Auxiliar Administrativo

Mid Admin

Overview

Provide basic administrative support and manage documentation.

You have:

• Mínimo 3 años de experiencia relevante en tareas de soporte administrativo.
• Experiencia mínima de 1 año en manejo de MS Office y/o Google Suite.
• Dominio del idioma español.
• Conocimiento de idioma inglés es requisito deseable.
• Formación a nivel tecnicatura/licenciatura es requisito deseable.
• Conocimiento avanzado de Excel o Google Sheet y uso de tablas dinámicas es un plus.
• Capacidad para trabajar en entornos multiculturales.

Contract

This is a LICA-3 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 3 years of experience, depending on education. More about LICA-3 contracts.

Background Information - Job-specific

Bajo la guía y supervisión del Gerente de proyecto y/o Responsable de área, el/la Auxiliar administrativo proporciona servicios de archivo - soporte administrativo básico en una o varias de las siguientes áreas: proyectos, administración y finanzas, recursos humanos, comunicación, adquisición y/o dirección

El/la Auxiliar administrativo demuestra un enfoque orientado al cliente, y capacidad para trabajar en entornos multiculturales y equipos multidisciplinares.

Las funciones / tareas / resultados clave de esta descripción de puesto son genéricos y amplios.

Functional Responsibilities

Resumen de funciones clave:

• Mantenimiento del sistema de registro/ archivo (físico y digital)
• Gestión eficaz del correo, mesa de entrada y/o salida, comunicaciones del área.
• Servicios de oficina
• Funciones de recepcionista/ apoyo administrativo básico.

1. Asegura el mantenimiento del sistema de registro / archivo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Mantenimiento del sistema de archivo de la oficina
• Apertura de nuevos archivos de temas según sea necesario y eliminación de archivos antiguos de acuerdo con el cronograma - plan de trabajo
• Mantenimiento de archivos, asegurándose la custodia segura de documentos
• Fotocopias de material de los archivos de registro confidenciales, según lo solicitado por el personal. Asistencia en la recolección de material de referencia y antecedentes de archivos de registro
• Mantenimiento del sistema de registros de movimientos de archivos dentro de la oficina; mantenimiento de la circulación de la oficina y lectura de archivos.
• Preparación de correspondencia e informes relacionados con actividades de registro
• Participación en la creación y mantenimiento de un sistema electrónico de registro / archivo en estrecha cooperación con el personal de TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación)

2. Asegura la provisión de una gestión efectiva del correo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Recibo, registro, codificación y reenvío de faxes entrantes, correo electrónico, cartas y cualquier otra correspondencia al departamento / unidad / oficial correspondiente y distribución de todas las copias necesarias dentro de la oficina.
• Registro y envío de las comunicaciones salientes, incluyendo distribución y seguimiento. Prepara el resumen de los formularios del recinto y los documentos necesarios y mantiene el archivo en las bolsas recibidas para garantizar que se contabilicen.

3. Proporciona servicios de oficina de rutina, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Mantenimiento de un sistema de control y suministro de stock para todos los artículos de consumo de oficina
• Asegurar el correcto funcionamiento de los servicios de oficina, (suministro de agua, electricidad, etc.)
• Asegurar que todos los requisitos de limpieza y mantenimiento de la oficina estén satisfechos; supervisión del equipo de limpieza
• Asistencia y apoyo administrativo en la compilación de informes y documentación financiera

4. Proporciona funciones de recepción - soporte administrativo básico con tacto y eficiencia, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Recepción de todos los visitantes, llamadas telefónicas entrantes y direccionamiento de éstos/as a las unidades / individuos relevantes
• Todas las consultas (por teléfono o en persona) deben ser respondidas con discreción y de acuerdo a los procedimientos de UNOPS
• Soporte básico en elaboración de documentos, verificación de documentación, minutas etc..
• Elaboración y alimentación de archivos de seguimiento - monitoreo
• Sistema ERP: Ingreso de datos y seguimiento, reportes y monitoreo

Los resultados clave tienen un impacto en la ejecución precisa, segura y oportuna de los servicios de UNOPS

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education/Experience/Language requirements

Educación

• Estudios Secundarios completos.
• Formación a nivel tecnicatura/licenciatura es requisito deseable y permite reemplazar algunos años de experiencia.

Experiencia

• Se requiere un mínimo de 3 años de experiencia relevante en tareas de soporte administrativo.
• Se requiere experiencia de mínimo 1 año en manejo de MS office y/o -Google Suite
• Se considera un plus conocimiento avanzado de Excel o Google Sheet y uso de tablas dinámicas.

Idiomas - Dominio de idioma español - Conocimiento de idioma inglés es requisito deseable

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA) Nivel de contrato: Local ICA 3 - Soporte (LICA) Duración de contrato: Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 7 p.m. Argentina
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.

• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

  Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. *La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

  ******UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.**** **Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.*** ***********La posición se encuentra en un **lugar de trabajo familiar***************

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

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Added 5 years ago - Updated 1 year ago - Source: jobs.unops.org