Associé (e) à la Logistique, SC6, Contrat de Service, Global Funds, Bangui (RCA)

Logistics & Procurement

Le PAM est pour la diversité. Il s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, de milieu ethnique ou social, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH ou de handicap.

TITRE DU POSTE :

Associé(e) à la Logistique

TYPE DE CONTRAT/GRADE :

Contrat de service / SC6

UNITE/DIVISION :

Logistique/Chaine d'approvisionnement - Global Funds

LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) :

Bangui, République Centrafricaine

Durée : douze (12) mois avec possibilité de renouvellement

Date de clôture : 23 Mars 2023 à minuit

CONTEXTE :

Dans le cadre du partenariat avec ses récipiendaires principaux (Croix-Rouge française et World Vision International) en RCA, le Fonds Mondial pour la lutte contre le paludisme, la tuberculose et le VIH/SIDA a sollicité le PAM pour fournir des services logistiques dont le stockage et le transport des produits médicaux pour leur distribution dans plus de 800 formations sanitaires à travers tout le pays.

En vue de mener à bien ces activités, le PAM doit mettre en place un dispositif en ressources humaines notamment pour assurer la traçabilité et la sécurité des médicaments et moustiquaires imprégnés d’insecticides (MILDA) jusqu’aux zones de destination finale.

L’associé à la Logistique joue un rôle capital dans la planification, l’exécution et le suivi des opérations logistiques liées à la livraison des produits médicaux et de campagne de distribution de moustiquaires.

ROLES ET RESPONSABILITES :

Sous la responsabilité du coordonnateur de la chaîne d'approvisionnement, l'associé logistique donnera son support technique et supervisera directement le personnel exécutant les tâches standards logistiques/chaine d’approvisionnement et services connexes, incluant entre autres :

1. SUPERVISION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT EN MEDICAMENTS (75% du temps) :

• Être le point focal de l’opération de livraison effective des produits médicaux vers les formations sanitaires (de la planification jusqu’aux livraisons finales et la réception des rapports/documents de livraison y relatifs.)
• Contribuer à la contractualisation des services logistiques (transport et autres)

• S’assurer de la livraison à temps des produits aux destinations approuvées et de la traçabilité des camions au cours des livraisons.

• Effectuer des missions de terrain régulières de supervision des livraisons des médicaments.

• Contribuer au renforcement des capacités des partenaires de mise en œuvre des activités de livraisons.
• Identifier, résoudre et ou donner des recommandations sur différents problèmes liés à l’activité de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Gérer avec un esprit d’initiative et selon les procédures en place pour s’assurer de bons résultats.
• Contribuer au suivi des disponibilités des produits médicaux pour les livraisons planifiées en faisant l’analyse du pipeline.
• Création des Bons de Commandes (POs dans SAP / WINGS) transport et autres services logistiques selon les termes/taux de contrats et copies de demandes d’exécution au fur et à mesure qu’elles sont émises et obtenir les approbations requises
• Faire le suivi des engagements de fonds dans SAP/WINGs pour le transport et autres services logistiques
• Gérer la documentation relative à l’exécution des contrats pour notamment pour faciliter la vérification des factures lors du processus de paiement aux différents fournisseurs de services.
• Faire des recherches, des analyses, produire des rapports (exemples : RITA/suivi des NFIs, clôture financière, l’inventaire physique, performance des transporteurs, etc.) et assurer la qualité de l’information pour éclairer la prise de décision.
• Etre en liaison avec les intervenants internes et externes dans le but de soutenir la gestion opérationnelle et contribuer à la livraison effective des produits médicaux
• Superviser les tâches du staff de support et donner l’appui requis pour s’assurer du travail effectif individuel et en équipe dans les délais impartis.
• Contribuer à la production des différents rapports opérationnels.
• Maintenir un système de classement approprié et l'archivage des documents afin qu'ils puissent être récupérés rapidement et efficacement au besoin.

