Auxiliar Administrativo

Contract

This is a UNV National University contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National University contracts.

Creada en 1951, la Organización Internacional para las Migraciones -OIM-, es la agencia del Sistema de Naciones Unidas líder en el ámbito de la migración, que trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales y no gubernamentales para promover una migración ordenada y regular para todos los habitantes del mundo.

La Misión de la OIM en Colombia define sus ejes de acción a partir del “Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible en Colombia 2020-2023”, documento dentro del cual el Estado Colombiano y las agencias del Sistema ONU en el país coordinan sus capacidades para aportar a tres (3) áreas estratégicas: primero, apoyar la política Paz con Legalidad, fortaleciendo la implementación de los PDET, la reincorporación de excombatientes y el apoyo al proceso de sustitución de cultivos ilícitos; segundo, apoyo a la reintegración socioeconómica de población migrante venezolana; tercero, asistencia técnica para la aceleración de los Objetivos de Desarrollo Sostenible 2030 (ODS).

El Programa de Fortalecimiento Institucional para la Paz de la OIM en Colombia, dentro de su portafolio de proyectos tiene una oferta de cooperación internacional enfocada a mejorar la calidad de vida de las comunidades que habitan territorios PDET a través del trabajo coordinado con distintas instituciones del Estado Colombiano que buscan estabilizar estos territorios históricamente afectados por la violencia.

El o (la) funcionario(a) será responsable de apoyar la ejecución de los proyectos del Programa en todo lo relacionado con trámites operativos y administrativos para fortalecer la operación e implementación de los compromisos adquiridos en el marco de las actividades de los proyectos y del Programa.

Bajo la supervisión directa del Oficial Nacional de Seguridad y Convivencia del Programa de Fortalecimiento Institucional para la Paz el/la Voluntario(a) de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

· Apoyar en el mantenimiento de registros financieros y sistemas de monitoreo para registrar y conciliar gastos, saldos, pagos, estados de cuenta y otros datos para las transacciones e informes del día a día;

· Apoyar la preparación de informes periódicos según lo programado e informes especiales según se requiera para la preparación del presupuesto, auditorías y otras solicitudes internas y de donantes;

· Preparar estimaciones de costos detalladas y participar en análisis y proyecciones presupuestarias según sea necesario;

· Asistir en el procesamiento de legalizaciones de viaje, emisión de contratos y mantenimiento de varios registros y archivos de personal;

· Preparar correspondencia e informes, según sea necesario, sobre tareas administrativas y financieras generales.

· Apoyar la preparación de presupuestos de oficina aplicables al personal y los costos de servicio y mantiene registros de control presupuestario.

· Apoyar en el procesamiento de adquisiciones de bienes y servicios de los diferentes proyectos del Programa.

· Preparar correspondencia con partes internas y externas según sea necesario. · Fotocopiar y escanear documentos

· Preparar hojas de cálculo de Excel con análisis de transacciones financieras.

· Revisar los documentos requeridos para la contratación de personas seleccionadas como contratistas independientes y contactarlas para completar el proceso de la contratación de acuerdo a los procedimientos internos.

· Realizar seguimiento al estado de los procesos contractuales (informes, radiación de cuentas, pagos) tanto de personas naturales como jurídicas, para lo cual la información deberá sistematizarse y actualizarse de manera pernamanente en Excel u otras herramientas ofimáticas

· Realizar apoyo a la revisión de los documentos necesarios para pagos de contratistas y operadores del Programa.

· Apoyar los requerimientos logísticos y operativos necesarios para la organización de reuniones, eventos, encuentros y/o talleres en territorio o en el nivel nacional.

· Realizar otras tareas según sea necesario.

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a:

· Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU, como por ejemplo en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado (DIV);

· Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;

· Reflexionar sobre el tipo y la calidad de la acción voluntaria que se lleva a cabo, incluida su participación en actividades realizadas periódicamente;

· Contribuir con artículos/críticas (opiniones) de las experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su publicación en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;

· Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Voluntarios de la ONU;

· Asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio con individuos y organizaciones locales pertinentes cuando sea técnicamente posible;

Resultados esperados:

· Los procesos administrativos y financieros se llevan a cabo dentro de las políticas y procedimientos establecidos y a tiempo

· Se logra la mejor relación calidad-precio en la adquisición de bienes y servicios

· Los datos financieros se actualizan y analizan

· Los informes se envían a tiempo

· Seguimiento de los procesos administrativos y financieros utilizando herramientas ofimáticas

· Registros con trazabilidad al día de los procesos asignados.

• Profesionalismo. • Integridad. • Trabajo en equipo y respeto por la diversidad. • Compromiso con el aprendizaje continuo. • Planificación y organización. • Comunicación. • Flexibilidad. • Compromiso genuino hacia los principios del voluntariado, que incluyen solidaridad, compasión, reciprocidad y autonomía; y compromiso con la misión y visión de Organización Internacional para las Migraciones, así como con los Valores Fundamentales de la ONU.

tareas relacionadas con registros financieros, preparación de informes, analisis presupuestales, procesos de contratación y/o procesos de adquisiciones.

· Es fundamental el conocimiento en aplicaciones ofimáticas como Office.

· Excelente redacción y alta habilidad de expresión.

La ciudad de Bogotá de acuerdo al SRA reciente, elaborado por UNDSS , se encuentra con un nivel de riesgo “bajo” para vivir y trabajar. Presenta unas condiciones de vida favorables y seguras para todos los funcionarios. La ciudad presenta los problemas de seguridad asociados al crecimiento de toda ciudad capital sin que representen una exposición permanente de riesgo para funcionarios, ya sean nacionales o extranjeros. A su ingreso, todos los UNV reciben un briefing de seguridad por parte de la oficina de seguridad del PNUD, en el cual se les informa acerca del entorno de seguridad de la Duty Station, las medidas de seguridad a tener en cuenta y se les apoya con la consecución de su lugar de vivienda. De igual manera, tienen derecho a un subsidio de mejoras de seguridad residencial (MORSS ) y tienen acceso a capacitaciones de seguridad (algunas obligatorias y otras recomendadas).

Si bien Colombia presenta diferentes niveles de seguridad (oscilan entre bajo a substancial), cada uno de estos se encuentra definido claramente para la realización de misiones, así como respaldado a través de SRA donde se exponen las medidas de mitigación que se pueden requerir y las que establece el MORSS.

Condiciones de servicio para Voluntarios nacionales de las Naciones Unidas:

Contrato de 6 meses; con siguientes extensiones del contrato sujetas a la disponibilidad de fondos, la necesidad operacional y el rendimiento satisfactorio. Sin embargo, no hay ninguna expectativa de renovación de la asignación.

El viaje al lugar de la asignación (si es aplicable) y una acomodación será proporcionada en el lugar de destino en la eventualidad que no esté a una distancia razonable del lugar de contratación. Un subsidio, VLA (Volunteer Living Allowance) será proporcionado mensualmente para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos normales de subsistencia. Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como la repatriación final (si es aplicable) y un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio.