Assistant (Registry)

Contract

This is a G-4 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 4 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,589 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Des unites d'appui administratif aux pays (CSU) ont ete creees dans la structure organisationnelle pour aider les directeurs de service et les membres du personnel a assumer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du Systeme mondial de gestion (GSM) et garantir le respect des politiques, procedures, regles et reglements institutionnels sur toutes les questions et transactions administratives et financieres dans le contexte d'un progiciel de gestion integre (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la direction et la supervision du responsable des operations, le ou la titulaire du poste executera les taches decrites ci-apres.1) Il/elle assure la maintenance du systeme d'enregistrement du courrier et des archives en œuvrant essentiellement pour obtenir des resultats tels que:la configuration et le maintien en place du systeme d'archivage specifique au bureau de pays conformement au systeme d'archivage de l'OMS;l'ouverture de nouveaux dossiers thematiques selon la necessite et l'elimination des anciens dossiers en application du plan de conservation etabli;la tenue a jour des archives, en veillant a ce que les fichiers soient bien stockes et accessibles; et la conservation securisee des documents;la mise a disposition de photocopies de documents contenus dans les dossiers confidentiels du service du courrier et des archives, a la demande de membres du personnel; la fourniture d'une assistance en vue de la collecte des documents de reference et d'information a partir des dossiers disponibles;la mise en place et la maintenance d'un systeme d'enregistrement des mouvements de fichiers au sein du bureau; la tenue a jour des dossiers destines a la circulation et a la lecture au sein du bureau;la preparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activites du service du courrier et des archives;la participation a la creation et a l'entretien d'un systeme electronique d'enregistrement du courrier ou d'archivage en etroite collaboration avec le personnel du service d'assistance informatique.2) Le /la titulaire du poste assure une gestion efficace du courrier en mettant l'accent sur les resultats ci-apres:la reception, l'enregistrement, l'encodage et la transmission des telecopies, des lettres et des autres courriers entrants au service, a l'unite ou au fonctionnaire approprie;l'enregistrement et l'envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et le suivi des expeditions; la preparation des formulaires de recapitulation des pieces jointes et des documents necessaires et la tenue a jour le dossier des colis recus par valise diplomatique pour s'assurer que tousles colis sont comptabilises.3) Le/la titulaire du poste s'acquitte de toute autre tache qui pourrait lui etre confiee par son superieur hierarchique.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome de fin d'etudes secondaires ou une formation technique ou commerciale equivalente Desirable: Formation post-secondaire dans les domaines de l'enregistrement et du classement des dossiers, de la documentation ou d'autres formations analogues.

Experience

Essential: Deux a quatre annees d'experience pertinente et la capacite a travailler avec un ordinateur. Desirable: Une experience de travail dans une institution du systeme des Nations Unies ou dans une organisation multilaterale ou internationale a but non lucratif œuvrant pour le developpement sanitaire, ou une experience de travail dans toute autre institution du systeme des Nations Unies est un atout. Une experience de l'utilisation d'Oracle ou d'un autre progiciel de gestion integre est un avantage.

Skills

Capacite a fournir des services fiables en matiere d'enregistrement du courrier et de tenue des archives,a adopter une approche axee sur l'usager et a faire montre de tact ;Capacite a travailler avec des personnes de nationalites et de cultures differentes.Le/la titulaire du poste maintient et tient a jour ses competences en informatique par des cours internes, par la formation en cours d'emploi ou par l'autoformation. Il ou elle doit suivre de pres l'evolution des procedures et pratiques, regles et reglements, et les changements apportes a la structure organisationnelle au sein du departement, du groupe organique et de l'OMS, afin de pouvoir presenter cette structure a ses collegues et d'expliquer les procedures.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Moving forward in a changing environment Knowing and managing yourself

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at USD 19,064 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• Staff members in other duty stations are encouraged to apply.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.