Associé à l’Administration (Service Desk) Grade GS6, Fixed Term, Dakar-Senegal

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,932 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant de l'espoir

Au Sénégal, 29 organisations des Nations Unies, avec plus de 2 000 employés déménageront dans un siège, construit et équipé par le gouvernement du Sénégal, dans la nouvelle cité administrative et diplomatique de Diamniadio, située à 40 km de Dakar. Ce complexe de bureaux de près de 60 000 m2, équivalent à la taille de 28 terrains de football, est appelé à devenir un point de repère multilatéral en Afrique de l'Ouest ; et en plus des bureaux des entités des Nations Unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux de l'ONU chargés du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique centrale.

Ce projet de la Maison des Nations Unies au Sénégal est entrepris dans le cadre de l'agenda de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, et dénommé l’Agenda d'Efficacité, car il vise à améliorer la qualité des services, mesurée par la satisfaction des clients, et à améliorer l'efficacité des opérations et des services administratifs en utilisant les principes de reconnaissance mutuelle pour créer un centre local de services partagés.

Dans le nouveau complexe de bureaux, les entités des Nations Unies fusionneront la prestation de certains services administratifs et disposeront d'une équipe de services dédiée, basée au sein de l’UNICEF, qui fournira ces services à toutes les organisations des Nations Unies. L’équipe de service est donc appelée l'équipe UNICEF CBO.

L'équipe UNICEF CBO est responsable de la conception et, par la suite, de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, et d'informatique de la Maison des Nations Unies de Diamniadio. Le portefeuille de de services pourrait s'élargir au fur et à mesure que l’Agenda d'Efficacité de l'ONU se développe.

Les attentes des Entités des Nations Unies, à la Maison des Nations Unies de Diamniadio, est que l’équipe UNICEF CBO s'efforce de satisfaire les clients dans la prestation de tous les services.

L'équipe UNICEF CBO compte plus d’une trentaine de personnel des Nations Unies, en plus d’une équipe élargie de prestataire avoisinant 150 personnes, avec un budget annuel d'environ 8 millions de dollars.

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Objet du poste - Principales tâches, activités et responsabilités

Sous la supervision directe du Officer de l’Administration (Services Généraux), l'Associé à Administration (Service Desk) de la Maison des Nations Unies à Diamniadio fait office de représentant du front office pour toutes les prestations de services au sein de la Maison des Nations Unies. L'associé est engagé dans la relation client de la Maison des Nations Unies de bout en bout pour accueillir et héberger les visiteurs et le personnel de la Maison des Nations Unies, et sert d'interface pour les demandes internes des plus de 2000 clients permanents de la Maison des Nations Unies. Il/Elle contribuera à assurer un haut niveau de satisfaction des services fournis et, par conséquent, au bien-être du personnel de la Maison des Nations Unies. L’Associé à Administration (Service Desk) aura comme rôle de:

1. Fournir des services de réception de qualité

• Fournir une assistance orientée service à tous les clients, au personnel comme aux visiteurs, et fournir indications, informations et assistance relatives aux installations, services et procédures de la Maison des Nations unies.

• Assurer le premier niveau de contact avec les visiteurs et veiller à ce que les organisations hôtes de l'ONU rencontrent, accueillent et escortent leurs visiteurs conformément aux directives de sécurité de l'ONU.

  2. Recevoir, enregistrer, acheminer et contrôler les réponses aux demandes de service pour tous les services de l'équipe UNICEF CBO dans la Maison des Nations Unies

• Recevoir les demandes de service en personne, par téléphone, par e-mail ou via une application et décider de la réponse appropriée puis assigner la demande de service au technicien approprié, ou la transmettre au responsable hiérarchique.

• Soutenir le Officer de l’Administration (Services Généraux) dans la préparation des rapports de service quotidiens et hebdomadaires par rapport aux accords de niveau de service.
• Contribuer à ce que le suivi en temps réel des niveaux de service soit affiché pour les clients sur les moniteurs.

3. Informer les clients sur les installations, les services et les procédures de la Maison des Nations Unies

• S'assurer que les kits de communication et les documents à distribuer sont disponibles pour le personnel et les visiteurs.

• Rester à jour sur les installations, services et procédures de la Maison des Nations Unies et fournir des informations actualisées et une assistance au personnel et aux visiteurs.

  4. Assurer une gestion efficace des salles de réunion gérées par l'équipe UNICEF CBO

• Gérer de manière indépendante les réservations des salles de réunion gérées par l'équipe UNICEF CBO, et en référer au superviseur ou au chef de l'équipe UNICEF CBO lorsque des décisions doivent être prises concernant les doubles réservations ;

• S'assurer que les demandes et les besoins de traiteur et d'équipement informatique sont satisfaits en les transmettant au responsable hiérarchique/technicien approprié et en assurant le suivi des clients avant et après les événements ;

• S'assurer que la notification/confirmation des réservations est enregistrée et affichée dans le système.

  5. Filtrer et acheminer les appels téléphoniques entrants

• Faire fonctionner et gérer le standard téléphonique conformément à la procédure convenue.

6. Aider au partage des leçons apprises pour améliorer la satisfaction des clients.

• Chercher en permanence à optimiser l'expérience client en surveillant et en compilant les bonnes et mauvaises pratiques de service de l'équipe UNICEF CBO.
• Soutenir le Officer en Administration (Services Généraux) en faisant des propositions constructives de mesures correctives aux responsables de l'équipe UNICEF CBO afin d'améliorer l'expérience client dans la Maison de l'ONU.

7. Toute autre tâche requise pour optimiser l'expérience client à la Maison des Nations Unies.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous justifiez des qualifications suivantes...

Qualifications

• Avoir un diplôme universitaire supérieur en gestion d'entreprise, administration, finances ou tout autre domaine de discipline pertinent.
• Avoir cinq ans d'expérience professionnelle dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines ou des approvisionnements.
• La maîtrise du français et la pratique fonctionnelle de l'anglais sont requises. La connaissance des langues locales du Sénégal est considérée comme un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez les …

Valeurs de base

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

Compétences fondamentales

• Accompagner, diriger et encadrer le personnel (1)
• Démontrer une conscience de soi et une conscience éthique (1)
• Travailler de façon collaborative (1)
• Établir et entretenir des partenariats (1)
• Innover et épouser le changement (1)
• Penser et agir de manière stratégique (1)
• S'atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)

Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez-vous rendre à l'adresse suivante here.

Compétences additionnelles

• Formation et expérience dans l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels de l'UNICEF tels que SharePoint ; connaissance des systèmes intégrés de gestion de l'information souhaitée.
• Connaissance approfondie de la structure organisationnelle, des politiques et procédures administratives de l'UNICEF.
• Compétences et aptitudes en matière d'organisation, de planification et d'établissement de priorités.
• Capacité à traiter avec patience et tact les visiteurs.
• Sens élevé de la confidentialité, esprit d'initiative et discernement.
• Capacité à travailler efficacement avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles.
• Capacité à travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs et à guider le personnel de soutien plus junior.

*N*****B : UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L'UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre main-d'œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l'UNICEF s'engage à inclure tout le monde, indépendamment de sa race/ethnie, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son milieu socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous offrons une large gamme d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage fortement l'utilisation d'arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l'UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n'est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

L'UNICEF et d'autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies, actuellement en construction à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.