Auxiliar Administrativo/a

Contract

This is a LICA-3 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 3 years of experience, depending on education. More about LICA-3 contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es el recurso operativo de las Naciones Unidas para la gestión de adquisiciones y contratos, así como para el desarrollo de obras civiles y infraestructura física. Centra su acción en las áreas de su mandato establecidas por la Asamblea General y su Consejo Ejecutivo, al tiempo que colabora con otras agencias, fondos y programas de las Naciones Unidas en proyectos conjuntos.

UNOPS apoya a los gobiernos locales y nacionales para maximizar la eficiencia de la inversión pública, promover la transparencia, combatir la corrupción y adaptar a cada país las mejores prácticas disponibles a nivel global para fortalecer las capacidades nacionales en las áreas de adquisiciones, infraestructura pública y gestión de proyectos.

Con más de 8.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus socios la experiencia logística, técnica y de gestión que necesitan, donde la necesitan. Al implementar casi 1000 proyectos para nuestros socios, UNOPS realiza contribuciones significativas a los resultados en estas regiones, a menudo en los entornos más desafiantes.

En América Latina y el Caribe, UNOPS adapta su enfoque al contexto local, brindando una amplia gama de soluciones estratégicas para mejorar los esfuerzos de los países miembros para lograr las prioridades de la Agenda 2030. Además de las actividades regulares, trabaja para preservar y mejorar los recursos naturales, recursos culturales y humanos y reducir disparidades como la desigualdad.

Bajo la orientación y supervisión de la Gerente de Proyecto y la Coordinadora Técnica, el/la Auxiliar Administrativo/a brindará apoyo administrativo diario, asegurando alta calidad del trabajo, con precisión y eficiencia, asesorando al equipo del proyecto para el desempeño de sus funciones.

Functional Responsibilities

*Para mais informações, revise o documento anexo em português*

Bajo la supervisión de la Gerente de Proyecto y la Coordinadora Técnica, el/la Auxiliar Administrativo/a será responsable de realizar las siguientes funciones:

• Registrar documentos de entrada y salida;
• Actualizar los registros de proveedores o empleados según sea necesario;
• Digitalizar los documentos del proyecto según sea necesario de manera oportuna, segura y eficiente;
• Crear nuevos archivos de proyectos o procesos, según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles;
• Equipos de apoyo con fotocopias/escaneos de documentos según lo solicitado;
• Asistir en procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes, talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos;
• Asistir con el proceso de pago en la herramienta ERP, recopilando y revisando la documentación de soporte necesaria para los pagos;
• Mantener una comunicación adecuada y fluida internamente;
• Apoyar la preparación (edición, impresión) de informes y redacción de correspondencia de rutina;
• Realizar otras tareas relacionadas con el trabajo según lo solicite el/la supervisor/a.

Education/Experience/Language requirements

1. Formación

• Se requiere diploma de escuela secundaria completo.
• Licenciatura en Administración, Relaciones Internacionales, Comercio Exterior o áreas afines es deseable y puede reemplazar algunos de los años de experiencia requeridos.

2. Experiencia - 3 años de experiencia en apoyo administrativo. - La experiencia en el sistema de las Naciones Unidas es una ventaja. - Se valorará experiencia en acuerdos de compra y/o subvención. - Se requiere experiencia con las herramientas básicas de la Google Suite (Gmail, Google Docs, Google Sheets y Google Slides) o el Paquete Office (Word, Excel, Powerpoint)

3. Idioma - Completa fluidez en portugués (leer, escribir, hablar) - Nivel intermedio (Lectura, Escritura y Comunicación) en español.

Competencies ES

Desarrollo de asociaciones: Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Enfoque basado en las soluciones: Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Orientación hacia los resultados: Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Integridad y inclusión: Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Agilidad: Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Comunicación eficaz: Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Liderazgo: Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Local Individual Contractor Agreement (LICA) Nivel de contrato: LICA Soporte, Nível 03 Modalidad del contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local- Regular Duración del contrato: Indefinido*

*La continuidad del contrato está sujeta a los requisitos de la organización, a la disponibilidad de fondos y/o un rendimiento satisfactorio.

Este contrato se establece en la modalidad de contrato regular mensual, lo que significa que el contrato se refiere a una prestación de servicios continua realizando los pagos al final de cada mes.

CRITERIO: Es obligatorio tener nacionalidad brasileña o visado de trabajo válido que no esté vinculado a UNOPS.

Para más detalles o sobre la modalidad contractual ICA, visite:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.

Additional information