Auxiliar de Administración (registros)

Contract

This is a LICA-3 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 3 years of experience, depending on education. More about LICA-3 contracts.

Background Information - Job-specific

En el marco de sus actividades en la República Argentina, UNOPS conforma equipos de trabajo para apoyar a sus asociados en el diseño y la ejecución de diversos proyectos que requieren la contratación de un/una Auxiliar de Administración (registros) dada las necesidades de intervención en áreas de desarrollo Urbano y las políticas aplicadas en el territorio de la República Argentina, para lograr la implementación de proyectos que aúnen áreas como infraestructura, fortalecimiento de actores y desarrollo social, involucrando a todos los actores que puedan intervenir en un proyecto: sector público (ministerios nacionales, provincias,, municipios), organizaciones sociales y cooperativas, sector privado, beneficiarios/as y otras agencias del Sistema de Naciones Unidas.

El Programa “Mejoramiento de la Infraestructura Federal para el Desarrollo Sostenible (MIF)” dependiente del Ministerio de Obras Públicas de la República Argentina, tiene como principal objetivo contribuir al desarrollo de la Infraestructura Urbana en todas las áreas de la República Argentina para poder proyectar y fomentar el desarrollo local, humano, la integración social y la cultura de los mismos, a través de:

• Ejecución de Proyectos de Renovaciones Urbanas;
• Intervención territorial de evaluación y ejecución;
• Formulación y ejecución de obras de Infraestructura Urbana;
• Adquisición de equipamiento e insumos para atender déficits de infraestructura urbana;
• Ejecución de obras en el espacio público (playones deportivos, plazas, veredas, peatonalización de espacios públicos, cordón cuneta)
• Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Obras Públicas, así como de los restantes actores/entidades asociadas a la ejecución de este programa.

El programa contribuye con los planes de Infraestructura Federal, para la ejecución de obras de infraestructura de urbanización, con el fin de posibilitar el acceso a los servicios básicos, a la consolidación barrial y la puesta en valor del espacio público, al desarrollo de las infraestructuras para la recuperación de la matriz productiva, a la construcción de equipamiento social para el fortalecimiento de las redes comunitarias y sanitarias, teniendo como ejes la equidad en el acceso a los servicios públicos por parte de la ciudadanía, la creación de puestos de trabajo, la promoción de la inclusión social y el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

El Programa MIF se ejecuta con la asistencia y cooperación de la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS).

En el área social el enfoque se centra esencialmente en el trabajo directo con destinatarios, organizaciones sociales, cooperativas, ONGs y actores gubernamentales asociados a este rubro, buscando que el impacto de los proyectos sea directo a las comunidades.

Functional Responsibilities

Bajo la guía y supervisión de el/la Gerente de Proyecto y el/la Oficial de Programa, el/la Auxiliar de Administración (registros) proporciona servicios de registro confiables.

El/la Auxiliar de Administración (registros) demuestra un enfoque, tacto y capacidad orientados al cliente para trabajar con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales.

Las funciones / deberes / resultados clave de esta descripción del trabajo son genéricos y no todos los deberes son llevados a cabo por todos los/las Auxiliar de Administración (registros):

1. Mantenimiento del sistema de registro
2. Gestión eficaz del correo
3. Servicios de oficina
4. Funciones de recepcionista

1. Asegura el mantenimiento del sistema de registro / archivo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Mantenimiento del sistema de archivo de la oficina
• Apertura de nuevos archivos de temas según sea necesario y eliminación de archivos antiguos de acuerdo con el cronograma de retención establecido.
• Mantenimiento de archivos, asegurándose de que los archivos estén almacenados y sean accesibles. custodia segura de documentos
• Fotocopias de material de los archivos de registro confidenciales, según lo solicitado por el personal. Asistencia en la recolección de material de referencia y antecedentes de archivos de registro
• Mantenimiento del sistema de registros de movimientos de archivos dentro de la oficina; mantenimiento de la circulación de la oficina y lectura de archivos.
• Preparación de correspondencia e informes relacionados con actividades de registro
• Participación en la creación y mantenimiento de un sistema electrónico de registro / archivo en estrecha cooperación con el personal de TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación)

2. Asegura la provisión de una gestión efectiva del correo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Recibo, registro, codificación y reenvío de faxes entrantes, cartas y otra correspondencia al departamento/unidad /oficial correspondiente y distribución de todas las copias necesarias dentro de la oficina.
• Registro y envío de las comunicaciones salientes, incluyendo distribución y seguimiento. Prepara el resumen de los formularios del recinto y los documentos necesarios y mantiene el archivo en las bolsas recibidas para garantizar que se contabilicen.

3. Proporciona servicios de oficina de rutina, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Mantenimiento de un sistema de control y suministro de stock para todos los artículos de consumo de oficina
• Asegurar el correcto funcionamiento de los servicios de oficina, (suministro de agua, electricidad, etc.)
• Asegurar que todos los requisitos de limpieza y mantenimiento de la oficina estén satisfechos; supervisión del equipo de limpieza
• Asistencia y apoyo administrativo en la compilación de informes y documentación financiera

4. Proporciona funciones de recepcionista con tacto y eficiencia, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Recepción de todos los visitantes, llamadas telefónicas entrantes y direccionamiento de éstos/as a las unidades / individuos relevantes
• Todas las consultas (por teléfono o en persona) deben ser respondidas con discreción.

Los resultados clave tienen un impacto en la ejecución precisa, segura y oportuna de los servicios de UNOPS

Education/Experience/Language requirements

1. Educación:

• Se requieren estudios de educación secundaria completos.
• Formación a nivel tecnicatura/licenciatura es requisito deseable y permite reemplazar algunos años de experiencia.

2. Experiencia laboral:

• Se requiere un mínimo de tres años de experiencia relevante en mantenimiento del sistema de registro, gestión eficaz del correo, servicios de oficina, funciones de recepción.
• Se requiere experiencia con paquetes de software de oficina y computadora (MS Office 2003 y/o versiones más nuevas/ Google Suite).

3. Idiomas:

• Se requiere dominio de idioma español.
• Dominio de idioma inglés es un requisito deseable.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.