Associé en approvisionnement

Contract

This is a UNV International Specialist contract. This kind of contract is known as International UN Volunteer. It is normally internationally recruited only. More about UNV International Specialist contracts.

Description of task

Résumé des principales fonctions

• Administration et mise en œuvre des stratégies opérationnelles ; Organisation des processus d’achats ; Organisation des services logistiques ;

Veille à ce que l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles soient axées sur l'atteinte des résultats ci-après :

• Pleine conformité des activités d'achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies des NU/PNUD ; la mise en œuvre du contrôle interne efficace, le bon fonctionnement d'un système de gestion des achats axé sur le client; Cartographie des procédés administratifs du Bureau de Pays (BP) et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standards (POS) dans les passations des marchés et la logistique, le contrôle des flux de travail dans l'Unité des achats; Fourniture d'informations documentées pour la formulation et la mise en œuvre de la stratégie de marché et les achats stratégiques dans le BP, y compris les processus et l'évaluation des appels d'offres, la gestion du contrat et du fournisseur, les considérations juridiques et les conditions de paiement, la stratégie de sélection et d'évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, l'introduction de système d'achats en ligne.

Organisation des processus de passation des marchés pour le BP et les projets NEX/DEX, et sur demande d'autres agences concernées par l'atteinte des résultats suivants :

• Préparation des plans d'achat pour le bureau, la plateforme et les projets et le suivi de leur mise en œuvre; Organisation des processus d'achat, y compris la préparation et la conduite des demandes de cotation, des appels d'offres (AO);ou des demandes de proposition (DDP), la réception des cotations, des soumissions ou propositions de prix, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats totalement conformes aux lois et règlements du PNUD; Préparation des bons de commande et des contrats aussi bien dans Atlas qu'en dehors d'Atlas, préparation des bons de commande périodiques dans le cadre des contrats de service, création de dossiers de fournisseurs dans Atlas. Création de profil d'acheteurs dans Atlas ; Examen des processus de passation des marchés menées par les projets ; soumissions au Comité des contrats, des actifs et des achats (CAP) et au Comité consultatif sur les marchés (ACP); Prise de mesures correctives opportunes sur les bons de commande, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes; Présentation d'informations documentées sur les achats dans le BP et pour les projets.

Préparation des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services d'achat fournis par le PNUD à d'autres agences ; Organisation des processus d'achat conjoints pour les agences des Nations Unies, conformément à la réforme des Nations Unies.

• Le VNU spécialiste des achats travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets du bureau pays et du Siège du PNUD, tel que requis pour résoudre les questions complexes relatives aux achats et pour l'échange d'information. Les Assistants ou associés/spécialistes aux achats sont chargés de la préparation des bons de commande et des contrats aussi bien dans Atlas qu'en dehors d'Atlas, ainsi que de la création de formulaires pour les fournisseurs dans les bureaux petits, moyens ou grands. Les assistants aux ressources humaines sont chargés de la préparation des bons de commande périodiques pour les services de passation des marchés dans les bureaux moyens et grands. Les administrateurs de service des Centres de service et les Assistants aux achats des bureaux de projet peuvent préparer les bons de commande et les contrats aussi bien dans Atlas qu'en dehors d'Atlas, dans les grands bureaux avec des centres de service ou des bureaux de projet.

Veille à ce que la mise en œuvre de la stratégie de sélection des fournisseurs et les outils d'achat en ligne soient axés sur l'atteinte des résultats suivants :

• Développement et mise à jour des listes de fournisseurs, sélection et évaluation des fournisseurs ; S'assure que les différents outils de mesure de la performance des acheteurs en ligne (dashboards Atlas, IPSAS et autres queries) sont toujours tenus de manière rigoureuse et conformément aux procédures.

Assure un contrôle adéquat des actifs du BP en insistant sur l'atteinte des résultats suivants

• Préparation des rapports d’inventaire ; • Mise en œuvre de l'inventaire physique du BP et des projets. S'il y a risque de conflits d'intérêt, l'inventaire physique peut être effectué par un autre membre du personnel, par ex. un membre du personnel des finances.

Assure l'organisation des services logistiques en insistant sur l'atteinte des résultats suivants :

• Organisation des voyages, y compris l'achat des billets d'avion, le calcul des indemnités journalières de subsistance, la préparation des bons d'achat, les dispositions à prendre pour les expéditions ; l'entretien des véhicules ; les dispositions à prendre pour la tenue des conférences ; Procède, en temps opportun, au paiement des indemnités journalières de subsistance, aux enquêtes sur les Agences de voyage, à l'entretien des véhicules, aux réservations d'hôtels et salles de conférence.

Assurer la facilitation du renforcement et du partage des connaissances dans le Bureau de pays en insistant sur l'atteinte des résultats ci-après :

• Organisation de formations en matière d'achats à l'intention du personnel des opérations/projets ; Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière d'achat; Contributions saines aux réseaux des connaissances et réseaux d'échange de pratiques.

Educational additional comments

Diplôme spécialisé en logistique ou dans un domaine similaire ;

Experience remark

• 5 ans d'expérience pertinente en administration au niveau national ou international ;
• Expérience dans l'utilisation de l'ordinateur et des progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissances avérées des PNUD systèmes de passation des marchés, et bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne.

Language skills

• French(Mandatory), Level - Fluent
• English(Mandatory), Level - Working Knowledge

Competencies values

Adaptability and Flexibility, Client Orientation, Communication, Integrity, Planning and Organizing, Professionalism, Respect for Diversity, Technological Awareness, Working in Teams

Application procedure

• Pas encore enregistré/e dans la banque de candidats VNU ? Veuillez d’abord enregistrer votre profil sur le site : https://vmam.unv.org/candidate/signup. Important : Une fois votre compte crée, veillez à compléter toutes les sections de votre profil et le soumettre. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’. Enfin, sélectionnez l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler. * Vous avez déjà un profil dans la banque de candidats VNU ? Veuillez d’abord mettre à jour votre profil sur le site : https://vmam.unv.org/candidate/profile. Puis, connectez-vous à ‘Ma Page’ sur https://vmam.unv.org/candidate/mypage et cliquez sur le lien ‘Recrutement spécial’ pour sélectionner l’annonce de recrutement spécial à laquelle vous souhaitez postuler. Date limite pour postuler : 7 septembre 2021