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Application deadline 1 year ago: Wednesday 7 Sep 2022 at 21:59 UTC

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Contract

This is a G-4 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 4 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 343 USD.

Salary for a G-4 contract in Antananarivo

The salary of a G-4 depends on the duty station. The minimum salary there is 1,500,417 MGA (~343 USD) Please note that depending on the location, a higher post adjustment might still result in a lower purchasing power.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

More about G-4 contracts.

1. Contexte et justification

Raison d’être du poste

L’assistant(e) au service du courrier et des archives est le premier point de contact avec les personnes extérieures à ce service. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe qui s’occupe des programmes et des opérations pour échanger des informations et assurer une prestation de services de qualité. En plus de fournir des services fiables en matière d’enregistrement du courrier et de tenue des archives, le ou la titulaire du poste adopte une approche axée sur l’usager et fait montre de tact et d’une capacité à travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

2. Description du poste

Objectifs du programme et objectifs stratégiques immédiats

Des unités d’appui administratif aux pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle pour aider les directeurs de service et les membres du personnel à assumer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du Système mondial de gestion (GSM) et garantir le respect des politiques, procédures, règles et règlements institutionnels sur toutes les questions et transactions administratives et financières dans le contexte d’un progiciel de gestion intégré (ERP).

Contexte organisationnel

Le ou la titulaire du poste travaille sur la base des instructions générales, de sa propre expérience et des cas précédents, en suivant les procédures et pratiques spécifiques au bureau de pays de l’OMS, tout comme les règles et règlements de l’Organisation, afin d’assurer un flux de travail harmonieux dans le secteur d’activité qui lui est confié. Il ou elle est encouragée(e) à demander conseil pour la gestion des problèmes qui sortent de l’ordinaire. Le ou la titulaire du poste contrôle l’exactitude et l’opportunité de l’essentiel des travaux.

Résumé des tâches assignées

Sous la direction et la supervision du responsable des opérations, le ou la titulaire du poste exécutera les tâches décrites ci-après.

  1. Il ou elle assure la maintenance du système d’enregistrement du courrier et des archives en œuvrant essentiellement pour obtenir des résultats tels que :

La configuration et le maintien en place du système d’archivage spécifique au bureau de pays conformément au système d’archivage de l’OMS ;

L’ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon la nécessité et l’élimination des anciens dossiers en application du plan de conservation établi ;

La tenue à jour des archives, en veillant à ce que les fichiers soient bien stockés et accessibles ; et la conservation sécurisée des documents ;

La mise à disposition de photocopies de documents contenus dans les dossiers confidentiels du service du courrier et des archives, à la demande de membres du personnel ; la fourniture d’une assistance en vue de la collecte des documents de référence et d’information à partir des dossiers disponibles ;

La mise en place et la maintenance d’un système d’enregistrement des mouvements de fichiers au sein du bureau ; la tenue à jour des dossiers destinés à la circulation et à la lecture au sein du bureau ;

La préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du service du courrier et des archives ;

La participation à la création et à l’entretien d’un système électronique d’enregistrement du courrier ou d’archivage en étroite collaboration avec le personnel du service d’assistance informatique.

2. Le ou la titulaire du poste assure une gestion efficace du courrier en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

La réception, l’enregistrement, l’encodage et la transmission des télécopies, des lettres et des autres courriers entrants au service, à l’unité ou au fonctionnaire approprié ;

L'enregistrement et l’envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et le suivi des expéditions ; la préparation des formulaires de récapitulation des pièces jointes et des documents nécessaires et la tenue à jour le dossier des colis reçus par valise diplomatique pour s’assurer que tous les colis sont comptabilisés.

3. Le ou la titulaire du poste s’acquitte de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur hierarchique

3.Profil de recrutement

Compétences génériques

*1. Se connaître et se gérer.

*2. Produire des résultats.

*3. Favoriser l’intégration et le travail d’équipe.

4. Avancer dans un environnement en pleine évolution.

Connaissances et compétences fonctionnelles

Le ou la titulaire du poste maintient et tient à jour ses compétences en informatique par des cours internes, par la formation en cours d’emploi ou par l’autoformation. Il ou elle doit suivre de près l’évolution des procédures et pratiques, règles et règlements, et les changements apportés à la structure organisationnelle au sein du département, du groupe organique et de l’OMS, afin de pouvoir présenter cette structure à ses collègues et d’expliquer les procédures.

Éducation (Qualifications)

Essentielle : un diplôme de fin d’études secondaires ou une formation technique ou commerciale équivalente.

Souhaitable : une formation postsecondaire dans les domaines de l’enregistrement et du classement des dossiers, de la documentation ou d’autres formations analogues.

Expérience

Essentielle : deux à quatre années d’expérience pertinente et la capacité à travailler avec un ordinateur.

Souhaitable : une expérience de travail dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation multilatérale ou internationale à but non lucratif œuvrant pour le développement sanitaire, ou une expérience de travail dans toute autre institution du système des Nations Unies est un atout. Une expérience de l’utilisation d’Oracle ou d’un autre progiciel de gestion intégré est un avantage.

Autres éléments à considérer

Le travail nécessite l’utilisation de logiciels de traitement de texte ou autres, et de matériel de bureau standard. Une formation formelle ou une autoformation à l’utilisation des logiciels de bureautique courants. Une formation à l’utilisation d’Oracle ou d’autres progiciels de gestion intégrés est un avantage. Le travail requiert l’utilisation d’Oracle ou du Système mondial de gestion (GSM) pour les questions administratives.

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: who.int