Budget & Reporting Manager

Job Description

International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l'est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où IRC travaille actuellement dans cinq districts de santé et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que les activités de planification familiale et réponse et prévention des violences basées sur le genre (GBV). En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la province du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram. IRC met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, de nutrition, relèvement économique ainsi que la protection et la réponse aux VBG.

Aperçu du poste :

- Le responsable de la budgétisation et des rapports assiste le département des finances en gérant les opérations quotidiennes de l'unité de budgétisation et de rapports. Il/Elle est chargé(e) de veiller à ce que les fonctions quotidiennes des opérations de budgétisation et d'établissement des rapports soient exécutées conformément aux politiques et procédures des donateurs, de l'IRC et des bureaux de pays.

Principales responsabilités :

SUN processing

- Produire les rapports budgétaires mensuels et ad hoc requis par le DDF ; - S'assurer que les codes budgétaires sont préparés pour être chargés en temps voulu par les finances.

Donor Reports

- Préparer les drafts de rapports financiers intermédiaires et finaux aux bailleurs pour la revue du SFC ou DDF ; - Assurer la répartition du portefeuille des bailleurs entre le personnel chargé de la budgétisation et celui chargé de l'établissement des rapports, de manière à servir pleinement le programme du pays et à atténuer le risque de dépassement ou de sous-dépense ; - Identifier les problèmes de procédure ou de formation à résoudre pour améliorer la qualité des données des rapports ; - Préparer la création de budgets détaillés au format SUN de l'IRC afin de s'assurer que les rapports requis des donateurs peuvent être produits à partir du système comptable ; - Participer et représenter les Finances lors des réunions d'ouverture, de suivi et de clôture des subventions.

Comptes de bilan

- Superviser ou effectuer en temps voulu tous les rapprochements de comptes de bilan par subvention pour éviter d’avoir une balance après la clôture d’une subvention ; - S'assurer que les différences ou les écarts sont portés à l'attention du SFC et/ou DDF et que les mesures appropriées sont prises afin d’éviter toute balance pendant le reporting final.

Formation et soutien du bureau de terrain

- Agir en tant que principal agent de liaison pour le personnel chargé de la budgétisation et de l’établissement des rapports des bureaux de terrain pour les questions relatives aux politiques ou aux procédures, ainsi que pour les questions relatives aux rapports financiers des donateurs ; - Examiner les données financières soumises par le terrain afin d'identifier les faiblesses ou les problèmes rencontrés par le personnel du département de la budgétisation et des rapports sur le terrain et recommander des mesures correctives ; - En collaboration avec le SFC et le DDF, élaborer ou réviser les politiques et procédures et aider à leur mise en œuvre ; - Renforcer les capacités du personnel du département de budgétisation et d'établissement des rapports et s'assurer qu'il dispose des connaissances nécessaires pour accomplir ses tâches et contrôler pleinement le portefeuille budgétaire dont il est responsable.

Budgets

- Aider à la préparation et à la mise à jour des propositions des budgets ; - Préparer des rapports mensuels de gestion analysant l'utilisation des fonds propres par rapport à l'allocation approuvée ; - Aider au développement et à la préparation des processus de répartition des coûts pour les coûts globaux qui sont conformes aux règlements des donateurs sur les coûts admissibles ; - Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets des subventions afin de soutenir les nouvelles propositions ou les réaffectations pour assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement du pays et des coûts directs et indirects de NY ; - Examiner les BvA en collaboration avec les budgets Analysis pour garantir une utilisation maximale des montants budgétisés et fournir des recommandations pour les réalignements le cas échéant ; - Préparer et mettre à jour le rapport financier trimestriel.

Performance et gestion du personnel

- Servir de personne ressource technique pour le département comptable et l'équipe du programme sur les questions liées à la budgétisation et aux rapports des donateurs ; - Promouvoir le GDEI au sein de l’équipe.

Autres tâches et responsabilités

- Se conformer en tout moment aux règles liées à la pratique comptable et la gestion budgétaire ; - Accepter d’être formé(e) afin d’améliorer sa technique et compétence professionnelle ; - Suivre et mettre en pratique toute nouvelle procédure ou politique introduite par le CD et le DDF ; - Participer aux formations spécifiques identifiées ou organisées par le superviseur ; - Rapporter toute violence sexuelle, abus et exploitation tel que recommandé par le code de conduite ; - Accepter autres tâches assignées par le superviseur

Qualifications

Education :

- Diplôme niveau BAC + 3 en gestion comptabilité, finance ou audit

Expériences :

- Au moins cinq ans d'expérience professionnelle à responsabilité progressive dans le domaine de la budgétisation et du reporting des ONG

Compétences :

- Avoir un niveau avancé en Excel serait un atout, - Expérience avec les logiciels de comptabilité Excel (SUN serait un atout), et familiarité avec les programmes Microsoft Office, - Excellente capacité de communication et de relations interpersonnelles. - Un engagement envers la mission, la vision, les valeurs et l'IRC Way - Code de conduite professionnel de l'IRC. - Compétences crédibles en matière de communication écrite, de présentation et de communication verbale ; capacité à transmettre efficacement des informations et solide expérience en matière de formation et de développement du personnel - Capacité à travailler efficacement dans un environnement complexe, gère les différentes priorités et supporte la direction d'une manière proactive. - Excellentes compétences interpersonnelles, de supervision, organisationnelles, présentation de rapport et gestion du temps - Français exigé, Anglais souhaité. - Sens du leadership et capable de prendre des initiatives - Flexible pour s’adapter à des exigences qui changent - Capacité à travailler d'une manière autonome dans un environnement professionnel qui change rapidement. - Capacité de travailler sous pression dans un environnement exigeant.

VALEURS DE L’IRC

Intégrité : nous sommes ouverts, honnêtes et dignes de confiance auprès de nos bénéficiaires, partenaires et collègues.

Service : notre responsabilité principale envers les individus que nous servons : bénéficiaires

Responsabilité : nous sommes responsables de notre comportement, de nos actions et de nos résultats.

Egalité : nous garantissions un traitement équitable ainsi qu’un accès équitable aux opportunités à tous les clients et collègues.

*Les travailleurs de l'IRC et de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et l'abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l'intégrité fiscale et l'anti-représailles**.*