Assistente Administrativo

Contract

This is a LICA-4 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 4 years of experience, depending on education. More about LICA-4 contracts.

Background Information - Job-specific

O Escritório da Nações Unidas para Serviços de Projetos (UNOPS) é o recurso operacional das Nações Unidas para compras e gerenciamento de contratos, bem como em obras civis e desenvolvimento de infraestrutura física. Centra sua ação nas áreas de seu mandato estabelecidas pela Assembleia Geral e seu Conselho Executivo, enquanto colabora com outras agências, fundos e programas das Nações Unidas em projetos conjuntos.

O UNOPS apoia governos locais e nacionais a maximizar a eficiência do investimento público, promover a transparência, combater a corrupção e adaptar a cada país as melhores práticas disponíveis a nível mundial para reforçar as capacidades nacionais nas áreas de aquisição, infraestrutura pública e gestão de projetos.

Com mais de 8.000 funcionários espalhados por 80 países, o UNOPS oferece aos seus parceiros os conhecimentos logísticos, técnicos e de gestão de que necessitam, onde precisam. Ao implementar cerca de 3.000 projetos para nossos parceiros, UNOPS faz contribuições significativas para os resultados nessas regiões, muitas vezes nos ambientes mais desafiadores.

Na América Latina e no Caribe, o UNOPS adapta sua abordagem ao contexto local, fornecendo uma ampla gama de soluções estratégicas para melhorar os esforços dos países membros na consecução das prioridades da Agenda 2030. Além das atividades regulares, ela trabalha para preservar e valorizar os recursos naturais, culturais e humanos e reduzir as disparidades e desigualdades.

No Brasil, o UNOPS trabalha desde 2012, com outras agências da ONU, organismos financeiros internacionais e governos federal, estaduais e municipais. Desde então, o Escritório já atuou na assessoria técnica (e aquisições) nas áreas de saúde, educação, socioeducação, PPPs e Concessões, fortalecimento institucional, dentre outros. Além disso, o UNOPS teve importante atuação na resposta à pandemia de Covid-19 ao longo dos últimos anos.

Functional Responsibilities

Responsabilidades funcionais

O UNOPS é uma organização que promove e celebra a diversidade, está comprometida com o princípio da igualdade de oportunidades de emprego e incentiva todos os indivíduos qualificados de todas as raças, origens, gêneros, identidades e/ou expressões de gênero, orientações sexuais, religiões ou crenças ou deficiências a se candidatarem.

Agradecemos que, de forma voluntária, pessoas que se autoidentifiquem como afrodescendentes ou indígenas, bem como pessoas com deficiência, membros das comunidades LGTBIQ+ e/ou outros grupos sub-representados em contextos nacionais, indiquem na carta de motivação quando se candidatar a esta vaga.

A/O Assistente Administrativo trabalha em estreita colaboração com a Equipe de Operações do escritório do UNOPS no Brasil, bem como a Liderança do Escritório, para desempenhar as funções-chave abaixo:

Suporte Administrativo - Suporte administrativo para conferências, workshops, retiros. - Compilação de informações para auditorias periódicas. - Gestão de petty cash.

Suporte para viagens, logística e gestão de ativos - Manutenção adequada e armazenamento seguro de todos os equipamentos de escritório e propriedade. - Preparar listas de inventário precisas e registros de propriedade adequados para o escritório, bem como para projetos. - Realizar verificações de inventário físico, elaborando relatórios periódicos de inventário e ativos. - Monitoramento cuidadoso da movimentação de equipamentos dentro da área de responsabilidade. - Implementação de um sistema de gestão e contabilidade de equipamentos para todos os equipamentos e propriedades administrados pelo escritório, de acordo com a política de equipamentos do UNOPS. - Processamento de requisições de fornecimento para escritórios. - Assistência efetiva e eficaz de liberações aduaneiras. - Administrar o recebimento de bens e equipamentos para o escritório, inspeção e elaboração de relatórios. - Processar transações de viagens (autorizações e requerimentos), inclusive no sistema UNOPS.

