Associé(e) Exécutif(ve) - UNOCHA

Contract

This is a GS-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about GS-6 contracts.

Background

persistantes liées à l’insécurité croissante sur certaines parties du territoire et dans les pays voisins à l’Est et au Sud, ainsi qu’aux défis socioéconomiques, sanitaires et climatiques, dans un contexte de transition politique. L’exposition aux effets du changement climatique, l’ampleur des violences perpétrées par des groupes armés dans la région du bassin du Lac Tchad, la fragilité de la situation sécuritaire dans les pays limitrophes et les conflits intercommunautaires dans un contexte de sous-développement, pérennisent la situation humanitaire au Tchad.

Le pays a par ailleurs connu également ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Près de 5,3 millions de personnes (51% de femmes) souffrent d’insécurité alimentaire dont 1,8 million en insécurité alimentaire sévère, selon la situation projetée du cadre harmonisé de novembre 2021. La situation alimentaire a connu une dégradation importante avec une baisse de production céréalière de 6,28% par rapport à l’année dernière et de 6,33% par rapport à la moyenne quinquennale.

Pour renforcer ses besoins en ressources humaines, OCHA Tchad a ouvert un poste d’Associé Exécutif de grade GS6/ICS6

Duties and Responsibilities

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte de millions de personnes vulnérables, ainsi qu’à des problématiques humanitaires L’Associé (e) Exécutif(ve) travaille en étroite collaboration avec l’équipe du management et l’administration du Bureau et garde un lien relationnel direct avec le PNUD, les autres agences du Système des Nations Unies, les ONGs et les autorités locales en assurant la circulation de l’information, le suivi des actions à entreprendre et la bonne tenue de l’agenda du Chef de Bureau et de son adjoint.

• Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Chef de Bureau
• Assurer la disponibilité des supports de communication efficace pour le bureau du Chef de Bureau
• Gérer la communication et la circulation de l'information du bureau du Chef de Bureau avec les Agences du système des Nations Unies, la contrepartie nationale et les partenaires internationaux

Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Chef de Bureau

• Prendre les rendez-vous du Chef de Bureau et son Adjoint et tenir à jour leur emploi du temps ; recevoir les visiteurs de haut rang, effectuer et filtrer les communications téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ;
• Prendre les dispositions relatives aux déplacements du Chef de Bureau et son Adjoint ainsi qu’assurer la liaison avec les autres services ;
• Préparer les documents d’information utilisés par le Chef de Bureau et son Adjoint dans leurs déplacements officiels ou à l’occasion des réunions spéciales ;
• S’occuper des questions de protocole ;
• Organiser les réunions avec de hautes personnalités ;
• Assurer la préparation des réceptions officielles données par le Chef de Bureau et son Adjoint ;

Assurer la disponibilité des supports de communication efficace pour le bureau du Chef de Bureau

• Participer à l’organisation et à la préparation des réunions du personnel et/ou des réunions spéciales et prendre des notes ou rédiger des minutes ;
• Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises et assurer la circulation des rapports collectés et soumis au Chef de Bureau
• Effectuer des traductions non officielles et, au besoin être en mesure de faire office d’interprète ;
• Recevoir, trier, enregistrer et acheminer les correspondances, y joindre les informations de base nécessaires et assurer le suivi ;
• Sélectionner et préparer des résumés pertinents et entreprendre des recherches pour plus d'informations ;
• Rédiger la correspondance qui ne porte pas sur les questions de fond et assurer le suivi ;

Gérer la communication et la circulation de l'information du bureau du Chef de Bureau avec les Agences du système des Nations Unies, la contrepartie nationale et les partenaires internationaux

• Tenir les dossiers relatifs aux questions de politique et de gestion générales et les dossiers confidentiels ;
• Tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, hauts fonctionnaires gouvernementaux, membres du corps diplomatique et Responsables des Organisations humanitaires Internationales et Nationales ;
• Assurer la liaison avec le personnel, les partenaires nationaux et internationaux afin d’effectuer un suivi des actions prioritaires, effectuer les recherches nécessaires permettant une prise de décision adéquates
• Exercer d’autres fonctions selon les besoins.
• Les principaux résultats attendus entraîneront les répercussions sur l’efficacité générale du bureau OCHA Tchad, y compris sur l’amélioration des résultats et de l’appui au Chef de bureau.

Competencies

Gestion des relations

• Capacité à interagir avec un large éventail de publics et partenaires privés, construire, pérenniser et/ou renforcer les relations de travail, confiance et compréhension mutuelle.
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations

Satisfaction client/Gestion des clients

• Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence ;
• Fournir des solutions cohérentes et fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
• Fournir des apports au développement de stratégie de service à la clientèle.
• Recherchez des moyens pour aller au-delà de l’attente immédiate des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.

Planification et organisation

• Élabore des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues ;
• Détermine les activités et les affectations prioritaires ;
• Ajuste les priorités au besoin ;
• Alloue le temps et les ressources nécessaires à l'accomplissement du travail ;
• Prévoit les risques et les imprévus lors de la planification ;
• Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ;
• Utilise le temps de manière efficace.

Communication

• Aptitude à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par communication écrite et verbale ;
• Adapter les messages et choisir des méthodes de communication selon le public.
• Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux médias et autres canaux appropriés.

Travail d’équipe

• Aptitude à travailler en équipe
• Esprit d’initiative développé
• Bonne aptitude interpersonnelle

Management et leadership

• Faire preuve d’intégrité conformément aux valeurs et normes morales des nations Unies
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, multiethnique, multiracial et multiconfessionnel
• Aptitude à travailler sous pression et à gérer des situations complexes

Prise de décision efficace

• Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace conformément à son autorité, domaine d'expertise et ressources.

Required Skills and Experience

Education

• Être titulaire d’un Diplôme de fin d’études secondaires avec une spécialisation dans les domaines suivants Secrétariat, Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication, Droit privé, judiciaire ou Humanitaire et/ou développement
• Une formation supérieure de niveau licence dans les domaines suivants : Secrétariat, Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication, Droit privé, judiciaire ou Humanitaire et/ou développement est souhaitable mais pas obligatoire.

Expérience

• Avoir un minimum de 6 années d’expérience professionnelle (niveau secondaire) ou 3 ans (niveau Licence) dans un poste similaire, dans une agence des Nations Unies ou toute autre organisation internationale, une ONG, ou le secteur privé.
• Fréquents contacts internes et externes, utilisation de tact et de diplomatie pour travailler efficacement notamment avec des personnalités de haut rang, les diplomates…..
• Démontrer une capacité à gérer tâches complexes et interdépendantes, en plus des tâches administratives de routine
• Démontrer une capacité de gestion de bureau/administration d’un secrétariat
• Expérience avérée dans le maniement des systèmes de communication moderne
• Être familier des connaissances en protocolat et accueil de hautes personnalités.

Langue

• La maitrise parfaite du français.
• Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage