Assistante Exécutive auprès du Chef de Bureau

Contract

This is a GS-7 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 7 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,809 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

UNOCHA voudrait renforcer en ressources humaines son bureau de Kinshasa où le présent poste est initialement basé, avec possibilité de transfert partout dans le Pays selon les besoins opérationnels.

Sous la supervision directe du Chef de Bureau CHA/RDC, l’Assistante Exécutive assure le fonctionnement du bureau d’une manière efficace et efficiente ; faisant foi d’une grande confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

L’Assistante Exécutive assiste aussi les Chef de Bureau Adjoints et travaille en étroite collaboration avec les autres Sections, Sous- Bureaux et Antennes de OCHA, le PNUD, les autres agences du Système des Nations Unies, le Bureau Intégré ; les autorités locales en assurant la circulation de l’information, le suivi des actions à entreprendre et la bonne tenue de l’agenda.

Duties and Responsibilities

L’Executive Associate exercera les fonctions principales suivantes :

• Prendre les rendez-vous du Chef de Bureau et ses Adjoints et tenir à jour son emploi du temps, recevoir les visiteurs de haut rang, effectuer et filtrer les communications téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ;
• Préparer les documents d’information utilisés par le Chef de Bureau et ses Adjoints dans leurs déplacements officiels ou à l’occasion des réunions spéciales ;
• S’occuper des questions de protocole :
• Organiser les réunions avec de hautes personnalités
• Assurer la préparation des réceptions officielles offertes par le Chef de Bureau et/ ou ses Adjoints.
• Participer à l’organisation et à la préparation des réunions du personnel ou des réunions spéciales et prendre des notes ou rédiger des minutes ;
• Effectuer des traductions non officielles et être en mesure de faire office d’interprète ;
• Recevoir, trier, enregistrer et acheminer la correspondance, y joindre les informations de base nécessaires et en assurer le suivi ;
• Rechercher, sélectionner et résumer des informations ;
• Coordonner les services de secrétariat du bureau, assigner des tâches particulières aux autres secrétaires et vérifier la correspondance qui doit être signée par le Chef de Bureau ou ses Adjoints. Mettre au courant les nouveaux secrétaires et assurer leur formation. Conseiller les autres secrétaires sur les méthodes de travail ;
• Rédiger la correspondance qui à faire signer au Chef de Bureau ou ses Adjoints et en assurer le suivi ;
• Prendre des textes en sténo sur différents sujets et les retranscrire en veillant à ce que l’orthographe, la ponctuation et la présentation soient correctes ;
• Tenir les dossiers relatifs aux questions de politique et de gestion générales et les dossiers confidentiels ;
• Tenir à jour la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, hauts fonctionnaires gouvernementaux et membres du corps diplomatique ;
• Prendre les dispositions relatives aux déplacements du Chef de Bureau et/ ou ses Adjoints ainsi qu’assurer la liaison avec les autres services ;
• Exercer d’autres fonctions selon les besoins.

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication : Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit ; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient ; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue ; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant. Capacité à rédiger des rapports.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Required Skills and Experience

Education : Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, la détention d’un diplôme d’études supérieures dans un des domaines suivants : Secrétariat, Sciences sociales, Sciences politiques et Administratives, Sciences économiques ou de Gestion, sciences de communication, Droit privé, judiciaire ou Humanitaire et/ou développement ou tout autre domaine apparenté serait un atout considérable.

Expérience : Sept ans d’expérience en tant que secrétaire, Secrétaire de direction, Assistante de Direction, Assistante Exécutive, Assistante Spéciale au sein d’une Organisation de renommée.

Une expérience au sein du Système des Nations Unies, particulièrement dans le domaine renseigné ci- dessus et dans le lieu d’affectation sont des atouts

Compétences Fondamentales :

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies.
• • Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de OCHA à travers la section de l’Administration et Finances.
• Traiter toute personne de manière juste sans favoritisme.

Compétences Fonctionnelles:

• La capacité à fournir le service requis à temps ponctuel
• Une connaissance pratique et technique de la maintenance.
• Bonnes aptitudes analytiques;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;

Développement et Efficacité Opérationnelle :

• La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Gestion :

• Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques.
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation.
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Aptitude technologique : Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et PowerPoint

Maîtrise personnelle : Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif.

Autres aptitudes:

• Esprit d’initiative, tact, capacité de négociation, d’analyse et de communication ;

• Usage éprouvé de bonnes relations interpersonnelles et communicationnelles ;

• Etre autonome, démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile, multiracial et multiculturel

• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis.

• Aptitudes confirmées en sténographie, connaissance approfondie des méthodes de secrétariat modernes
• Connaissance du protocole

Connaissances linguistiques

• Maîtrise du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l’anglais courant
• Bonne connaissance de la langue locale

Pour Postuler, chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien « https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?job_id=114356

» un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour (signé et daté) ;
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles ;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.) ;
• Copies des deux dernières évaluations.

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer. Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA applique une politique de tolérance zéro contre les cas d’exploitation sexuelle, abus sexuels et du harcèlement sexuel.

Selon la Circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2003/13, l’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « abus sexuel » toute atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, la menace d’une telle atteinte constituant aussi l’abus sexuel. Le « harcèlement sexuel » implique toute avance sexuelle non souhaitée, toute demande de faveur sexuelle, toute conduite verbale ou physique ou tout geste de nature sexuelle, ou tout autre comportement de nature sexuelle auquel on pourrait raisonnablement s'attendre ou sembler choquer ou humilier. Le harcèlement sexuel peut se produire lorsqu'il interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.