Exécuter une gamme complète de services d'aide à la gestion des Ressources Humaines pour s'assurer que les politiques et les procédures du PAM sont mises en oeuvre correctement et contribuer à l'efficacité de services de Ressources Humaines axés sur les besoins des bénéficiaires de ces services et adaptés à la stratégie définie.

L’assistant (e) senior fera preuve d'esprit d'initiative et utilisera les connaissances acquises dans un domaine de compétence pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu'il/ elle ne disposera que d'orientations générales. Il/elle devra faire preuve de jugement pour faire face aux imprévus au quotidien.

Contexte strucurel****:

Sous la supervision générale du directeur de pays et sous la supervision directe de l’Officier National chargé des Ressources Humaines, l’Assistant senior aux Ressources Humaine s’acquitera des tâches suivantes :

Gesion du personnel International

Preparer toute documentation relative au recrutement, a l’extension de contrat et toute autre action relative au statut contractuel du personnel international.
Gestion des absences du personnel international / classement des preuves de voyage / présence
Gestion et mise a jour regulière du tableau de gestion personnel International (IA, F/T, VNUs, CST etc) ;
Faire le suivi de toutes les requetes d’action à travers le
Etre en constante relation avec le bureau régional et le siège afin de s’assurer de la prise d’action en faveur du personnel international
Gestion / mise a jour / classement des dossiers du personnel international.
Toute acion relative à la bonne gestion du personnel Internaional.

Point Focal Wings
Saisir /extraire /modifier / corriger/ les données relatives au personnel national dans Wings
Générer des rapports à usage multiples pour les besoins des Ressources Humaines /de la Direction et d’autres unités
Mettre en application les recommandations du siège en matière de gestion et de mise à jour des données dans Wings pour le personnel local
Extraire régulièrement les données aux fins d’identification des erreurs et données incomplètes afin de porter les corrections appropriées.
Faire une consolidation mensuelle des données dans Wings pour la mise à jour du tableau de gestion du personnel local et international.
En collaboration avec le service de la sécurité, mettre à jour la liste des coordonnées géographiques et des informations requises par UNDSS.
Mettre à disposition de manière régulière ou au besoin des informations à travers des listes ou des statistique sur le personnel
Assister le superviseur dans la bonne administration des contrats ; tenir à jour un système de suivi (tracking) permettant la préparation / le renouvellement / la separation des contrats pour le personnel national.

Operation
Préparation du payroll en faveur du personnel détenteur de contrat FT
Préparation de rapports : mensuel de l’unité - périodiques et sous demande au benefice de l’unité RH, du bureau régional et du siège.
Preparation / mise à jour de la liste du personnel
Assurer la mise à jour des formes d’enrollement du personnel avec la compagnie d’assurance.
Participer au ‘briefing’ du personnel nouvellement recruté et /ou tout nouveau arrivé
Participer à la mise en place et à l’exécution des procédures et directives RH.
Fournir de l'aide sur un large éventail de questions complexes en matière de Ressources Humaines .
Analyser les diverses demandes internes et externes et y répondre afin de s'assurer que les clients soient bien informés et que les activités de l'équipe des Ressources Humaines soient conformes aux objectifs généraux du PAM.
Participer à l’élaboration du Plan de performance Annuel (APP) du Bureau.
Répondre à toutes questions concernant les Ressources Humaines (se référer au superviseur, au bureau régional ou au siège en cas de besoin)
S’acquitter de toute autre tâche connexe à la requête du superviseur
Remplacer la chargée des RHs et les autres collègues en cas d'absence

Qualifications requises :

Essentielles :

Avoir un diplôme de fin d’études secondaires, suivi d’une formation supérieure (diplôme universitaire), ou expérience équivalente dans le domaine
Avoir au moins 5 années d’expérience dans le domaine
Avoir une bonne connaissance écrite et parlée du français / de l’anglais et de l’espagnol ( un atout)
Capacité éprouvée de rédaction de rapport en français (de manière précise et concise)
Capacité à travailler sous pression
Sens de l’autonomie, d’initiative et d’intégrité
Aptitude pour le travail d’équipe, particulièrement dans un environnement multiculturel
Flexibilité et acceptation de tâches hors des responsabilités usuelles
Maitrise de l’environnement Microsoft (Word, Excel, etc.) Souhaitées qui seraient un atout
expérience avec une ONG ou autre organisation internationale
Connaissance des règlements du PAM en la matière
Connaissance du logiciel wings