Associé(e) Exécutif(ve) - temporaire

Contract

This is a Consultancy contract. More about Consultancy contracts.

Result of Service

• Filtrer les appels entrants, sollicitations et gérer toutes les relations et correspondances. - Rédiger les correspondances de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions pertinentes en matière d'administration, d'audit financier et de personnel. - Assurer une coordination poussée avec les agences du SNU entretenir des contacts fréquents avec les membres de l'équipe. - S'acquitter d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme opérationnel de voyages ; suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour des services ; planification de l'espace physique ; identification des besoins en matière de technologie de bureau et maintenance de l'équipement, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination de séminaires, de conférences et de traduction). - Faire des propositions pour éliminer les goulots d'étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés. - Promouvoir l'utilisation des technologies et outils de communication facilitant la coordination du travail (Teams, OneNote etc.) - Agir en tant que remplaçant de l'assistant(e) administratif(ve) du BCR lorsque cela est nécessaire pour soutenir le BCR dans les tâches administratives quotidiennes, y compris l'administration des contrats, le budget et les finances, et la gestion des ressources humaines. - Aider à la collecte et à l'analyse des données ainsi qu'à la préparation des présentations (powerpoint) et des rapports, au partage de l'information, à la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision. - Aider à la visualisation et à la mise à jour du matériel de communication tel que les pages web ou les brochures. - S'assurer que les exigences et les informations de base utilisées pour l'analyse des données sont documentées.

Work Location

Gabon

Expected duration

6 mois

Duties and Responsibilities

Le Secrétaire Général des Nations Unies (ONU) a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme globale et audacieuse qui a repositionné le système de développement de l'ONU afin d'obtenir des résultats plus efficaces et efficients avec la réalisation de l'Agenda 2030 et Objectifs de Développement Durable (ODD). Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents de l'ONU, sous la direction du Coordinateur Résident Chef de l' Equipe-pays habilité et indépendant – le fonctionnaire le plus haut placé du système de développement de l'ONU et représentant du Secrétaire Général de l'ONU au niveau national - soutiennent les pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et l'atteinte des ODD. Ce poste est situé dans le Bureau du Coordonnateur Résident à Libreville (Gabon). Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'Assistant(e) Exécutif(ve) sera chargé(e) des tâches suivantes : - Assurer un fonctionnement efficace et efficient du Front Office du Coordonateur résident de l'ONU, une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris. - Tenir à jour le calendrier du Coordonateur résident, organiser les visites, les rendez-vous et les réunions, préparer les agendas et points de discussion et documents, rédiger les comptes rendus, en coordination avec l'équipe du BCR, les agences des Nations unies et les autres parties prenantes. - Tenir à jour les procédures protocolaires. - Appuyer l'organisation des réunions et des ateliers, y inclus la distribution des invitations et des comptes rendus, location de salles, les services de d'approvisionnement etc. - Gérer le calendrier des missions et des représentations du CR, y compris les programmes, itinéraires, agendas, billets, l'hébergement, l'approbation sur le système UMOJA, l'habilitation de sécurité sur le système, la communication officielle aux parties prenantes concernées, etc. - Maintenir les listes de contacts du système des Nations unies et des partenaires en assurant leur mise à jour régulière. - Préparer les correspondances, les directives, les commentaires au nom du CR pour sa signature et assurer la distribution et tout autre suivi sur les actions nécessaires. - Tenir à jour le système de classement en veillant à la sécurité des documents confidentiels. Utilisation d'un système de classement automatisé sur support papier et électronique. - Coordonner le flux d'informations dans le bureau et assurer le suivi des dossiers en circulation. - Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des actions entreprises et coordonner la collecte et la soumission des documents au Coordonateur résident de l'ONU. - Filtrer tous les appels entrants et la correspondance par ordre d'importance et urgence. - Partager quotidiennement l'agenda du Coordonateur résident avec les bureaux et points focaux concernés et assurer une coordination quotidienne avec le chauffeur et d'autres acteurs. - S'assurer du bon fonctionnement de toute la logistique liée aux bureaux du CR, y compris l'informatique, l'électricité, le courant alternatif, etc. en coordination avec les départements concernés. - Soutenir le personnel du RCO dans l'organisation des réunions, des rendez-vous avec les partenaires, des arrangements de transport entre autres. - Répondre aux demandes ad hoc du Coordonateur résident de l'ONU.

Qualifications/special skills

Un diplôme d'études secondaires (baccalauréat) ou l'équivalent est requis. Un minimum de sept (7) ans d'expérience à responsabilité progressive dans le domaine du secrétariat, de l'administration, des programmes, du budget/des finances, de la gestion des ressources humaines, des relations publiques, du protocole officiel ou dans un domaine connexe est requis. Une expérience de travail avec un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP), tel que Umoja, un système de gestion d'information ou similaire, est souhaitable. Une expérience de travail avec les Nations unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable. Une expérience d'un an ou plus dans le domaine de l'analyse des données ou dans un domaine similaire est souhaitable.

Languages

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l'anglais oral et écrit est requise. La connaissance d'une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage. REMARQUE : « Maîtrise » équivaut à la mention « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à la mention « sûr » dans deux des quatre domaines.

Additional Information

Le recrutement à ce poste se fait sur une base locale et est ouvert pour une période initiale de six (6) mois.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.