Assistant Senior aux Ressources Humaines
Titre du Poste : Assistant Senior aux Ressources Humaines
Type de Contrat : SC
Niveau du Poste : SC-6
Unité : Ressources Humaines
Durée du contrat : 12 mois
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:
Exécuter une gamme complète de services d'aide à la gestion des Ressources Humaines pour s'assurer que les politiques et les procédures du PAM sont mises en oeuvre correctement et contribuer à l'efficacité de services de Ressources Humaines axés sur les besoins des bénéficiaires de ces services et adaptés à la stratégie définie.
L’assistant (e) senior fera preuve d'esprit d'initiative et utilisera les connaissances acquises dans un domaine de compétence pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu'il/ elle ne disposera que d'orientations générales. Il/elle devra faire preuve de jugement pour faire face aux imprévus au quotidien.
Contexte strucurel****:
Sous la supervision générale du directeur de pays et sous la supervision directe de l’Officier National chargé des Ressources Humaines, l’Assistant senior aux Ressources Humaine s’acquitera des tâches suivantes :
Gesion du personnel International
- Preparer toute documentation relative au recrutement, a l’extension de contrat et toute autre action relative au statut contractuel du personnel international.
- Gestion des absences du personnel international / classement des preuves de voyage / présence
- Gestion et mise a jour regulière du tableau de gestion personnel International (IA, F/T, VNUs, CST etc) ;
- Faire le suivi de toutes les requetes d’action à travers le
- Etre en constante relation avec le bureau régional et le siège afin de s’assurer de la prise d’action en faveur du personnel international
- Gestion / mise a jour / classement des dossiers du personnel international.
Toute acion relative à la bonne gestion du personnel Internaional.
Point Focal Wings
- Saisir /extraire /modifier / corriger/ les données relatives au personnel national dans Wings
- Générer des rapports à usage multiples pour les besoins des Ressources Humaines /de la Direction et d’autres unités
- Mettre en application les recommandations du siège en matière de gestion et de mise à jour des données dans Wings pour le personnel local
- Extraire régulièrement les données aux fins d’identification des erreurs et données incomplètes afin de porter les corrections appropriées.
- Faire une consolidation mensuelle des données dans Wings pour la mise à jour du tableau de gestion du personnel local et international.
- En collaboration avec le service de la sécurité, mettre à jour la liste des coordonnées géographiques et des informations requises par UNDSS.
- Mettre à disposition de manière régulière ou au besoin des informations à travers des listes ou des statistique sur le personnel
Assister le superviseur dans la bonne administration des contrats ; tenir à jour un système de suivi (tracking) permettant la préparation / le renouvellement / la separation des contrats pour le personnel national.
Operation
- Préparation du payroll en faveur du personnel détenteur de contrat FT
- Préparation de rapports : mensuel de l’unité - périodiques et sous demande au benefice de l’unité RH, du bureau régional et du siège.
- Preparation / mise à jour de la liste du personnel
- Assurer la mise à jour des formes d’enrollement du personnel avec la compagnie d’assurance.
- Participer au ‘briefing’ du personnel nouvellement recruté et /ou tout nouveau arrivé
- Participer à la mise en place et à l’exécution des procédures et directives RH.
- Fournir de l'aide sur un large éventail de questions complexes en matière de Ressources Humaines .
- Analyser les diverses demandes internes et externes et y répondre afin de s'assurer que les clients soient bien informés et que les activités de l'équipe des Ressources Humaines soient conformes aux objectifs généraux du PAM.
- Participer à l’élaboration du Plan de performance Annuel (APP) du Bureau.
- Répondre à toutes questions concernant les Ressources Humaines (se référer au superviseur, au bureau régional ou au siège en cas de besoin)
- S’acquitter de toute autre tâche connexe à la requête du superviseur
- Remplacer la chargée des RHs et les autres collègues en cas d'absence
Qualifications requises :
Essentielles :
- Avoir un diplôme de fin d’études secondaires, suivi d’une formation supérieure (diplôme universitaire), ou expérience équivalente dans le domaine
- Avoir au moins 5 années d’expérience dans le domaine
- Avoir une bonne connaissance écrite et parlée du français / de l’anglais et de l’espagnol ( un atout)
- Capacité éprouvée de rédaction de rapport en français (de manière précise et concise)
- Capacité à travailler sous pression
- Sens de l’autonomie, d’initiative et d’intégrité
- Aptitude pour le travail d’équipe, particulièrement dans un environnement multiculturel
- Flexibilité et acceptation de tâches hors des responsabilités usuelles
- Maitrise de l’environnement Microsoft (Word, Excel, etc.) Souhaitées qui seraient un atout
- expérience avec une ONG ou autre organisation internationale
- Connaissance des règlements du PAM en la matière
- Connaissance du logiciel wings