Associé(e) à la Logistique - Gestionnaire de fonds - FT G6- Bujumbura

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

• Durée de contrat : 12 mois
• Lieu de travail: Bujumbura
• Unite/Section: Supply Chain
• Type de contrat : Contrat Fixe à durée déterminée.
• Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Donnez dans votre CV (mis à jour) trois (3) personnes de référence professionnelles (Donnez leur adresse complète, leur nom, numéro de téléphone et E-mail). Les copies certifiées conformes à l’original de vos diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.
• Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests.
• Le PAM ne perçoit de frais à aucun stade de recrutement (Dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation,) et ne demande aucune information bancaire.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le titulaire du poste relève de l’agent de logistique. Il est censé assumer la responsabilité de l’achèvement d’une série de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation des directives/pratiques standard pour toutes les modalités d’assistance pour les services communs du PAM et de logistique. Le titulaire du poste est en mesure de recommander un plan d’action au personnel à différents niveaux et peut attribuer des tâches à d’autres membres du personnel de soutien.

OBJECTIF DU POSTE

Mettre en œuvre des processus et des activités de logistique / chaîne d’approvisionnement standard bien définis pour permettre une livraison efficace des biens et des services pour toutes les modalités de livraison.

ATTRIBUTIONS/RESPONSABILITÉS

1. Fournir un appui spécialisé aux opérations et activités logistiques, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l’aide alimentaire aux bénéficiaires.
2. Préparer, surveiller et réviser le budget pour toutes les modalités de livraison, en veillant au respect des procédures pertinentes et aux normes de l’entreprise.
3. Assurer la bonne gestion des fonds, y compris l’engagement des fonds, la préparation et la soumission à l’unité des finances des prévisions de dépenses, la création de TPO/STO/OBD/Expéditions; création de SES/GRN/POs/FRs ; l’échelonnement des paiements dans WINGS et la préparation du rapport de suivi du fonds.
4. Identifier, résoudre et / ou fournir des recommandations sur des questions / demandes de soutien spécialisées, en utilisant l’initiative et en suivant les processus standard, afin d’assurer une résolution rapide et précise des demandes de renseignements avec un excellent état d’esprit de service à la clientèle.
5. Effectuer des recherches, recueillir des données et effectuer des analyses, produire des rapports (p. ex. CCTI, SPR, clôture financière, inventaire physique, performance du transport) et assurer l’exactitude de l’information dans les systèmes ministériels pour permettre une prise de décision éclairée.
6. Gérer le traitement de la documentation pour l’exécution des opérations logistiques (par exemple, la vérification des factures), prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels qui font remonter les problèmes complexes au superviseur.
7. Assurer le traitement des transactions marchandes pour l’activité CBT dans le système de bons électroniques SCOPE.
8. Soutenir la collecte de renseignements sur le marché, les évaluations des fournisseurs (p. ex. transporteurs, détaillants) pour appuyer le processus de sélection des fournisseurs.
9. Appuyer les activités logistiques de préparation aux situations d’urgence, y compris l’évaluation des capacités logistiques et la mise à jour du plan d’urgence pour appuyer l’action du PAM dans les situations d’urgence
10. Assurer la liaison avec les intervenants internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
11. Superviser le travail du personnel de soutien, en fournissant des conseils pratiques et des orientations, afin de s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont atteints selon les normes et les délais convenus pour toutes les modalités d’assistance•
12. Effectuer d'autres tâches connexes au besoin.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

Éducation: Diplôme des Humanités + une formation technique d’au moins deux ans dans une ou plusieurs des disciplines suivantes : logistique et gestion de la chaîne d'approvisionnement, technologie de l'information commerciale, technologie de l'information, gestion de projet.

Experience:

• Au moins cinq (5) années d'expérience pertinente dans le domaine de la logistique, du transport, des achats, des finances, de l’administration et des activités d’assistance fournie sous forme d’espèces ou de bons-valeur.
• Expérience démontrable de travail dans des situations d'urgence complexes et dans des environnements institutionnels complexes.
• Expérience de l'utilisation d'ordinateurs, y compris le traitement de texte, les tableurs et d'autres systèmes du PAM.
• Expérience en gestion et analyse de données

Langues : La maîtrise de la communication orale et écrite en français est une exigence. L'anglais est un atout.

CAPACITES FONCTIONNELLES

Description du comportement attendu pour le niveau de compétence

• Gestion et optimisation de la chaîne d’approvisionnement: Faire preuve d’aptitude à surveiller et à rendre compte des opérations de la chaîne d’approvisionnement afin de permettre aux équipes d’évaluer efficacement les performances et la durabilité des réseaux actuels.
• Planification, gestion de projets et de ressources: Soutient les efforts de planification, de prévision et de gestion des ressources de sa propre équipe en recueillant des données provenant de diverses sources.
• Gestion de l’information et rapports: Rassembler des informations et des données précises et opportunes pour permettre une prise de décision éclairée sur les rapports au sein de chaque unité et, par conséquent, de la communauté humanitaire dans son ensemble.
• Analyse de marché, passation de marchés et exécution opérationnelle: Aptitude à recueillir et à rassembler les informations nécessaires pour permettre au PAM de prendre des décisions opérationnelles éclairées.
• Gestion des entrepôts et des stocks: Aptitude démontrée à mettre en œuvre des procédures opérationnelles d’entrepôt et des directives normatives afin de gérer l’entrepôt du PAM, de gérer efficacement les stocks par le biais des systèmes de l’entreprise et d’assurer l’atténuation des pertes.
• Assistance technique et coordination: Démontrer une prise de conscience de l’importance de l’assistance technique et de la coordination avec les principales parties prenantes et une aptitude à mener des activités logistiques, dans le respect des mandats individuels et des priorités du programme.

DATE LIMITE DE PUBLICATION

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURE EST FIXEE AU 09 MARS 2023 A 23H 59 MINUTES.

NOTE IMPORTANTE.

Toutes les décisions d'emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s'engage à fournir un environnement de travail inclusif, exempt d'exploitation et d'abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d'abus d'autorité. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Les candidatures féminines qui remplissent toutes les conditions sont fortement encouragées à postuler.