2. SUPERVISION DES ACTIVITES PERIODIQUES/PONCTUELLES LIEES AUX DISTRIBUTIONS DES MILDA DE CAMPAGNE ET DE ROUTINE (25% du contrat) :

• Être le point focal de l’opération de livraisons effectives des MILDA vers les points de pré positionnement et les sites de distributions (de la planification jusqu’aux livraisons finales et la réception des rapports/documents y relatifs).
• Fournir un support technique aux opérations en respect du processus standard en place.
• S’assurer de la livraison à temps des MILDA aux destinations approuvées et de la traçabilité des camions au cours des livraisons.
• Gérer les contrats de services, incluant le suivi de la performance des différents fournisseurs de services logistiques.
• Identifier, résoudre et/ou donner des recommandations sur différentes requêtes
• Contribuer à la préparation, au suivi et la révision budgétaire et s’assurer de l’adhérence aux procédures en place
• Création des Bons de Commandes (PO dans SAP / WINGS) transport et autres services logistiques selon les termes/taux de contrats et demandes d’exécution au fur et à mesure qu’elles sont émises et obtenir les approbations requises
• S’assurer du paiement des factures des fournisseurs de services Logistiques.
• Faire le suivi des engagements de fonds liées aux opérations logistiques dans le système SAP/WINGS.
• Gérer la documentation relative à l’exécution des contrats pour notamment faciliter la vérification des factures lors du processus de paiement aux différents fournisseurs de services.
• Faire des recherches, des analyses, produire des rapports (exemples : RITA, clôture financière, l’inventaire physique, performance des transporteurs, etc.) et assurer la qualité de l’information pour éclairer la prise de décision.
• Être en liaison avec les intervenants internes et externes dans le but de soutenir la gestion opérationnelle et contribuer à la livraison effective des Mildas.
• Superviser les tâches du staff de support et donner l’appui requis pour s’assurer du travail effectif individuel et en équipe dans les délais impartis.
• Contribuer à la mise en place des formations et aux renforcements des capacités des logisticiens locaux des partenaires et du PAM.
• Contribuer à la production des différents rapports opérationnels.
• Maintenir un système de classement approprié et l'archivage des documents afin qu'ils puissent être accessibles rapidement et efficacement au besoin.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES:

Education:

1. Diplôme de fin d’études du secondaire niveau Baccalauréat avec spécialisation en économie, Gestion des entreprises ou d’autres disciplines équivalentes
2. Diplôme de fin d’études du supérieur dans les disciplines ci-dessus mentionnées est un atout

Experience:

1. Justifier d’au moins trois années d’expérience professionnelle avec des responsabilités progressives dans le domaine de la chaine d’approvisionnement, la gestion de stocks non alimentaires (expérience avec les produits médicaux étant un atout)
2. Expérience dans le processus d’établissement et de gestion des contrats avec les fournisseurs de services et toute l’information y relative

Knowledge & Skills

1. Bonne connaissance des logiciels Windows, Word et Excel, base de données
2. Capacité à travailler en Anglais vivement recommandée.

Langues : Une maitrise parfaite du Français et des bonnes notions en Anglais sont requises pour ce poste

Factures déterminants****: Personne ne ressource et dynamique, possédant un esprit d’initiative, le tout cumulé d’une capacité d’établissement d’une relation de travail visant à aider effectivement le travail des autres collègues. Capacité à organiser son travail par ordre de priorité, et à entreprendre des multiples tâches à la fois. Capacité à travailler en équipe avec des personnes de nationalité et cultures diverses. Capacité analytique des données.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES ESSENTIELLES “MRPP”:

Compé tences théma

tiques

MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Motivation

Comprendre et communiquer les

Objectifs stratégiques

Accompagne l’équipe aussi efficacement que possible pour faire connaître les Objectifs stratégiques aux équipes et aux partenaires du PAM sur le terrain.

Être une force de changement positif

Met en œuvre des méthodes ou des outils nouveaux pour améliorer les processus de travail et la productivité de l’équipe.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Relie les activités et les tâches réalisées par l’équipe aux bons résultats obtenus dans les communautés bénéficiaires pour montrer l’impact de l’action du PAM.

