Associé à l’Administration (Service Desk) Grade GS6, Fixed Term, Dakar-Senegal #120733 & 120734

UNICEF - United Nations Children's Fund

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Application deadline in 18 days: Thursday 14 Jul 2022 at 23:55 UTC

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UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) !

Les 28 organisations des Nations unies présentes au Sénégal et leurs quelque 1 800 employés seront réunis dans un nouveau bureau construit à Diamniadio, à 40 km de Dakar. Ce complexe immobilier de 56 000 m2 situé sur un terrain de la taille de 28 terrains de football est appelé à devenir un emblème multilatéral en Afrique de l'Ouest. Outre les bureaux des Nations unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux des Nations Unies responsables du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique Centrale.

Ce projet de Maison des Nations Unies au Sénégal s'inscrit dans le cadre de l'initiative de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, l’ Efficiency Agenda, qui vise à améliorer la qualité des services (mesurée par la satisfaction des clients) et l'efficacité de l'administration en utilisant la reconnaissance mutuelle des services, pour créer un Common Back-Office / Local Shared Services Centre.

Dans le nouveau complexe de bureaux, l'ONU fusionnera la prestation de certains services administratifs et disposera d'une équipe de service spécialisée qui fournira ces services à toutes les organisations de l'ONU. L'équipe de service suivra un modèle d'Unité de Projet Indépendante, et l'équipe de service communs est donc appelée l’IPU.

L'équipe de l'IPU sera chargée de la conception, puis de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, d'informatique et de sécurité. L'éventail des services pourrait s'élargir au fur et à mesure de l'évolution du programme Efficiency Agenda de l'ONU.

L'IPU a pour but la satisfaction de ses clients dans toutes ses décisions, grandes et petites. L'évaluation des performances de l'équipe sera donc, dans une large mesure, mesurée par les enquêtes de satisfaction des clients.

L'IPU est composée de 26 membres du personnel de l'ONU et dispose d'un budget annuel d'environ 8 millions de dollars.

L'IPU est hébergée par l'UNICEF et rend compte à un conseil d'administration composé de tous les chefs des organisations des Nations unies présentes au Sénégal, et présidé par le Coordinateur Résident des Nations Unies.

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Sous la supervision directe du Spécialiste de l’Administration (Services Généraux), l'Associé à Administration (Service Desk) de la Maison des Nations Unies à Diamniadio fait office de représentant du front office pour toutes les prestations de services au sein de la Maison des Nations Unies. L'associé est engagé dans la relation client de la Maison des Nations Unies de bout en bout pour accueillir et héberger les visiteurs et le personnel de la Maison des Nations Unies, et sert d'interface pour les demandes internes des plus de 1800 clients permanents de la Maison des Nations Unies. Il/Elle contribuera à assurer un haut niveau de satisfaction des services fournis et, par conséquent, au bien-être du personnel de la Maison des Nations Unies. L’Associé à Administration (Service Desk) aura comme rôle de :

1. Fournir des services de réception de qualité

  • Fournir une assistance orientée service à tous les clients, au personnel comme aux visiteurs, et fournir indications, informations et assistance relatives aux installations, services et procédures de la Maison des Nations unies.
  • Assurer le premier niveau de contact avec les visiteurs et veiller à ce que les organisations hôtes de l'ONU rencontrent, accueillent et escortent leurs visiteurs conformément aux directives de sécurité de l'ONU.

    1. Recevoir, enregistrer, acheminer et contrôler les réponses aux demandes de service pour tous les services de l'IPU dans la Maison des Nations Unies
  • Recevoir les demandes de service en personne, par téléphone, par e-mail ou via une application et décider de la réponse appropriée puis assigner la demande de service au technicien approprié, ou la transmettre au responsable hiérarchique.

  • Soutenir le Spécialiste de l’Administration (Services Généraux) dans la préparation des rapports de service quotidiens et hebdomadaires par rapport aux accords de niveau de service.
  • Contribuer à ce que le suivi en temps réel des niveaux de service soit affiché pour les clients sur les moniteurs.

3. Informer les clients sur les installations, les services et les procédures de la Maison des Nations Unies

  • S'assurer que les kits de communication et les documents à distribuer sont disponibles pour le personnel et les visiteurs.
  • Rester à jour sur les installations, services et procédures de la Maison des Nations Unies et fournir des informations actualisées et une assistance au personnel et aux visiteurs.

    1. Assurer une gestion efficace des salles de réunion gérées par l'IPU
  • Gérer de manière indépendante les réservations des salles de réunion gérées par l'IPU, et en référer au superviseur ou au chef de l'IPU lorsque des décisions doivent être prises concernant les doubles réservations ;

  • S'assurer que les demandes et les besoins de traiteur et d'équipement informatique sont satisfaits en les transmettant au responsable hiérarchique/technicien approprié et en assurant le suivi des clients avant et après les événements ;
  • S'assurer que la notification/confirmation des réservations est enregistrée et affichée dans le système.

    1. Filtrer et acheminer les appels téléphoniques entrants
  • Faire fonctionner et gérer le standard téléphonique conformément à la procédure convenue.

6. Aider au partage des leçons apprises pour améliorer la satisfaction des clients.

  • Chercher en permanence à optimiser l'expérience client en surveillant et en compilant les bonnes et mauvaises pratiques de service de l'équipe de l'IPU.
  • Soutenir le Spécialiste en Administration (Services Généraux) en faisant des propositions constructives de mesures correctives aux responsables de l'IPU afin d'améliorer l'expérience client dans la Maison de l'ONU.

7. Toute autre tâche requise pour optimiser l'expérience client à la Maison des Nations Unies.

Pour chaque enfant, vous démontrez

Les valeurs de l'UNICEF que sont la Bienveillance, le Respect, l'Intégrité, la Confiance, la Redevabilité et la Durabilité (CRITAS).

Nos compétences fondamentales

  • Accompagner, diriger et encadrer le personnel (1)
  • Démontrer une conscience de soi et une conscience éthique (1)
  • Travailler de façon collaborative (1)
  • Établir et entretenir des partenariats (1)
  • Innover et épouser le changement (1)
  • Penser et agir de manière stratégique (1)
  • S'atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
  • Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)

Compétences additionnelles

  • Formation et expérience dans l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels de l'UNICEF tels que SharePoint ; connaissance des systèmes intégrés de gestion de l'information souhaitée.
  • Connaissance approfondie de la structure organisationnelle, des politiques et procédures administratives de l'UNICEF.
  • Compétences et aptitudes en matière d'organisation, de planification et d'établissement de priorités.
  • Capacité à traiter avec patience et tact les visiteurs.
  • Sens élevé de la confidentialité, esprit d'initiative et discernement.
  • Capacité à travailler efficacement avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles.
  • Capacité à travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs et à guider le personnel de soutien plus junior.

Pour chaque enfant, vous devrez...

  • Diplôme universitaire supérieur en gestion d'entreprise, administration, finances ou tout autre domaine de discipline pertinent.
  • Cinq ans d'expérience professionnelle dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines ou des approvisionnements.
  • La maîtrise du français et la pratique fonctionnelle de l'anglais sont requises. La connaissance des langues locales du Sénégal est considérée comme un atout.

Remarques :

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’intégration au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous les horizons à postuler notamment les candidatures féminines.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.

Added 3 days ago - Updated 1 hour ago - Source: unicef.org