Assistente de procurement Jr

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Application deadline 2 months ago: Wednesday 24 Jan 2024 at 23:59 UTC

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With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 33,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:

Planeamento

1. Facilitar sessões anuais de planeamento de aquisições com as principais partes interessadas

2. Consolidar e informar sobre os Planos de Aquisições

3. Rever e actualizar o Catálogo de Itens antes da actividade do processo de planeamento

4. Aconselhar e familiarizar as Operações com a utilização do Catálogo de Itens

Fornecimento Estratégico

1. Aconselhamento sobre Avaliação de Mercado e Processo de Pré-Qualificação de Fornecedores de acordo com a direcção dos Coordenadores e Especialistas.

2. Preparação / Aconselhamento na preparação de documentos RFQ/RFP, envio de convites para licitação, acompanhamento de licitações, assistência na coordenação de reuniões pré-licitações, de acordo com a direcção dos Coordenadores e Especialistas.

4. Manter todos os documentos de apoio relacionados com os Eventos de Fornecimento com base na gestão de documentos Supervisionar os Eventos de Fornecimento Arquivados e o trabalho de Assistência relacionado com o fornecimento.

5. Preparação dos documentos de apresentação do Comité de Compras com base na direcção dada pelos Coordenadores / especialistas.

Contrato de Fornecedor e Gestão de Relações

1. Preencher com precisão o formulário de gestão de dados principais (contrato/fornecedor/ registo de artigos)

2. Gerir a manutenção de registos para toda a correspondência e documentação relacionada com o contrato (Master Data Management).

3. Comunicar informação relacionada com contratos a todos os interessados para assegurar uma utilização óptima dos contratos.

4. Recolher informações sobre o desempenho dos fornecedores, de acordo com as directrizes SPM estabelecidas

Execução de Aquisições

1. Aconselhamento sobre o processo RFP/RFQ para compras à vista, conforme necessário

2. Ligação com os Serviços Partilhados & Finanças para resolver as questões dos fornecedores

3. Disponibilizar as OP aos fornecedores para compras à vista e categorias atribuídas.

Gestão, Análise e Relatórios de Dados

1. Recolher e organizar dados de projectos e unidades de negócio.

2. Analisar e verificar a exactidão dos dados e produzir os relatórios necessários de acordo com as Políticas / Procedimentos & Directrizes definidas pela WV

3. Preparar relatórios semanais/mensais sobre o estado das aquisições, a fim de actualizar os clientes e outros interessados.

4. Realizar exercícios diários de reconciliação de todos os registos e transacções realizados no mesmo dia e assegurar que a validação, integridade e exactidão dos dados seja meticulosamente mantida.

5. Consolidar todos os resultados e convertê-los em formatos úteis, conforme fornecidos pelo Gestor de SCM

Processo, Procedimentos e Política

1. Trabalhar com equipas SCM sénior para gerir a satisfação do cliente interno

2. Recolher dados para apoiar os relatórios de pontuação de desempenho (ou seja, KPIs)

Controlo e Conformidade

1. Manter um arquivo e registo adequados de acordo com as directrizes estabelecidas pela direcção.

Apoio Administrativo

1.Apoia as funções administrativas gerais que assistem os visitantes nas modalidades de transporte

2. Auxiliar na elaboração de relatórios de rastreamento de frota, incluindo monitoramento do comportamento do motorista e do consumo de combustível

3. Prestação de apoio geral ao escritório e monitorização da limpeza e higiene das instalações

4. Supervisionar o trabalho dos motoristas, pessoal de segurança e pessoal de limpeza

Requisitos

1. Diploma em gestão empresarial, Contabilidade / Procurement e logística

2. Um ano de experiência na áres de Procurement e Logística ou Contabilidade

Habilidades, Conhecimentos e Experiências Preferidas:

  • Resultados e orientado para o cliente
  • Resolução de problemas

Habilidades de Negociação

Local de Trabalho

Baseado no escritório distrital de Mutarara

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

Added 2 months ago - Updated 2 months ago - Source: wvi.org