Auxiliar de Apoyo Operativo 1

WFP HONDURAS

TERMINOS DE REFERENCIA

Título del puesto: Auxiliar de Apoyo Operativo

Tipo de contrato y grado: Duración determinada (Fixed Term) - GS4

Estación de trabajo: Tegucigalpa, Honduras

CONTEXTO ORGANIZACIONAL:

Estos puestos se encuentran en las oficinas de país, los despachos regionales o Sede. Los titulares de este puesto pueden, o bien desempeñar funciones de apoyo administrativo en la oficina central y rendir cuentas al Asistente de Apoyo Operativo, o bien prestar apoyo administrativo a uno o varios equipos y presentar informes al Jefe de Dependencia o Jefe pertinente, o a la persona designada a tal efecto. En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo. Cabe también la posibilidad de que proporcionen orientación sobre prácticas estándar a funcionarios menos experimentados en su esfera de actividad.

PROPOSITO DEL PUESTO:

Llevar a término procesos de apoyo operativo estándar, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

1. Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.

2. Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.

3. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.

4. Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.

5. Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.

6. Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.

7. Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.

8. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.

9. Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO:

1. Preparar, coordinar y gestionar documentación y acciones para la introducción de embarques de alimentos al país con las Secretarías de Relaciones Exteriores, Finanzas, Agentes Aduaneros/Portuarios e internamente en el PMA.
2. Preparar y coordinar documentación y acciones para presentación de Liquidación del Programa de Alimentación Escolar (PNAE) al Gobierno de Honduras.
3. Preparar pagos y solicitud de exoneraciones de procesos logísticos.

CAPACIDADES ORGANIZATIVAS:

Finalidad:

Ayuda a sus compañeros de equipo a explicar con claridad los Objetivos Estratégicos del PMA.

Propone a su supervisor posibles mejoras de los procesos de trabajo del equipo.

Explica a sus compañeros de equipo el impacto que tienen las actividades del PMA en las comunidades beneficiarias.

Explica con claridad de qué modo las responsabilidades de la propia dependencia contribuirán al cumplimiento del cometido del PMA.

Personas:

Ayuda a sus colegas menos experimentados a adquirir nuevas competencias y capacidades.

Busca oportunidades de trabajar con personas de distintos orígenes.

Actúa como instructor entre pares para los colegas que trabajan en la misma esfera de actividad.

Hace el seguimiento de los avances hacia las metas y transmite periódicamente esta información a su supervisor.

Desempeño:

Explora formas de adquirir constantemente más eficiencia y precisión en las propias esferas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con los compañeros.

Se centra en la obtención de resultados y sigue la evolución de las tasas de cumplimiento de las propias tareas para encontrar oportunidades de aumentar la eficiencia.

Asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica cuanto antes a su supervisor posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos asumidos.

Decide autónomamente qué medidas adoptar cuando se enfrenta a decisiones críticas en el lugar de trabajo o en situaciones peligrosas sobre el terreno.

Asociaciones:

Propone a su supervisor oportunidades de asociación con otras dependencias.

Define oportunidades de colaboración con compañeros y asociados sobre el terreno en pos de metas comunes.

Aprende a valorar la importancia de los equipos y los asociados externos del PMA para alcanzar las metas y los objetivos del equipo.

Armoniza las propias actividades con las prioridades de su supervisor para atender las necesidades de los asociados internos y externos.

CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación y Experiencia:

• Finalización del ciclo de educación secundaria,
• Cuatro años como mínimo de experiencia profesional con responsabilidades cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.

Conocimientos y competencias:

• Manejo de MSOffice.
• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.
• Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
• Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
• Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno.

IDIOMAS:

• Conocimiento oral y escrito del español.
• Deseable conocimiento a nivel laboral de inglés.

Términos y Condiciones:

Esta posición está abierta solo a ciudadanos Hondureños/as.

Fechas de Aplicación:

Esta posición está abierta desde el 27 de octubre al 10 de noviembre, 2020.

El PMA está comprometido con la diversidad y la inclusión y en proporcionar igualdad de oportunidades de empleo. No discrimina la diversidad de género, edad, educación, nacionalidad, origen étnico, raza, discapacidad, orientacion sexual y religión. El PMA invita particularmente a participar a mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.