Assistant Supply Chain

Job Description

Relevant du Supply Chain Officer, l’assistant Supply Chain est responsable de la coordination et de la gestion efficaces de toutes les fonctions de gestion du transport, du parc automobile et de l’équipement pour le bureau de l’IRC à Bamako. Le titulaire du poste est également chargé de la normalisation des politiques et des bonnes pratiques de gestion du parc automobile dans tous les sites sur le terrain et doit se déplacer régulièrement pour fournir un appui technique au personnel chargé de la gestion du parc automobile sur le terrain, si nécessaire.

Responsabilités

Ses responsabilités spécifiques sont les suivantes :

La Gestion du transport :

- Travailler avec l’officer logistique de la chaîne d’approvisionnement pour analyser les besoins liés au transport, - Vérifier la documentation (carte grise, assurance, permis chauffeur) des véhicules de locations avant leur sortie, - Surveiller la consommation de carburant et trouver des moyens novateurs de réduire la consommation de carburant ; - Vérifier et calculer sur les log Sheets véhicule la consommation de carburant des véhicules de locations ; - Vérifier et calculer sur le log Sheet des motos la consommation de carburant ; - Vérifier et calculer sur le log Sheet des générateurs la consommation de carburant ; - Veiller au respect de la politique d’utilisation des motos IRC, - Tenir la fiche de vérification et d’inspection quotidienne des véhicules de location (V28), - Mettre en place des mécanismes pour vérifier à intervalles réguliers que les véhicules IRC sont en état de circuler ; - Assurer la mise en œuvre des normes de gestion du parc automobile de l’IRC ; - Établir et gérer des relations avec les parties prenantes internes et externes telles que les Chauffeurs, les utilisateurs de véhicules (personnel du programme, cadres supérieurs), les fournisseurs, etc. ; - Recueillir et analyser les données sur le parc automobile, et préparer et présenter des rapports sur la gestion du parc automobile ; - Sur la base des données et des informations relatives à la gestion du parc automobile, identifier, suggérer et mettre en œuvre des actions permettant d’améliorer l’efficience et l’efficacité du parc automobile ainsi que de réduire le risque associé à l’exploitation du parc et au transport routier. - Tenir à jour la fiche de suivi d’entretien et réparation du véhicule et des générateurs,

ACHATS :

- Préparer les paiements des fournisseurs par chèques ou en cash, avec toute la documentation requise et les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements, - S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ; - S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés sont conformes aux demandes des programmes et aux bons de commandes ; - S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO. …) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ; - Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ; - S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou site demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ; - Etablir hebdomadairement les rapports des achats et les soumettre à son superviseur chaque vendredi avant la fin de l’heure ; - Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin Rechercher la facture pro forma ; - Etablir la liste de prix des matériels ; - Traiter les PR en ligne sur BvA ; - S’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les normes nationales et internationales correspondant aux standards des bailleurs de fonds et d’IRC ; - Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt de IRC, mettre en application des pénalités en cas de retard - Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ; - Suivre les instructions et respecter les priorités de son superviseur ; - Accomplir toute autre tâche en rapport avec son travail

Qualifications

- Diplôme en transport, gestion des opérations logistiques ou autre domaine pertinent - Minimum 2 ans d’expérience en gestion de parc ou de transport ou en logistique - Connaissance et utilisation efficace des concepts, pratiques et procédures de gestion fondamentale relatifs à l’amélioration de la qualité et de la productivité, à la formation, à la budgétisation et au contrôle des coûts. - Connaissances opérationnelles de l’anglais. - Maîtrise de Microsoft Office : Outlook, Excel et PowerPoint - Fort sens de l’intégrité personnelle. - Grande attention aux détails. - Solides compétences en supervision. - Aptitudes à effectuer de multiples tâches - Esprit d’équipe et capacités de résolution de problèmes