Associé(e) Administrative - G6 Travel, Events & Protocol focal point

Admin

Overview

Support efficient administrative practices for travel, events, and protocol.

You have:

• Completion of secondary education. A post-secondary certificate in the relevant functional area is desirable.
• At least five years of progressively responsible professional experience, including experience in travel management.
• Knowledge of common management practices and methods, acquired through technical training and professional experience.
• Ability to establish and maintain relationships with various people to provide effective support service.
• Ability to perform simple data analyses and correct issues independently requiring special attention.
• Ability to maintain confidentiality of information.
• Proficiency in French both oral and written. Knowledge of English will be an asset.

Job Profile:

Associé(e) Administrative – G6 Travel, Events & Protocol focal point

TYPE OF CONTRAT:

Fixed Term

UNIT/DIVISION:

Administration

Duty Station (City, Country):

Brazzaville, Republic of Congo

DURATION:

1 an avec possibilités d’extension

---

CONTEXTE :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire mondiale qui lutte contre la faim dans le monde entier. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s'assurer qu'aucun enfant ne se couche affamer et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, peuvent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :

Pour appuyer son Bureau de Brazzaville, le PAM recherche un(e) associé (e) Administratif (ive) capable d’aider à l'adoption et au maintien de pratiques administratives efficaces axées sur les besoins des bénéficiaires des services et l'utilisation optimale des ressources. Le titulaire doit effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Sous la Supervision générale du Responsable de l'unité ou du Chargé (e) de l'administration, ou de son ou sa suppléant(e), l’assistant Administratif (ve) doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant qu’il interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à sa disposition. Il doit pouvoir recommander des lignes d’action à ses collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

L’assistant(e) Administratif (ive) (Gestion de voyage, évènement et Protocol) sera responsable de :

1. Procéder aux réservations des vols commerciaux en faveur du personnel PAM et à l'achat des billets 14 jours avant le début des voyages
2. Créer /vérifier le Trip Doc pour le voyageur et soumission aux Finances pour paiement, dès approbation des plans de missions
3. Rappeler au staff pour la soumission de leur TECs er procéder à la clôture des Trip Document
4. Générer, analyser et soumettre les rapports mensuels sur le Travel de tout le Pays
5. Paiement de toutes les factures d'achat de billets d'avion dans un délai de 30 jours
6. Recevoir les relevés du Travel Agent et procéder aux réconciliations au plus tard le 10 du mois suivant
7. Réserver les chambres d’hôtel pour le staff PAM en mission officielle en RCO et selon la politique du PAM
8. Jouer le rôle de point focal pour les ateliers organisés au CO impliquant les déplacements de staff des bureaux de terrain
9. Recevoir, accompagner et saluer les délégations officielles et les invites du gouvernement.
10. Aider a organiser l’accueil et d’autres arrangements logistiques pour les délégations en visite et les invites du gouvernement.
11. Assurer la liaison avec le bureau régional ou le siège concernant les visiteurs internationaux.
12. Préparer des réunions avec les responsables locaux en coordination avec le ministère des affaires étrangères, d’autres agences des Nations Unis ou d’autres personnes.
13. Coordonner avec le MINAFET pour obtenir les visas pour les invites et préparer les documents nécessaires.
14. Fournir une assistance protocolaire pour les activités du chef du bureau et d’autres hauts représentants du bureau selon les besoins.
15. Organiser les déplacements extérieurs des missions (hébergement, visa etc..)
16. Superviser la gestion des voyages et des évènements pour le RCO.
17. Accomplir toutes autres tâches recommandées par le superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES :

Formation : Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience souhaitée : Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, aux niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, assortis d’une expérience dans la gestion de voyage.

Connaissances et compétences :

1. Connaissance des pratiques et des méthodes courantes de gestion, acquise dans le cadre d'une formation technique et de l'expérience professionnelle.
2. Aptitude à nouer et à entretenir des relations avec diverses personnes pour assurer un service d'appui efficace.
3. Aptitude à mener des analyses simples de données et à corriger en toute autonomie des problèmes appelant une attention particulière.
4. Aptitude à assurer le suivi et l'enregistrement d'opérations financières.
5. Bonnes compétences en matière de communication nécessaires pour échanger des informations et travailler avec des personnes d'horizons divers.
6. Aptitude à préserver la confidentialité des informations

Connaissances linguistiques : Maitrise du Français à l’oral comme à l’écrit. La connaissance de l’anglais sera un atout.

Date de cloture de l'avis de vacance de poste: 28 Mai 2024

Apply now

Potential interview questions

Added 2 years ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org