BENEFITS ASSISTANT

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 7,879 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Org. Setting and Reporting Le poste est à pourvoir au sein de l'Association des Mutuelles des Fonctionnaires internationaux (AMFI) pour sous entité le GPAFI. Le titulaire est sous la supervision du Secrétaire exécutif.

Responsibilities Sous la supervision du Secrétaire exécutif, le titulaire effectue les tâches suivantes :

• Traiter les processus mensuels de récupération et de génération des mensualités des primes d’assurance avec les organisations affiliées et les banques ;

• Contrôler la concordance des données avec les contrats d’assurance, vérifier les changements de type d’assurance, de catégorie d’âge, de congés, départs à la retraite, transferts, séparations, suppressions de couverture, de démissions, d’absence de paiement ;

• Soumettre les fichiers des primes à recevoir aux Services de Paie des organisations affiliées et aux banques. Réceptionner les fichiers des primes payés des Services de Paie et des banques ;

• Traiter la réception des primes d’assurance, contrôler la concordance entre les montants demandés et ceux reçus ;

• Saisir dans le système informatique le versement des mensualités reçues, procéder aux ajustements nécessaires en fonction des différences par rapport aux montants demandés. Réconcilier les écritures, trouver les différences et traiter les opérations comptables ;

• Réconcilier les factures détaillées soumises par les assureurs et tenir à jour la base de données relative aux changements de plan, de couverture, des résiliations et des affiliations initiées ;

• Assurer la gestion des débiteurs en contrôlant le paiement des factures en fonction des échéances ;

• En cas d’absence de paiement, envoyer les rappels et contacter les membres par courriel et/ou téléphone. En l’absence d’action de leur part, préparer les dossiers et lettres pour les radiations et les transmettre au Secrétaire exécutif.

• Accueillir la clientèle, y compris au sein des Organisations affiliées à l’AMFI, la renseigner de façon précise sur les couvertures assurances en s’assurant d’une bonne compréhension de sa part.

• Répondre promptement à toute demande de membres et de fonctionnaires qui souhaitent le devenir et bénéficier des services d’assurance ;

• Faciliter la compréhension du système des assurances à une population multiculturelle ;

• Vérifier le statut contractuel du client en fonction des conditions d'admission. Lui proposer toutes les couvertures d'assurance auxquelles lui et/ou les membres de sa famille peuvent souscrire ;

• Vérifier l’historique des congés maladie pris par le client qui souhaite prendre une assurance perte de gain ;

• Créer un dossier membre en cas de nouvelle admission et veiller à ce qu’il soit complet, que les formulaires d’admission soient correctement remplis par le client et que les documents requis soient lisibles et tous présents. En cas de besoin aider le client à procéder ;

• Enregistrer le membre et/ou les membres de sa famille dans la base de données du GPAFI en saisissant ses informations personnelles et professionnelles ;

• Classer tous les documents relatifs à la demande d’admission et à l’affiliation aux assurances tels que les demandes d'admission, les polices d'assurance en vigueur, les relevés de compte, dans le dossier du membre ;

• Transmettre les demandes d’affiliation aux assureurs et faire avec eux un suivi permanent de tout le processus d’affiliation ;

• Suivre les dossiers en attente et relancer les assureurs, si besoin, afin d’optimiser le traitement et répondre rapidement aux clients ;

• Préparer les documents requis pour le processus de facturation ;

• Participer aux réunions opérationnelles avec les assureurs ;

• En cas de résiliation d’assurance d’un membre s’assurer que les délais soient respectés. Confirmer la résiliation à l’assuré et l’enregistrer dans la base de données ;

• Vérifier les processus traités par un autre collègue (principe des 4 yeux) ;

• Traiter toute la correspondance relative aux membres et contrats d’assurance (changement de couverture, de données personnelles, d’affectation...) ;

• Répondre aux courriels et aux appels téléphoniques ;

• Générer des statistiques relatives aux assurances et assurés ;

• Effectuer le traitement de fin d’année : mettre à jour les salaires des assurés, changer les catégories d’âges, vérifier et générer les décomptes d’assurances et les attestations fiscales et les envoyer aux assurés ;

• Proposer des améliorations afin d’optimiser l’efficacité du GPAFI et sa pénétration au sein des organisations affiliées ;

