Associe achats, voyages et logistiquw

Contract

This is a GS-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,916 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Background

Sous l’autorité du Directeur Régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre et sous la supervision du Chargé des Operations et la supervision directe du Chargé des achats, voyages et de logistique, l’Associé ?Achats/Voyages et Logistique est chargé de fournir les services généraux de support administratif et de mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de l’Organisation. Tout en assurant la qualité et la précision du travail, Il (Elle) promeut un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures de la section.

Duties and Responsibilities

L’Associé Achats/Voyages et Logistique analyse et interprète les règles et lignes directrices concernant, le service d’approvisionnement, la politique voyage et la gestion des actifs dans le plein respect des règles et procédures des Nations Unies/ONUDC.

Le titulaire du poste assure la mise en œuvre de la stratégie de gestion opérationnelle, avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :

• Entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines de contrats, gestion des achats, comprenant l’organisation et le suivi des processus d’achats, l’exécution?et le suivi des contrats.
• Traiter des demandes d’achat de biens/services?qui lui sont assignées.
• Négocier des clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures?;
• S’assurer que le processus d'approvisionnement soit équitable et transparent?;
• Coordonner la logistique relative aux ateliers organisés par les programmes : visas, billets d’avion, réservations d’hôtel, autorisation de voyage, transferts à l’aéroport,;
• requêtes de per diem et justificatifs de dépenses;
• Traiter des autorisations et demandes de voyages relatives aux frais de voyage pour les membres du personnel, les consultants, le personnel des Nations Unies, les experts, en s’assurant que les règles des Nations Unies sur l’itinéraire la plus directe et les prix les plus compétitifs sont suivies;
• Prendre des dispositions pour l’accueil à l’aéroport des fonctionnaires de haut niveau et appui pour accélérer les procédures douanières et d'immigration, le cas échéant.
• Coordonner avec le service Finance/Administration et s’assurer du bon suivi des dossiers de paiement des fournisseurs.
• Préparer les notes verbales à adresser à l’Administration Fiscale et Autorités Sénégalaises pour l’obtention des titres d’exonération de douane et de TVA.
• Tenir à jour l’inventaire des équipements et accessoires informatiques, des mobiliers de bureau et participer à la vérification annuelle des actifs?;
• Assurer l’interface avec les prestataires externes dans la gestion du bâtiment et de ses installations
• Identifier de potentiels fournisseurs/prestataires et service d’interface entre le bureau et les vendors pour l’enregistrement de ces derniers dans la base de données des fournisseurs sur la plateforme Umoja.
• Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances,
• Organiser et maintenir le dossier partagé, les fichiers électroniques, la base de données et la plateforme électronique de l'équipe Opérations
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés des pratiques.
• Effectuer toutes autres tâches demandées?par la hiérarchie

Competencies

Professionalisme?: Bonne connaissance de la gestion operationnelle ; Sens éthique fort ; Capacité à porter un bon jugement et à prendre les décisions permettant l’atteinte des objectifs

Planification et organisation : Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail.

Communication : Capacité?à?écrire de manière claire?et?concise ;?et?a?bien communiquer oralement en français et?en anglais.

Travail?en?équipe:?Bonnes relations?interpersonnelles, habilité?à?développer et?à?entretenir de bonnes relations avec des personnes de?diverses origines et?culturelles. ???

Required Skills and Experience

Education:

• Education Universitaire en Administration (minimum Bachelor/Licence) ou équivalent. Une formation spécialisée dans le domaine des achats?est un atout.

Experience:

• Avoir au moins six (6)?années d’expériences professionnelle pertinentes en administration, voyages ou logistique;
• Une expérience au sein du Système des Nations Unies est considérée comme un atout?; de même qu’une expérience du système Umoja
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).

Langues:

• Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.