Business Support Assistant FT/G4 (1 Position, Finance&Admin) - Bujumbura

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence Humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ces postes sont à pourvoir dans des Bureaux de Pays, des Bureaux Régionaux ou au Siège. Les titulaires peuvent soit assurer des fonctions d'appui administratif centralisé et relever de l'Adjoint(e) à la gestion, soit fournir un appui administratif aux équipes dépendant hiérarchiquement du/de la Responsable de l'Unité ou du/de la Chef du Service, ou de son/sa suppléant(e). Lorsque ces postes apportent un soutien dans un secteur d'activité précis, ils peuvent relever du/de la Responsable de l'Unité considérée, du/de la Chef de Service, ou de son/sa suppléant(e).

À ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale. On attend des titulaires qu'ils produisent des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d'aide à la gestion. Ils peuvent donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d'activité.

en mars 2022. Le plan développe des activités innovantes et ambitieuses dans ses interventions "Changer des vies", notamment dans les activités financières stratégiques et opérationnelles.

Pour aider le bureau de pays à mettre en œuvre avec succès le Plan Stratégique Intérimaire et en vue de continuer à une meilleure conduite stable des opérations de l’Unité des Finances CO. La présente requête est formulée pour le recrutement d’un Business Support Assistant de l’Unité Finance de grade FT/G4.

DESCRIPTION DU POSTE

Effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

Fournir un appui lors de l’exécution des taches courantes de gestion financière qui sont attribuées par le superviseur :

1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
2. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
3. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
4. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l'élaboration de documents précis.
5. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
6. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
7. Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
8. Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d'aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s'assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
9. Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES ADDITIONNELLES

10) Responsable d’un système de suivi des factures (Invoice Tracking Système) en réceptionnant toute les factures du PAM Burundi, les enregistrées et faire un suivi régulier pour les autres unités concernés, 11) Préparer les rapports de ITS telle que demandé par le superviseur, 12) Préparer un vendor Balance confirmation Exercice et la réconciliation, 13) Surveiller et suivre les open items (PO, PR, GRN&SES), 14) Vérifier en premier tous les documents qui ont besoin de la signature pour le responsable de l’Unité Finance et Administration, 15) Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu 16) Aider à traiter et a gerer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources 17)Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d’aide à la gestion aux collegues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente 18) Toutes autres taches telle que demandé par le superviseur

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education :

Diplômes des Humanités requis, Un baccalauréat en Gestion et Administration et finance est un atout.

Langue :

Maîtrise de la langue francaise (parlée et écrite,) et la connaissance pratique de la langue Anglaise est un atout.

CAPACITES ET EXPERIENCES REQUISES POUR L'ENTREE DANS LE ROLE

1. Expérience dans la gestion des subventions financières et comptable et dans la production de rapport
2. Expérience confirmée dans l’utilisation d’Excel et d’autres systèmes de gestion financière (Wings, ITS ; IRM, etc…pour effectuer l’exploitation des donnés, élaborer des prévisions financières et des budgets
3. Expérience avérée dans l’exécution de réconciliation financière et d’analyses de transaction complexes
4. Capacité d’identifier les écarts de donnés et de corriger
5. Capacité a bien travailler sous pression et à établir des priorités dans un contexte de délais serres
6. Capacité a bien travailler avec les collegues d’autres unités avec une attitude de prestation de service à la clientèle.
7. Minimum 2ans d’expérience dans le système des Nations Unies

QUALIFICATIONS MINIMALES POUR L’ENTRÉE DANS CE ROLE

Connaissances et compétences : • Utilisation de l’outil informatique (Internet, word, Excel, Powe point, LESS, …). • Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale. • Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers. • Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière. • Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOI

• Durée de contrat : 12 mois ;
• Lieu de travail : Bujumbura
• Type de contrat : Fixed Term
• Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Donner dans votre CV les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.
• Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests.

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

La date de publication est fixée au 22 AOUT 2023 à 23h 59 minutes.

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.

Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers.

Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification.

****Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.****