Business Administration & Finance Assistant (BSA)

Volunteering Admin Finance & Economy IT & Telecom

Overview

Support operations on administrative and financial matters.

You have:

• At least 4 years of professional experience in administration and finance or in a related field.
• Experience in data collection and preparation of baseline analysis concerning the portfolio of management services, such as asset management, facilities, fleet, travel, or similar areas.
• Ability to support staff by providing support, advice, and guidance.
• Ability to work with teams in different functional areas.
• Excellent oral and written communication skills; strong writing, formulation, and reporting skills are highly expected.
• Solid general knowledge of computer skills, including mastery of various MS Office applications (Excel, Word, etc.) and email/Internet; knowledge of database management; and office equipment.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde engagée dans la lutte contre la faim. Sa mission principale est de fournir une assistance alimentaire et nutritionnelle aux populations affectées par des crises humanitaires, tout en œuvrant à des solutions durables pour renforcer la sécurité alimentaire. Le PAM intervient à travers la distribution de vivres, de transferts monétaires et d'autres formes d'assistance aux personnes les plus vulnérables. Il met également en œuvre des programmes de résilience visant à promouvoir l’autonomie des communautés. Dans ce cadre, le sous-bureau du PAM à Gbadolite met en œuvre un programme d’assistance alimentaire destiné aux réfugiés centrafricains présents dans les territoires de Mobayi Mbongo, Bosobolo, Libenge, ainsi que dans la mairie de Zongo. Ces réfugiés sont assistés selon leur niveau de vulnérabilité, principalement par le biais de transferts monétaires. Par ailleurs, un programme de renforcement de la résilience des communautés locales face à l’insécurité alimentaire est en cours pour la période 2025-2026. Ce programme comprend notamment l’Appui aux petits producteurs pour l’accès aux marchés (SAMS) et le Food for Assets (FFA). Il est mis en œuvre dans les territoires de Mobayi Mbongo, Gemena et Libenge, et cible environ 3 000 ménages issus de la communauté locale, organisés en organisations paysannes et en mutuelles de solidarité des femmes.

Pour l’atteinte des résultats probants, le bureau a besoin d’un personnel permanent pour appuyer les opérations sur les questions de fonctionnement administratif et financier afin d’orienter les requêtes et les traiter dans les meilleurs délais. A ce titre, une position d’un Business Administration & Finance Assistant est requise. Ce poste est indispensable dès octobre 2025 pour appuyer efficacement les opérations du sous-bureau de Gbadolite.

Sous la supervision directe du chef de sous-Bureau, le BSA doit assumer les responsabilités suivantes :

• Faire le suivi des opérations relatives aux contrats du bureau et contrats des divers • Suivi des contrats des Fournisseurs et prestataires des services (fourniture d’eau et énergie, maintenance et Faire les inventaires périodiques des propriétés du PAM en liaison avec le point focal GEMS au bureau de pays : mise à jour des inventaires des équipements administratifs, proposer le cas échéant les équipements à désaffecter au Comité Local de Gestion des Equipements (LPSB) et faire le suivi de la mise à jour des recommandations du comité sur les équipements. • Faire le suivi avec le Bureau de Pays pour la création et le changement / amendement des vendors dans le système et s’assurer que toute la documentation exigée accompagne chaque demande. • Faire le suivi des PRs (demande d’achat) créés dans le système Wings et s’assurer qu’un bon de réception (SES/GRN) est créé dans le délai recommandé pour tous les services et biens reçus par la section Administration. • Assurer la vérification et le traitement de toutes les factures relatives aux biens livrés et services rendus par les fournisseurs et partenaires externes aux sections Administration du sous bureau, en vue de leur paiement à travers la plateforme Invoice Tracking System (ITS). • Soumettre à chaque fin du mois un Checklist /un rapport des activités administratives qui ont été réalisées au courant du mois et le partager avec le responsable de la section Administrative au bureau de pays avant le 10 du mois suivant.

• Responsabilité • Adaptabilité et flexibilité • Créativité • Jugement et prise de décisions • Planification et organisation • Professionnalisme • Autogestion

Au moins 4 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et finance ou dans un secteur d'activité connexe.

• Avoir de l'expérience dans la collecte de données et la préparation d'analyses de base concernant le portefeuille des services de gestion, tels que la gestion des actifs, des Installations, de la flotte, des voyages ou d'autres domaines similaires. • A soutenir le personnel en lui fournissant support, conseil et orientations. • A travailler avec des équipes dans différents domaines fonctionnels. • Excellentes compétences orales et écrites ; D'excellentes compétences en rédaction, formulation et rapportage sont fortement attendues. • Solides connaissances générales en informatique, y compris la maîtrise de diverses applications MS Office (Excel, Word, etc.) et du courrier électronique/Internet; connaissance de la gestion de bases de données; et du matériel de bureautique.

• Responsabilité • Adaptabilité et flexibilité • Créativité • Jugement et prise de décisions • Planification et organisation • Professionnalisme • Autogestion

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Added 8 months ago - Updated 8 months ago - Source: unv.org