Serviços de custódia, instalações comuns e apoio geral - Atividades eficientes de gerenciamento e manutenção de edifícios. - Implementação de uma política de energia em linha com a capacidade de energia e geradores da cidade. - Avaliação dos serviços contratados (limpeza, segurança, táxi, correspondência, etc.) com vista à melhoria do nível de serviço e/ou identificação de melhores soluções. - Coletar informação para inquéritos administrativos de apoio à organização de serviços comuns.

Apoio à construção de conhecimento e compartilhamento de conhecimento - Participação nos eventos de treinamento para o pessoal de programa, operações e projetos sobre assuntos relacionados a Administração. - Contribuições sólidas para redes de conhecimento e comunidades de prática por meio da síntese de lições aprendidas e disseminação das melhores práticas em Administração. - Manter a documentação da unidade, incluindo registros e arquivos, garantindo a segurança de materiais confidenciais.

Education/Experience/Language requirements

Exigências:

Formação - Diploma de ensino médio é obrigatório. - Será considerada uma vantagem, podendo substituir anos de experiência, possuir graduação em administração, gestão pública e áreas correlatas.

Experiência - Mínimo de 4 anos de experiência administrativa/operacional em serviços administrativos gerais ou de apoio a operações. - É necessária experiência com as ferramentas básicas do Google Suite (Gmail, Google Docs, Google Sheets e Google Slides) ou do Pacote Office (Word, Excel, Powerpoint), e conhecimento em planilhas e pacotes de banco de dados. - Experiência na área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) será considerada uma vantagem. - Será considerada uma vantagem a experiência em organizações internacionais, em especial agências das Nações Unidas.

Idiomas - Fluência completa em português (leitura, escrita, fala). - Exige-se leitura, escrita e comunicação oral de nível intermediário em inglês. - Conhecimento da língua espanhola é desejável.

Competencies POR

Integridade e Inclusão: Trata todos os indivíduos com respeito; responde de forma sensível às diferenças e encoraja outros a fazerem o mesmo. Segue as normas organizacionais e éticas. É plenamente confiável. É exemplo para os demais em termos de diversidade e inclusão. Liderança: Atua como um exemplo positivo contribuindo para o espírito de equipe. Colabora e apoia o desenvolvimento dos demais. Apenas para gestores de equipes: Atua como um exemplo positivo de liderança, motiva, direciona e inspira outros a serem bem-sucedidos utilizando estilos de liderança apropriados. Parcerias: Demonstra entendimento do impacto do seu papel em todos os parceiros e sempre coloca o beneficiário final em primeiro lugar. Estabelece e mantém fortes relações externas além de ser um parceiro competente para outros (se relevante). Orientação a Resultados: Estabelece de forma eficiente um curso de ação apropriado para si e/ou outros a fim de alcançar um objetivo. As ações levam à realização completa da tarefa com atenção à qualidade em todas as áreas. Enxerga oportunidades e toma a iniciativa de aproveitá-las. Entende que o uso responsável de recursos maximiza nosso impacto para os beneficiários. Agilidade: Aberto/a a mudanças e flexível em um ambiente dinâmico. Consegue adaptar sua abordagem de forma efetiva para responder a mudanças nas circunstâncias ou exigências. Reflete sobre experiências e modifica seu comportamento. O desempenho é consistente, mesmo sob pressão. Sempre busca a melhoria contínua. Foco em soluções: Avalia dados e cursos de ação para chegar a decisões lógicas e pragmáticas. Adota uma abordagem racional e sem vieses, com riscos calculados. Usa inovação e criatividade na solução de problemas.

Comunicação efetiva: Expressa ideias ou fatos de forma clara, concisa e aberta. Sua comunicação indica consideração pelos sentimentos e necessidades dos outros. Ouve ativamente e compartilha conhecimento proativamente. Lida efetivamente com conflitos ao superar diferenças de opinião e encontrar um meio termo.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato:

Individual Contractor Agreement (ICA).

Nível de contrato: LICA 04.

