Assistant (Travel)

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,265 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unites d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans la structure organisationnelle pour un certain nombre de raisons, notamment: fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM; garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements de l'OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres, dans le contexte d'un systeme de planification des ressources institutionnelles (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision de l'Administrateur charge des Operations, l'Assistant Voyages et Protocole fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l'execution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants:Gestion des voyages et des reunions.Enregistre et gere les plans de reunions dans le GSM ;Enregistre et gere les demandes de voyage au titre de reunions et de missions officielles ;Assure la conformite a la politique en matiere de voyages ;Preparer les itineraires et leur tarification en etroite collaboration avec l'agence de voyage ;Prend toutes les dispositions administratives relatives aux reunions et aux missions officielles du bureau de pays et gere les plans de voyage;Assurer le re-routing eventuel des billets en cas de necessite et effectue le calcul des differentiels dus ;Assurer le traitement, la verification et le calcul des factures recues avant paiement ;Servir d'agent de liaison entre le bureau de l'OMS et les differentes agences de voyages et effectuer les negociations de toutes facilites ;Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulees au cours des missions ;Gerer les reservations d'hotel/hebergement lors des reunionsAssure le suivi des remboursements de billets partiellement ou non partiellement utilises ;Aide a la production de rapports, de statistiques et/ou de supports d'information, en cas de besoin ;Suivi et controle des ristournes dues ;Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d'absence d'un membre de l'equipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.Protocole. Le/la titulaire du poste:1.Assurer le depot, le retrait et le suivi des demandes de visa pour les missions officielles acheminees vers les Ambassades etMissions diplomatiques ;2.Assurer les formalites d'accueil a l'aeroport des voyageurs officiels en mission ;3.Maintenir une base de donnees de contacts des Ambassades dans le pays4.Aider au traitement des demandes de laissez-passer ;5.Assister le personnel internationalement recrute et les personnes a leur charge pour les demandes de permis/visa de residence, de cartes d'identite et d'autres documents aupres des services de l'immigration conformement aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national ;6.S'occuper des aspects protocolaires de la WR, du Directeur Regional et du Directeur General enetroite collaboration avec leur cabinet et en collaboration avec le protocole d'etat.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Minimum Diplome de fin d'etudes secondaires ou formation techniqueequivalente suivid'une formation en agence de voyage (gestion des voyages) et billetterie. Desirable: Une licence professionnelle ou BTS Agence de voyage et Tourisme. Une formation en IATA serait un atout. Competences averees dans les domaines de redaction et d'edition sont egalement souhaitees.

Experience

Essential: 08 ans d'experience a des postes administratifs dont au moins 5 ans d'experience dans une agence de voyage ou compagnie aerienne. Une bonne connaissance des regles, reglements, procedures et pratiques qui s'appliquent aux taches a accomplir. Desirable: Une experience dans le domaine des services lies au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparente serait un atout. Une experience dans une institution du systeme des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.

Skills

Le poste requiert la connaissance des rouages administratifs du pays, de tous les mecanismes protocolaires. La maitrise d'un logiciel de voyage est necessaire. Le/la titulaire doit demontrer un code de l'ethique et de l'integrite et egalement etre dote de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l'Organisation. Capacite a etablir des priorites, a effectuer plusieurs taches a la fois et a respecter des delais serres.La connaissance des regles, reglements et pratiques de l'OMS serait un atout. Aptitude a travailler dans un environnement multiculturel.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Ensuring the effective use of resources Producing results

Use of Language Skills

Essential: Intermediate knowledge of English. Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of Local Language.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at USD 27,185 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• Staff members in other duty stations are encouraged to apply.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.