Assistant voyage et Protocole

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 534 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

<pre style="text-align:justify">
<span style="font-size:10pt"><span style="font-family:"Courier New""><span lang="FR" style="font-size:11.5pt"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">Les unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l’organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment : fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l’OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).</span></span></span></span>

DESCRIPTION OF DUTIES

Gestion des voyages et des réunions. Le/la titulaire du poste :

1. Enregistre et gère les plans de réunions dans le GSM;
2. Enregistre et gère les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles;
3. Assure la conformité à la politique en matière de voyages;
4. Préparer les itinéraires et leur tarification en étroite collaboration avec l’agence de voyage.
5. Prend toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du bureau de pays et gère les plans de voyage;
6. Assurer le re-routing éventuel des billets en cas de nécessité et effectue le calcul des différentiels dûs
7. Assurer le traitement, la vérification et le calcul des factures reçues avant paiement
8. Servir d’agent de liaison entre le bureau de l’OMS et les différentes agences de voyages et effectuer les négociations de toutes facilités
9. Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées au cours des missions;
10. Gérer les réservations d’hôtel/hébergement lors des réunions
11. Assure le suivi des remboursements de billets partiellement ou non partiellement utilisés
12. Aide à la production de rapports, de statistiques et/ou de matériels d’information, en cas de besoin;
13. Suivi et contrôle des ristournes dues
14. Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d’absence d’un membre de l’équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays

Protocole. Le/la titulaire du poste :

1. Assurer le dépôt, le retrait et le suivi des demandes de visa pour les missions officielles acheminées vers les Ambassades et Missions diplomatiques
2. Assurer les formalités d’accueil à l’aéroport des voyageurs officiels en mission
3. Maintenir une base de données de contacts des Ambassades dans le pays
4. Aider au traitement des demandes de laissez-passer
5. Assister le personnel internationalement recruté et les personnes à leur charge pour les demandes de permis/visa de résidence, de cartes d’identité et d’autres documents auprès des services de l’immigration conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national;
6. S'occuper des aspects protocolaires de la WR, du Directeur Régional et du Directeur Général en étroite collaboration avec leur cabinet et en collaboration avec le protocole d’état

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplôme Fin d’études secondaires (Baccalauréat) ou formation technique équivalente suivie d’une formation sur un champ technique appliqué à la Logistique, Voyages/billetterie

Desirable:

- Une licence professionnelle ou BTS dans les domaines de Logistique, Agence de voyage, Tourisme ou IATA serait un atout.

- Compétences avérées en matière de rédaction et d'édition. La formation dans les systèmes de gestion des Nations Unies est un avantage, de même que des compétences avérées en rédaction.

Experience

Essential: Au minimum huit (08) ans d’expérience pratique et pertinente dans le domaine de la gestion des Voyages avec une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s’appliquent aux tâches à accomplir.

Desirable: Une expérience de travail significative dans un domaine similaire au sein du système des Nations Unies ou des partenaires multiples, ONG serait un atout.

Skills

Le poste requiert des connaissances actualisées de tous les changements survenus dans les modes opératoires normalisés. Le/la titulaire doit également être doté de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l’Organisation, acquises par l’autoformation ou sur le tas, y compris en ce qui concerne le Système mondial de gestion (GSM). La connaissance des règles, règlements et pratiques de l’OMS serait un atout.

WHO Competencies

1. Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
2. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
3. Communiquer de manière crédible et efficace
4. Veiller à l’utilisation efficace des ressources.
5. Produire des résultats

Use of Language Skills

Essential: Excellente connaissance du français et bonne connaissance pratique de l’anglais comme deuxième langue de travail

Other qualifications

<pre style="text-align:justify">
<span style="font-size:10pt"><span style="font-family:"Courier New""><span lang="FR" style="font-size:11.5pt"><span style="font-family:"Times New Roman",serif">Le travail nécessite l’utilisation de logiciels de traitement de texte ou d’autres logiciels, ainsi que du matériel de bureau usuel. Le/la titulaire du poste doit être formé (de manière formelle ou sur le tas) à l’utilisation des logiciels de bureautique courants. Une formation à l’utilisation du système Oracle ou d’autres systèmes ERP serait un atout.</span></span></span></span>