Auxiliar de Apoyo Operativo /Mecanismo retroalimentación (SC3)
Support the operations and manage the feedback mechanism effectively.
This opening expired 4 years ago.
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Overview
Support the operations and manage the feedback mechanism effectively.
You have:
- Bachillerato, de preferencia con estudios en administración, comunicaciones o áreas afines a las ciencias sociales.
- Tres años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general.
- Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres.
- Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Word y Excel.
- Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos.
- Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras.
TERMINOS DE REFERENCIA
INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE.
Título de la vacante: Auxiliar de Apoyo Operativo /Mecanismo retroalimentación (SC3)
Tipo de Contrato: Contrato de Servicios
Nivel: SC3
Duración: Periodo probatorio 1 año.
Unidad: RAM / Monitoreo
País/Departamento: El Salvador/San Salvador.
ACERCA DEL PMA:
El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.
CONTEXTO ORGANIZATIVO:
La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, reportando directamente al Oficial de Monitorio y Evaluación.
En cumplimiento de la política de protección, la oficina de El Salvador diseño y puso en funcionamiento un mecanismo automatizado de quejas y retroalimentación que funciona a través de llamadas telefónicas, mensajes por WhatsApp, SMS, e-mail, lo que requiere crear la función de operador del mecanismo de quejas y retroalimentación.
Los titulares de este puesto prestan apoyo administrativo para garantizar el funcionamiento del BFM para las diferentes operaciones programáticas. En este nivel, el trabajo se lleva a cabo bajo estricta supervisión del punto focal de protección y del coordinador de la unidad RAM.
Los titulares de este puesto prestan apoyo administrativo a uno o varios equipos y/o respaldan una esfera operativa específica, y presentan informes al Asistente pertinente. En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo bien organizado y preciso.
FINALIDAD DEL PUESTO:
Garantizar el funcionamiento del mecanismo de quejas y retroalimentación, llevando a cabo actividades que garanticen que el servicio se encuentra disponible para las poblaciones asistidas y llevar a cabo una variedad de tareas ordinarias de apoyo operativo garantizando que el personal reciba un respaldo eficaz.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
El CFM (Complaint and Feedback Mechanim) operator debe atender las solicitudes de información, sugerencias o reclamos de las personas a las que asistimos y a otras personas que soliciten información a través de nuestros canales de comunicación establecidos (Línea gratuita, WhatsApp y SMS).
Debe manejar la plataforma CFM, en específico, el módulo de ingreso de mensajes y/o casos.
- En el caso de preguntas frecuentes, debe completar el módulo de ingresos de mensajes y debe dar respuesta a las solicitudes de información, sugerencias o reclamos de los casos con los que se cuente con una respuesta inmediata.
- Realizar tareas estándar de introducción de datos de conformidad con los sistemas definidos, para velar por que la información esté organizada y sea de fácil acceso.
- Periódicamente debe conducir encuestas de satisfacción del proceso de gestión y resolución de los casos dirigidos a las poblaciones asistidas que hayan utilizado el CFM.
- Apoyo a las actividades regulares de M&R, IM&R y VAM
- Realizar tareas estándar de introducción de datos de conformidad con los sistemas definidos, para velar por que la información esté organizada y el equipo operativo pueda acceder fácilmente a ella.
CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA MÍNIMAS:
Formación: Bachillerato, de preferencia con estudios en administración, comunicaciones o áreas afines a las ciencias sociales.
Experiencia: Tres años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general.
Conocimientos y Competencias:
Competencias:
- Comunicación: se adapta fácilmente al lenguaje de las diferentes personas que se asisten, para facilitar una comunicación transparente y clara. Además, debe ser una persona sumamente sensible ante casos relacionados con género, protección, acoso, abuso de autoridad y/o explotación sexual.
- Ética y Valores: se asegura que las regulaciones, procedimientos y políticas del PMA son aplicadas en el marco de sus funciones, y, por tanto, todos los casos que se reciban a través de los diferentes canales del CFM, deben ser abordados con total confidencialidad.
- Orientación al servicio de las poblaciones a las que asistimos: se asegura que entiende la información que es suministrada por las poblaciones a las que asistimos, tratándoles con respecto y dando a conocer que es un espacio de confidencialidad.
- Relaciones Personales: utiliza la diplomacia y el tacto para encontrar soluciones consensuadas cuando hay situaciones de conflicto de intereses. Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
Conocimientos:
- Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres.
- Conocimiento de las tareas y los métodos estandarizados de apoyo operativo.
- Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Word y Excel.
- Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos.
- Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras.
El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.
Potential interview questions
| Can you describe a situation where you successfully handled a complaint from a client? | This question assesses your conflict resolution and communication skills with clients. | Provide a specific example that highlights your problem-solving abilities and ability to maintain professionalism under pressure. |
| How do you ensure confidentiality while handling sensitive information? | This question checks your understanding of ethical practices and data management. | Pro members can see the explanation. |
| What methods do you use to manage your time effectively while handling multiple tasks? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 4 years ago
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Updated 1 year ago
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Source:
wfp.org
