Assistant Travel/Shipping

Contract

This is a G-7 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 7 years of experience, depending on education. More about G-7 contracts.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Le Groupe OrganiqueManagement General et Coordination (GMC) est responsable de la bonne gestionadministrative et financiere au Bureau regional. L'Unite OSS qui fait partie dece groupe a pour objectif d'assurer la prestation efficace et efficiente des servicesadministratifs.

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision generale du Gestionnaire Regional desServices Administratifs et la supervision directe de l'Administrateur devoyages, le/la titulaire du poste devra accomplir les taches ci-apresTraiteret suivre les demandes d'immatriculation et d'etablissement des cartes grisesdes vehiculesDiplomatiques officielles du Bureau regional et ceux desfonctionnaires diplomates aupres de I IAdministration congolaise.(Ministere des Affaires etrangeres, Direction Generale de la Surveillance duTerritoire, Direction Generale des Transports Terrestres...)Traiteret suivre les demandes de conversion de permis de conduire etrangers,d'etablissement de permis international aupres de la Direction Generale desTransports Terrestres.Traiteret suivre les demandes de visa long sejour en Republique du Congo, et descartes d'identite diplomatiques aupres du Ministere des Affaires etrangeres etde la Direction de l'Immigration.Traiteret suivre les demandes d'admission en franchise douaniere aupres du Ministeredes Affaires etrangeres et du Ministere des Finances, du budget et duportefeuille public (Direction Generale des Douanes et Droits Indirects).Traiteret suivre les demandes de prorogation des declarations douanieres l'al'importation (IM5 et IM4) des vehicules de service et ceux des fonctionnairesdiplomates aupres des Douanes congolaises.Assurerle contact regulier avec les etablissements de transit dans le cadre de lareception et ou de l'expedition des vehicules en provenance de l'exterieur ouen reexportation.Prendredes dispositions pour obtenir des assurances pour la perte ou accident debagages tel que requis,Assurerla demande et renouvellements des E-UNLP,Assurerl'acheminant des effets personnels des membres du personnel pour les voyagesstatutaires,Preparerles statistiques et faire des rapports aux superviseurs sur les actionsnecessaires pour resoudre tout differends ou conflits.Suivi de la mise en place d'un systeme de classement complet et exhaustif desstaffs internationaux afin d'enregistrer toutes les donnees et documentationspertinentes aupres du Ministere des Affaires Etrangeres, des autoritesdouanieres et d'autres autorites locales.12. Fairele suivi des demandes aupres du Ministere des Affaires Etrangeres et sinecessaire prendre attache avec les autres Ministeres et/ou autorites localespour accelerer les demandes ou formalites de dedouanement.13. A la demande du superviseur, executer au besointoute autre tache connexe pour assurer le bon fonctionnement du service Travel.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Fin d'etudes secondaires suivies d'une formation en Administrationgenerale. Desirable: Une formation en gestion et relation.Formation en matierediplomatique, protocolaire et douaniere ou une Formation equivalente en gestionde la logistique de voyage, transport et hebergement.

Experience

Essential: Au moins 10 ans d lexperience cumulee dans un emploisimilaire, relation internationale, services consulaires, transport aerien,douanes, logistique. Desirable: Une experience dans l'administration, les operations, la logistique devoyage, la gestion, dans le secteur prive ou dans les Agences des Nations Uniesou institutions similaires.

Skills

Connaissance des rouages administratifs, de tous lesmecanismes protocolaires et de toutes les formalites en matiere de douane.Aptitude particuliere pour les relations publiques, lagestion du personnel, des finances.Efficace competences en communication, y compris unebonne capacite a la redaction des correspondances, rapport et annonces.Capacitede respecter les delais d'execution des taches.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Ensuring the effective use of resources Producing results

Use of Language Skills

Essential: Desirable:

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 14,437,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• Staff members in other duty stations are encouraged to apply.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.