Faire connaître la mission du PAM au quotidien

Explique aux membres de l’équipe comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.

Ressources humaines

Rechercher des moyens

de renforcer les compétences individuelles

Recherche des possibilités de perfectionnement des compétences, notamment au moyen de modules de formation ou d’expériences pratiques, pour lui-même ou elle-même, ses collègues et ses subordonnés directs.

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Anime des activités de développement du travail en équipe dans le but de renforcer les relations au sein de son unité.

Accompagner et assurer un retour d’information constructif

Met en relation des collègues moins expérimentés avec des accompagnateurs de son équipe.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Anticipe les problèmes et élabore des plans d’atténuation pour faire en sorte que l’équipe atteigne les objectifs et les cibles fixés.

Performance

Encourager l’innovation et les solutions

créatives

Recherche des possibilités d’être créatif/créative dans son domaine d’activité ainsi que des moyens d’aider les membres de l’équipe à être plus innovants et plus rigoureux dans leurs tâches et domaines de travail respectifs.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Surveille les réalisations attendues de l’équipe et communique des observations de sorte que les résultats escomptés soient atteints de manière cohérente et précise.

Prendre des engagements et s’y

tenir

Fournit des orientations précises aux membres de l’équipe quant aux tâches et responsabilités qui leur sont imparties, tout en tenant ses propres engagements envers l’équipe.

Savoir prendre des décisions

Montre l’exemple et donne des orientations aux membres de l’équipe moins expérimentés pour ce qui est de décider du moment auquel il convient de faire remonter au niveau supérieur de la hiérarchie les problèmes auxquels ils sont confrontés sur leur lieu de travail ou sur le terrain.

Partenariat

Relier et faire travailler

ensemble les unités du

PAM

Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour mener à bien les missions sur le terrain.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs

Montre l’exemple et donne des orientations à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires extérieurs.

Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique

Expose clairement à ses collègues ou à ses subordonnés directs l’intérêt que présentent les contributions à d’autres équipes du PAM et aux partenariats conclus avec d’autres organismes pour atteindre les buts et objectifs du PAM.

Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats

Organise, surveille et hiérarchise les efforts qu’il ou elle et l’équipe déploient pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Gestion et optimisation de la chaîne d’approvisionnement

Se montre capable de concevoir des réseaux simples d'approvisionnement, y compris d'évaluer et de faire remonter au niveau supérieur les difficultés rencontrées, pour s'assurer que le PAM est en mesure de fournir un service cohérent et ininterrompu à ses bénéficiaires et partenaires.

Planification, gestion de projet et gestion des ressources

Collecte des données techniques pertinentes issues de diverses sources et les analyse pour prévoir les besoins opérationnels en envisageant différents cas de figure et faire des propositions à partir de données factuelles.

Gestion des informations et établissement des rapports

Assure la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour synthétiser les analyses préliminaires de données, rédiger des rapports et diffuser des informations qui correspondent aux préoccupations et aux tendances.

Analyse des marchés, gestion des contrats et exécution opérationnelle

Se montre capable de recueillir des informations sur les marchés et de traiter et d'analyser des propositions conformément aux règles et règlements standard du PAM pour fournir une assistance avec efficience.

Gestion des entrepôts et des stocks

Se montre capable d'appliquer les procédures d'entreposage et des orientations normatives pour gérer l'entrepôt du PAM, gérer les stocks efficacement à l'aide des systèmes internes et limiter les pertes.

Assistance technique et coordination

Se montre capable de fournir des conseils techniques simples et de gérer des mécanismes de coordination logistique efficaces (inclusifs, ouverts à la collaboration et unifiés) avec des partenaires humanitaires et d'autres parties prenantes concernées.

Toutes les décisions en matière d'emploi sont prises sur la base des besoins de l'organisation, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à offrir un environnement de travail inclusif, exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Aucun engagement, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations Unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires du système des Nations Unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la cessation de ce service.

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Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: wfp.org