Aviation Associate Customer Service SC6 - Ouagadougou

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire mondiale de lutte contre la faim. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre la faim zéro. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour veiller à ce qu'aucun enfant ne soit affamé et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques au départ de Ouagadougou et à destination d’une quinzaine de localités, ce qui permet d'accéder aux populations les plus vulnérables.

DESCRIPTION DU POSTE

Le titulaire de ce poste reporte à l’Adjoint du Chef du Transport Aérien Management Support (DCATO) à Ouagadougou. Il doit être en mesure de recommander des mesures simples au personnel, sait allouer des tâches et soutenir d'autres employés.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

Il/Elle aura les responsabilités suivantes : • Superviser le travail d'autres membres du personnel • Vérifier et centraliser l'ensemble des statistiques après la clôture des vols dans le système d'enregistrement des vols (e-FMA) pour transmission au CATO/DCATO • Assister les utilisateurs dans la mise en application des procédures standardisées UNHAS (SAOP). • Assurer la communication d'informations à l'ensemble des utilisateurs en cas de modifications opérationnelles (annulation des vols, retard, report, etc.) ; • S’assurer du bon suivi du registre des objets perdus ou retrouvés pour leur transmission aux points focaux respectifs. • Maintenir de bonnes relations avec l'ensemble des utilisateurs des vols UNHAS. • Produire des rapports statistiques (hebdomadaires, mensuels et annuels). • Conduire des investigations et analyser les données en vue de générer des rapports techniques favorisant la prise de décisions, la planification, l'exécution et le reporting, assurant ainsi le respect des obligations contractuelles; • Mettre à jour et développer les bases de données et les dossiers existants, assurant l'exactitude, l'organisation et l'accessibilité des informations pertinentes, tout en répondant aux exigences de reporting. • Signaler au DCATO tout incident ou situation survenue pendant l'exécution de ses tâches. • Recevoir les demandes de réservation des partenaires, les analyser, les traiter et les faire approuver par le CATO ; • Tenir les utilisateurs informés de toute mise à jour pour la mise en application et le respect des procédures d'usage de vols UNHAS ; • Vérifier que les demandes réservation insérées dans le logiciel Takeflite sont conformes au programme et aux destinations de vols; • Vérifier l'alignement des noms des passagers figurant sur les manifestes des vols du lendemain avec ceux des listes du personnel respectives des organisations ; • Superviser le classement des demandes de réservation et tous documents liés à la gestion des Réservation (Formulaire Focal Points/Staff List, Base de Données des Utilisateurs) ; • Faire le suivi de la réactualisation des dossiers d’enregistrement (Focal Point/ Staff List) par les Organisations ; • Garantir la création et la mise à jour régulière des comptes et des données des utilisateurs approuvées par UNOCHA dans le logiciel "Takeflite" ainsi que dans un fichier Excel ; • Coordonner les réunions du groupe d'utilisateurs ; • Rédiger les comptes rendus des réunions ; • Produire et envoyer les manifestes des vols ; • Coordonner les réservations de fret ; • S’assurer de l’enregistrement des passagers dans le logiciel « Takeflite » ; • Gérer les réclamations des partenaires et travailler à satisfaire leurs demandes ; • Fournir les statistiques hebdomadaires UNHAS Burkina Faso au management pour l’élaboration du SITREP ; • Répondre aux questions des clients,et traiter toutes les demandes avec service clientèle de haute qualité; • Formuler des recommandations fondées sur des éléments probants et participer à l'évaluation des processus ainsi qu'à l'amélioration des méthodes et pratiques pour optimiser la performance des opérations aériennes et des activités associées;

• Exécuter toute autre mission assignée par le superviseur direct, le CATO/DCATO, en cas de nécessité.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

11. Superviser le travail des autres membres du personnel, en leur fournissant des conseils pratiques afin de s'assurer que les objectifs individuels et d'équipe sont respectés conformément aux normes et délais convenus.

12. Formuler des recommandations fondées sur des données probantes et soutenir la revision et l'amélioration des méthodes et des pratiques afin de maximiser la performance des opérations aériennes et des activités connexes.

13. Établir ou maintenir les procédures minimales nécessaires pour assurer un bon système de gestion de la sécurité pour la conduite des opérations aériennes.

14. Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d'urgence pour aider le PAM à réagir rapidement dans les domaines essentiels dès le début de la crise.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
• Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
• Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
• Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe
• Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
• Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité Description du comportement attendu pour le niveau de compétence

Gestion de la chaîne d'approvisionnement et optimisation

Affiche l'aptitude au suivi et aux rapports sur les opérations de la chaîne d'approvisionnement pour permettre aux équipes d'évaluer efficacement les performances et la durabilité des réseaux actuels.

Planification, gestion des projets et des ressources

Recueille et analyse les données techniques pertinentes de diverses sources pour prévoir les besoins opérationnels dans divers scénarios et fait des propositions fondées sur des données probantes

Gestion de l'information et rapports

Rapproche les informations et les données exactes et opportunes pour permettre une prise de décision claire sur les rapports au sein de chaque unité et par conséquent sur la communauté humanitaire.

Livraison de services, sous-traitance de l'aviation et exécution opérationnelle

Démontre la capacité de négocier de petits contrats / portions de contrats plus importants afin d'établir des partenariats qui font appel au meilleur intérêt de toutes les parties.

Mesure de la performance aéronautique et contrôle de la qualité

Démontre la capacité de faire respecter les normes de fonctionnement et de qualité du PAM au sein de ses propres équipes pour s'assurer que les opérations aériennes sont menées de manière sécurisé, rapide et responsable de haute qualité.

Connaissances techniques spécialisées dans les domaines de l'aviation et de la sûreté et de la sécurité

Utilise des systèmes d'aviation pour surveiller les questions opérationnelles et de sécurité dans les services aériens du PAM tels que les opérations de transport aérien, les vols d'évacuation et les autres opérations de vol affrété.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Niveau d’éducation & d’expérience exigées :

• Obtention au moins du diplôme de fin d'étude secondaire (Baccalauréat). Un diplôme universitaire de premier cycle en finance, administration et/ou gestion de la relation client serait un atout.
• Six (6) ans d’expérience générale demandée dont (3) années d’expérience dans la gestion de clients ; éventuellement dans le domaine de l’aviation.

Facteurs de Succès :

• Expérience avec des compagnies aériennes est considérée comme un atout.
• Bonne expression orale et écrite.
• Capacité de communiquer avec les usagers sur des sujets complexes avec courtoisie et tact.

Langues & Informatiques :

• Excellente maîtrise écrite et orale du français et niveau intermédiaire (écrit et oral) de l'anglais ;
• La connaissance du pack office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) est essentielle

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Avoir la nationalité burkinabè ou posseder un permis de travailler au Burkina Faso

Type de contrat: Contrat de Service (SC) niveau 6

Durée de contrat: 12 mois renouvelable

Lieux d'affectation : Ouagadougou

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application: 05 février 2024.

WFP has a zero-tolerance approach to conduct such as fraud, sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. All selected candidates will be expected to adhere to WFP’s standards of conduct and will therefore undergo rigorous background verification internally or through third parties. Selected candidates will also be required to provide additional information as part of the verification exercise. Misrepresentation of information provided during the recruitment process may lead to disqualification or termination of employment

WFP will not request payment at any stage of the recruitment process including at the offer stage. Any requests for payment should be refused and reported to local law enforcement authorities for appropriate action.