Auxiliar de apoyo operativo (Recepcionista)

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Overview

Provide operational support to administrative activities

You have:

• Finalización del ciclo de educación secundaria.
• Un año como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general.
• Dominio básico de Word, Excel, PowerPoint son obligatorias.
• Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres.
• Aptitud para seguir procesos y procedimientos de apoyo operativo estándar.
• Fluidez en español.

El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.

TÍTULO DEL CARGO:

Auxiliar de apoyo operativo (Recepcionista)

UNIDAD:

Administración y Finanzas

LUGAR DE TRABAJO:

Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO

6 meses.

NIVEL:

REMUNERACION:

SC - L1

$ 2.074.762

CONTEXTO ORGANIZACIONAL:

Activo en Colombia desde 1969, el WFP está centrando su trabajo en la asistencia humanitaria, el desarrollo y la consolidación de la paz. Siguiendo este modelo, el WFP está teniendo un impacto positivo, transformador y duradero en las vidas de cientos de miles de personas, ayudándoles a lograr la seguridad alimentaria de manera sostenible. Al trabajar junto con el gobierno, las ONG, los socios comunitarios y el sector privado, el WFP Colombia es reconocido por poder acceder a poblaciones rurales remotas y por apoyar los esfuerzos del país para lograr el Hambre Cero y el Desarrollo Sostenible a través de Alianzas Globales (Objetivos 2 y 17 de los ODS- Objetivos de Desarrollo Sostenibles).

En el pasado como hoy, el trabajo del WFP se ha concentrado en las zonas más vulnerables, principalmente en áreas rurales, municipios intermedios, pueblos y corregimientos de 12 departamentos (La Guajira, Córdoba, Cesar, Norte de Santander, Arauca, Nariño, Chocó, Valle del Cauca, Cauca, Antioquia, Caquetá, Putumayo), para asistir a personas afectadas por la violencia (indígenas y afrocolombianos, mujeres cabeza de hogar, y/o con alto los niveles de dependencia).

El WFP, en apoyo al Gobierno de Colombia, está brindando asistencia a alrededor de 360,000 personas con diferentes tipos de programas, desde asistencia a través de ‘comedores’, kits alimentarios y bonos para migrantes, como también soporte a pequeños emprendedores, agricultores y comunidades colombianas vulnerables y víctimas de violencia y niños y niñas en los colegios a través del programa de alimentación escolar.

Bajo la supervisión del Asociado Administrativo, el Auxiliar de apoyo operativo, brindará operativo a las actividades desarrolladas por el área administrativa

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Apoyo operativo a las actividades desarrolladas por el área administrativa:

1. Recepción de documentos, correspondencia interna y externa de la organización.
2. Atención de llamadas.
3. Registro de facturas en sistema corporativo ITS y bitácoras para proceso de pago.
4. Revisión y reporte de liquidación de facturas de comunicación y correspondencia.
5. Alimentación y seguimiento a la base de datos de facturas de viajes.
6. Suministrar los materiales para el funcionamiento de la oficina en cuanto a papelería, aseo y cafetería.
7. Acompañamiento al personal que realice reparaciones, mantenimiento y proveedores externos de la organización durante su estancia en la oficina.
8. Manejo de plataformas internas de la compañía.
9. Control de aires acondicionados.

MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO

Lidera con el ejemplo con

Integridad

Defiende los valores, principios y normas del PMA

Demuestra los valores, principios y normas del PMA

Respeta a los demás y valora la diversidad

Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo

Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión

Se mantiene enfocado y tranquilo cuando está bajo presión

Demuestra humildad y voluntad de aprender

Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, buscando y actuando sobre la retroalimentación, y aprovechando las oportunidades para desarrollarse.

Impulsa los resultados y cumple

Compromisos

Ofrece resultados para lograr el máximo impacto

Es responsable de la entrega de resultados

Delegados apropiadamente

Busca orientación y apoyo donde sea necesario

Se adapta fácilmente al cambio

Se adapta fácilmente al cambio ajustando el trabajo según sea necesario

Fomenta la inclusión y la colaboración

Es inclusivo y colaborativo

Promueve el trabajo en equipo compartiendo ideas y planteando problemas abiertamente

Proporciona retroalimentación oportuna y constructiva

Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás

Construye y comparte nuevas perspectivas

Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista

Aplica estrategia

Pensamiento

Se comunica y

cumple la visión del PMA

Adopta la visión del PMA y cómo afecta su papel

Abraza la curiosidad y las nuevas formas de hacer las cosas

Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante

Analiza y evalúa los datos

Recopila datos y comparte conocimientos

para informar las actividades del equipo

Considera el impacto de las decisiones

Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos

Construye y

Mantiene

Sostenible

Asociaciones

Construye asociaciones

Actúa profesionalmente

con socios externos

Colabora para cumplir objetivos comunes

Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Nombre de la capacidad

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Gestión Estratégica

Muestra una comprensión básica de las políticas y estrategias del PMA para realizar actividades de monitoreo y/o evaluación y su interrelación.

Gestión del rendimiento

Aplica el conocimiento del sistema de gestión del desempeño del PMA para administrar los recursos y las relaciones para emprender acciones de monitoreo o entregar evaluaciones directas de operaciones, programas o procesos a las normas de calidad de monitoreo y/o evaluación del PMA.

Cualitativo/Cuantitativo

Metodología

Comprender y aplicar una combinación adecuada de métodos establecidos y herramientas de recopilación de datos a la supervisión, los exámenes o las evaluaciones directas, de conformidad con los marcos de resultados estratégicos y operacionales (métricas) del PMA, la orientación y las normas técnicas del PMA.

Análisis y visualización de datos

Reúne y resume los datos del programa, incluida la información sobre los envíos, la logística del sitio de distribución, la situación de las personas necesitadas y los beneficiarios planificados y alcanzados para todas las modalidades y actividades de asistencia del programa.

Seguimiento del programa y

Revisión

Recopila, organiza y proporciona datos sobre los productos, procesos y resultados del programa, incluidos los planes de distribución y el estado, la cantidad y la calidad de los alimentos y el efectivo distribuidos y la asistencia técnica proporcionada.

REQUISITOS MÍNIMOS:

Formación y Experiencia Requeridas:

• Finalización del ciclo de educación secundaria.
• un año como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general.

Otra Experiencia

• Dominio básico de Word, Excel, PowerPoint son obligatorias.
• Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres.
• Aptitud para seguir procesos y procedimientos de apoyo operativo estándar.
• Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Word.

Idiomas: Se requiere fluidez en español.

Plazo para postular: 23 de agosto de 2022

Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)

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Potential interview questions

Added 3 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org