• Lors d’une affiliation à l’assurance perte des gains calculer les primes d'assurance en fonction du salaire déterminant ;

• Réactualiser les salaires des assurés chaque année en contactant le Service de paie de l’organisation auquel appartient l’assuré ou l’assuré lui-même si besoin ;

• Lorsque les Ressources Humaines de l’organisation du membre déclarent un sinistre l’enregistrer dans la base de données ;

• En cas de sinistre déterminer le droit aux prestations de l’assuré en calculant le salaire à compléter ;

• Constituer les dossiers des cas donnant droit à des prestations avec les documents requis par l’assureur et ceux reçus des Ressources Humaines et de l’assuré ;

• Préparer le paiement en faveur de l’assuré et le saisir dans le logiciel bancaire ;

• Envoyer toutes les pièces justificatives à l’assureur pour obtenir le remboursement de l’avance faite à l’assuré ;

• Enregistrer le sinistre dans un fichier afin d’effectuer le suivi des mouvements de fonds ;

• Enregistrer l’opération dans la comptabilité ;

• Tenir à jour les dossiers en cas de contrôle de tiers (assureur, auditeurs, contrôleur) ;

• Etablir la réconciliation entre les versements du GPAFI faits aux assurés et ceux reçus de l'assureur afin de garantir l’équilibre financier ;

• Vérifier tout le processus du traitement de l’assurance perte de gains traité par un autre collègue (principe des 4 yeux) ;

• Etablir une communication productive avec les services des Ressources Humaines et de Paie des organisations concernées afin de traiter de façon optimale les dossiers ;

• Traiter l’envoi des communications adressées aux assurés ;

• Participer aux séminaires d'information organisées par les Organisations Internationales et présenter les services du GPAFI ;

• Effectuer régulièrement des présentations des services du GPAFI au sein des Organisations Internationales affiliées à l’AMFI ;

• Développer et mettre à jour les supports marketing comme les brochures, supports web, site internet, flyers ;

• Participer au développement des programmes informatiques, aux workshops et effectuer les tests requis avant la mise en production ;

• Mettre à jour et/ou créer des procédures opérationnelles relatives aux opérations effectuées par le titulaire ;

• Former les agents des services généraux pour tous les processus liés aux assurances ;

• Vérifier que les procédures en place soient appliquées par les agents des services généraux.

  Competencies Professionnalisme : Bonne connaissance des règles et procédures de l'AMFI. Très bonnes connaissances de Office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook). Tire fierté de son travail et de ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Apporte à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés. Agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévère face aux obstacles et aux difficultés. Garde son calme dans les situations de crise. S'attache à atteindre l'objectif de l'égalité des sexes en assurant la pleine participation des hommes et des femmes, sur un pied d'égalité, à toutes les activités.

Orientation clientèle : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des "clients" et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et leur propose des solutions appropriées. Suit les évolutions en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tient les clients informés des progrès ou des reculs des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services au client.

Esprit d'équipe : Collaborer avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs de l'Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l'intérêt de l'équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s'y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l'équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Education Etudes secondaires ou études commerciales équivalentes.

Job - Specific Qualification Une formation et/ou un apprentissage dans le domaine commercial est souhaitable.

Work Experience Au moins sept (7) années d'expérience dans le domaine administratif et/ou comptable sont requises.

Au moins trois (3) années d'expérienc au sein d'une organisation internationale du système des Nations Unies sont requises.

Au minimum une (1) année d'expérience pertinente de service à la clientèle est requise.

Une expérience de trois (3) ans dans le domaine des assurances est souhaitable.

Une expérience des outils informatique MS Office et Powerpoint est souhaitable.

Languages L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste affiché, la maîtrise du français et de l'anglais, écrit et oral, est requise.

Assessment Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à prendre part à une épreuve d'évaluation et à un entretien axé sur les compétences.

Special Notice Le poste est financé sur une base annuelle par le GPAFI, entité de l'AMFI. Le service est limité au GPAFI.

Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l'Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu'ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n'a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international.

Seuls les lauréats du test d'aptitude standardisé pour les services généraux peuvent être nommés aux postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. Les candidats n'ayant pas réussi ce test au moment où ils font acte de candidature peuvent être invités à le passer ultérieurement.

Pour l'Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l'emploi du personnel est la nécessité de s'assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l'Organisation. L'Organisation des Nations Unies s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

United Nations Considerations According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.