Modalidade do contrato: Acordo de Contratista Individual Local - Regular

Duração do contrato: Indefinido*

*O contrato contínuo está sujeito aos requisitos da organização, disponibilidade de fundos e/ou desempenho satisfatório.

Este contrato se estabelece na modalidade de contrato regular mensal, que significa que o contrato é referente a uma prestação de serviço continuada efetuando os pagamentos no final de cada mês.

CRITÉRIO: É obrigatório ter nacionalidade brasileira ou visto de trabalho válido que não seja vinculado ao UNOPS.

Para mais detalhes a respeito da modalidade contratual ICA, acesse:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/UN-Staff-Contracts.aspx

Additional Considerations

Considerações Adicionais

• Por favor, atente-se para o horário de fechamento da data limite para inscrição, que é meia-noite no fuso horário de Copenhagen, Dinamarca (19h no horário de Brasília).
• Inscrições recebidas após o prazo não serão consideradas.
• Apenas candidatos/as que forem selecionados/as para as entrevistas serão notificados.
• O/A candidato/a é responsável por seguir políticas de segurança, instruções administrativas, planos e procedimentos do Sistema de Gestão de Segurança das Nações Unidas e do UNOPS.
• Por favor, tenha em consideração que o Brasil é considerado uma "family duty station".
• UNOPS tem um compromisso em alcançar diversidade de gênero, nacionalidade e cultura em suas equipes de trabalho. Mulheres qualificadas, afrodescendentes (pessoas autodeclaradas pretas e pardas) pessoas com deficiência, pessoas LGBTQIA+, pessoas indígenas, pessoas vivendo com HIV e pessoas migrantes ou refugiadas são fortemente encorajadas a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com a maior confidencialidade.
• Quando solicitado, o UNOPS busca acomodar adequadamente candidatas e candidatos com necessidades especiais.
• Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: UNOPS valoriza seus funcionários e reconhece a importância de equilibrar as demandas da vida profissional e pessoal. Temos uma política a este respeito e oferecemos vários arranjos de trabalho flexível. Esta política se aplica a pessoal UNOPS com todo e qualquer tipo de contrato.
• Sua candidatura em nosso portal pode ser preenchida em português.

É política do UNOPS conduzir verificação de antecedentes para todos os candidatos e candidatas com potencial de contratação. O resultado desta verificação é fator condicionante para a contratação.

Background Information - UNOPS

O UNOPS é um braço operacional das Nações Unidas, apoiando a implementação bem-sucedida dos projetos de construção da paz, humanitários e de desenvolvimento de seus parceiros em todo o mundo. Nossa missão é ajudar as pessoas a construir uma vida melhor e os países a alcançar um desenvolvimento sustentável.

As áreas de especialização do UNOPS abrangem infraestrutura, compras, gestão de projetos, gestão financeira e recursos humanos.

Trabalhando conosco.

O UNOPS oferece oportunidades de trabalho de curto e longo prazo em ambientes diversos e desafiadores em todo o mundo. Procuramos profissionais criativos, com foco em resultados e com habilidades em uma variedade de disciplinas.

Diversidade. Com mais de 4.000 funcionários do UNOPS e aproximadamente 7.000 funcionários recrutados em nome de parceiros do UNOPS espalhados por 80 países, nossa força de trabalho representa uma ampla gama de nacionalidades e culturas. Promovemos uma força de trabalho equilibrada e diversificada - uma força que nos ajuda a entender melhor e atender às necessidades de nossos parceiros e nos esforçamos continuamente para melhorar nosso equilíbrio de gênero por meio de iniciativas e políticas que incentivam o recrutamento de candidatas qualificadas.

Harmonização da vida profissional.

O UNOPS valoriza sua gente e reconhece a importância de equilibrar as demandas profissionais e pessoais.

O UNOPS tem um compromisso em alcançar diversidade de gênero, nacionalidade e cultura em suas equipes de trabalho. Mulheres, afrodescendentes (pessoas autodeclaradas pretas e pardas), pessoas com deficiência, pessoas LGBTQIA+, pessoas indígenas, pessoas vivendo com HIV e pessoas migrantes ou refugiadas são fortemente encorajadas a se candidatar.