de servicios climáticos a los pequeños productores y la rehabilitación/restauración de las tierras degradadas mediante la creación de activos comunitarios. Para apoyar estos esfuerzos, el WFP Guatemala está contratando a un/a asistente de apoyo operativo para el área de administración.

JOB PURPOSE

El puesto se encuentra en la Unidad de Finanzas y Administración. El/la Asistente reporta a la Asociada de Administración, y a la Oficial de Finanzas y Administración.

STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS

Educación: • Graduado/a de secundaria. • Deseable, estudios a nivel de licenciatura en administración, finanzas, o carrera afín.

Idiomas: • Fluidez en español (Nivel C) e inglés intermedio (Nivel B)

DESIRED EXPERIENCES FOR ENTRY INTO THE ROLE

Experiencia: • 4 años (o menos según título académico) de experiencia en trabajo secretarial o en trabajo administrativo general.

KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)

• Responsable de recibir, y orientar a los visitantes y proveedores en el área de recepción;
• Operar la planta telefónica, verificando, remitiendo llamadas y consultas al personal apropiado;
• Recibir, examinar y registrar correspondencia, correos electrónicos, informes, etc., y reenviarlos al oficial correspondiente;
• Remitir correos electrónicos y consultas al personal apropiado; proporcionar información sobre una variedad de preguntas y actividades, así como información confidencial;
• Coordinar y agilizar respuestas respecto a consultas telefónicas y escritas recibidas;
• Coordinar el calendario de la sala de reuniones;
• Preparar notas informativas y/o resúmenes para su inclusión en correspondencia e informes; redactar variedad de correspondencia estándar y revisar correspondencia saliente en cuanto a composición y estilo, así como la precisión gramatical, para la adhesión a los procedimientos del PMA;
• Apoyar al Oficial de Finanzas y Administración en asuntos administrativos varios según sea requerido;
• Proveer apoyo administrativo para gestiones en los sistemas corporativos: creación de PRs en WINGS y documentos de viaje en WeTravel y otros según sea requerido.
• Mantener el inventario de suministros de oficina, registrar los artículos dispensados al personal y realizar nuevos pedidos según sea necesario;
• Realizar otras tareas administrativas, según sea necesario.

TERMS AND CONDITIONS

Se ofrece Contrato de Servicios en sus siglas en inglés SC Service Contrac. Al nivel SC L4 por un período de seis (6) meses con posibilidades de extensión.

DEADLINE FOR APPLICATIONS

Media noche del martes 29 de noviembre de 2022