Le Business Support Assistant (Administration) travaillera directement sous la supervision du Responsable de l’Administration et en general sour la supervision du Chef de l'unite Finances/Admin.

À ce niveau, le titulaire du poste assumera la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités sous une supervision minimale. On attend des titulaires qu'ils produisent des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d'aide à la gestion. Ils peuvent donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d'activité.

RESPONSIBILITES :

Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d'aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s'assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.
Recevoir, enregistrer et compiler les demandes de travaux de réparation du matériel de bureau ou équipement.
Assurer le suivi de l’état général des bâtiments et préparer des rapports mensuels.
Effectuer les travaux d'installation et de maintenance intérieurs et extérieurs
Gérer le matériel à usage courant, notamment les portes, serrures, meubles, pompes à eau etc.
Participer à la préparation des salles de réunion ou de conférence, et autres évènements, et veiller à leur bon déroulement.
Organiser le transport de matériel et d'équipements nécessité par les taches précédentes selon les besoins.
Utiliser les services de nettoyage pour apporter un appui dans le déplacement du matériel et la réorganisation des postes de travail en fonction des plans d'aménagement reçus.
Superviser la réinstallation d'un poste de travail en veillant à satisfaire les besoins des membres du personnel et les règles et limites d'aménagement de l'espace.
Apporter un appui technique et une assistance aux sous-traitants externes lors de programmes spécifiques de maintenance.
Effectuer les travaux de menuiserie nécessités par le déplacement de cloisons ou de portes et de la réparation des meubles de selon les besoins.
Planifier et suivre le travail quotidien des manutentionnaires des agents de nettoyage et des jardiniers.
Assurer, le suivi des travaux d’installation et d’entretien ou de réparation des climatiseurs.
Assurer, si nécessaire et/ou si possible l’installation des climatiseurs.
Superviser la manutention des meubles et ou équipements du bureau.
Planifier la dotation des sous bureaux en carburant.
Planifier la maintenance des climatiseurs et split des sous bureaux avec les soustraitantes.
Répondre à la demande des besoins des sous bureaux.
Installer les bureaux Préfabriqué et Wickal.
Trouver des solutions au problème exceptionnel qui surgissent de manière imprévue

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste) :

Etre dispose/e à voyager physiquement dans tous les bureaux de terrains de la RCA pour différentes interventions même dans des situations d’urgences.
Avoir le sens de l’initiative tout en consultant sa hiérarchie pour les décisions clefs.
Etre oriente/e vers la solution.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compé tences

théma

tiques

MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Comprendre et communiquer les

Objectifs stratégiques

Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.

Être une force de changement positif

Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.

Faire connaître la mission du PAM au quotidien

Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Rechercher des moyens de renforcer les compétences

individuelles

Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.

Accompagner et assurer un retour d’information constructif

Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

Encourager l’innovation et les

solutions créatives

Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.

Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique

Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Bien expliquer la valeur qu’apporte le

PAM aux

partenariats

Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

Prendre des

engagements et s’y

tenir

Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.

Savoir prendre des décisions

Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Relier et faire travailler ensemble les unités du

PAM

Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs

extérieurs

Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS :

Formation: Achèvement des études secondaires.

Expérience : Au moins quatre ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

Connaissances et compétences:

Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels, tels que Microsoft Word.

• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Connaissances Linguistiques: Avoir une maitrise de la communication orale et écrite du Français est demandée. Une connaissance de base de l’Anglais est souhaitée.

MODALITES ET CONDITIONS D'EMPLOI

Le salaire est dans l'échelle des salaires des Nations Unies au niveau FT/NOB
Les demandes seront reçues uniquement en ligne
Aucune somme d'argent n'est demandée par le PAM pour le recrutement du personnel

Les candidatures féminines et les candidat(e)s qualifié(e)s des pays en développement sont particulièrement encouragé(e)s à poser leur candidature.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination sur la base du statut sérologique au VIH Sida

Aucun engagement, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires du système des Nations unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur mandat que dans les trois ans suivant la cessation de ce mandat.

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Added 3 years ago - Updated 3 years ago - Source: wfp.org