Auxiliar de Administración

Contract

This is a LICA-3 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 3 years of experience, depending on education. More about LICA-3 contracts.

Background Information - Job-specific

En junio de 2016, la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS firmó un acuerdo con UNOPS para la adquisición de medicamentos y suministros médicos, así como el fortalecimiento de las capacidades del Instituto, cuyo objetivo principal es introducir las necesarias modificaciones dentro de la entidad con el fin de garantizar una mayor eficiencia, transparencia y efectividad en el gasto, con el objetivo final de garantizar la calidad de los servicios a los afiliados del IGSS.

El Proyecto Adquisición de Medicamentos y fortalecimiento del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (AMEDIGSS) se fundamenta en tres estrategias: i) Adquisición de medicamentos e insumos médicos; ii) Contratación de servicios para el tratamiento sustitutivo de la función renal; iii) Fortalecimiento y modernización de la gestión institucional del IGSS.

UNOPS ha comprado 568 tipos de medicamentos y ejecuta anualmente más de 65 mil operaciones. Hasta la fecha, AMEDIGSS ha adquirido 552 millones de dosis de medicamentos, mejorando los niveles de abastecimiento de inventarios hasta un 90% en 118 hospitales del IGSS, a nivel nacional. Gracias a las licitaciones realizadas por el proyecto AMEDIGSS en medicamentos y material médico quirúrgico, se han logrado ahorros de 270 millones USD, representando un 58% menos con respecto a los precios pagados por el IGSS en 2016, previo al convenio con UNOPS. Consolidando el IGSS en una posición de comprador influyente en el mercado nacional e internacional.

Functional Responsibilities

1. Asegura el mantenimiento del sistema de registro que se enfoca en el logro de los siguientes resultados:

- Apertura de archivos según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles. - Fotocopiar, escanear documentos, archivarlos y gestionarlos como corresponda y/o sea requerido. - Elaboración y visado de calidad de órdenes de entrega.

2. Apoya y proporciona soporte administrativo que se enfoca en el logro de los siguientes resultados:

- Soporte en la redacción de oficios y correos electrónicos de seguimiento. - Procesamiento y revisión de expedientes de pago. - Seguimiento a compromisos de gestión contractual con las empresas proveedoras a su cargo. - Acompañamiento en proceso de regularización presupuestaria al Asociado.

Education/Experience/Language requirements

A. Educación - Título a nivel diversificado (escuela secundaria) es requerido. - Se valorarán estudios a nivel técnico en áreas de Administración de Empresas, Relaciones Internacionales, administración u otras carreras a fines. (Podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos). - Se valorará Título universitario en las carreras mencionadas. (Podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos).

B. Experiencia Laboral - Un mínimo de 3 años (o menos, según estudios aportados) de experiencia administrativa y/u operativa. - Capacidad para trabajar con paquetes de programas informáticos y de oficina (MS Office 2003 y /o versiones más recientes) y conocimiento de paquetes de hojas de cálculo y bases de datos.

Sera valorado: - Experiencia en gestión y procesos de pago y compras. - Experiencia en relacionamiento con proveedores. - Experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas u organismos internacionales.

C. Idiomas - Es requerido el domino del idioma español (oral y escrito). - Será valorado el conocimiento del idioma inglés.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)

Nivel de Contrato: LICA 3. La escala salarial del contrato se definirá de acuerdo con el perfil del candidato/a seleccionado/a.

La oficina de UNOPS en Guatemala está en búsqueda de candidatos(as) nacionales de Guatemala o que posean permiso de trabajo/residencia vigente en el país.

Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Duración de Contrato: Indefinido: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

Duty Station: Ciudad de Guatemala, Guatemala. La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.

***UNOPS es una organización que promueve y celebra la diversidad, está comprometida con el principio de igualdad de oportunidades de empleo y alienta a todas las personas calificadas de todas razas, orígenes, géneros, identidades y/o expresiones de género, orientaciones sexual, religiones o creencias, o discapacidades a postularse.

Apreciamos que de manera voluntaria, las personas que se autodeterminan como afrodescendientes o indígenas así como personas con discapacidad, miembros de las comunidades LGTBIQ+ y/o otros grupos poco representados en los contextos nacionales lo indiquen en la carta de motivación al postular a esta vacante.***

Balance vida laboral y personal: Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx.

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato/a para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
• El/La candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
• Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de los contratados/pasantes potenciales.
• La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

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