Assistant Procurement

Volunteering Admin Logistics & Procurement

Overview

Support procurement activities and collaborate effectively with procurement unit.

You have:

• Excellentes compétences relationnelles et aptitude à collaborer efficacement.
• Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve d’initiative.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Maîtrise des outils informatiques courants, notamment Microsoft Office.
• Bonne connaissance des procédures d'achats.
• Une première expérience professionnelle dans le domaine des achats est souhaitée.
• Capacité à préparer des analyses comparatives d'offres.
• Participation à la préparation des soumissions au Comité des contrats.
• Aptitude à travailler avec précision et à respecter les délais.

Contract

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Dans le cadre de la mise en œuvre de son programme, la direction du PNUD en RDC a estimé que le renforcement de la fonction Procurement est une mesure immédiate pour stimuler l'exécution dudit programme, combler l'écart et faire du PNUD un partenaire de confiance vis-à-vis des agences sœurs des Nations Unies pour assurer un meilleur rapport qualité-prix et des services orientés vers le client.

La fonction Procurement du PNUD dessert un portefeuille de clients divers et importants, entre autres les projets dans le cadre d’appui DIM et NIM, les agences des Nations Unies, de l'UNDSS, du Bureau du Coordonnateur résident (RCO), du Dispensaire des Nations Unies, de la Maison des Nations Unies. Les services Procurement sont également divers et complexes, tels que l'achat de matériaux, d'équipements, de biens et de services, ainsi que la construction et les travaux de génie civil.

Sous la direction du Représentant Résident Adjoint des Opérations et sous la supervision directe du Chef d'unité/Spécialiste des achats, l’Assistant Procurement fournit des services d’appui aux activités de l’unité. Selon les besoins, il/elle pourrait travailler avec les autres membres de l’unité Procurement, ainsi qu'avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau pays et du siège du PNUD afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.

NB: cette affectation est exclusivement ouverte aux personnes avec statut de réfugiés en RDC

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués et sous la supervision directe du Chef d'unité/Spécialiste des achats, l’Assistant Procurement s'acquitte des fonctions suivantes :

Appuyer dans la mise en œuvre des stratégies opérationnelles axées sur l'atteinte des résultats suivants :

Conformité totale des activités d'achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU et du PNUD. Fournir des contributions aux processus opérationnels des Achats et procédures opérationnelles standard internes dans les achats en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

Appuyer dans la conduite des processus d'achat pour les projets du bureau pays, NIM/DIM et d'autres organismes des Nations Unies en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants : Appui dans la préparation des plans d'approvisionnement pour le bureau et les projets et suivi de leur mise en œuvre. Appui dans l’organisation des processus d'approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres (RFP, RFQ et ITB), la réception des offres/propositions, leur évaluation ; la négociation dans le plein respect des règles du PNUD. Appui dans la préparation des bons de commande et des contrats et la création de fournisseurs. Appui dans la préparation des soumissions au Comité des contrats CAP, RACP et ACP. Fournir un soutien administratif au CAP au besoin. Appui dans la mise en place du système de contrôle interne qui permet d'assurer la préparation et l'expédition des bons de commande. Appui dans la présentation des rapports sur les achats. Appui à l'élaboration de LTA pour l'OMT et le bureau. Appui dans la mise en œuvre de processus d'achat conjoints pour les agences des Nations Unies conformément à la réforme du système des Nations Unies pour le développement.

Appuyer dans la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement axée sur l'obtention des résultats suivants : Participation à l’élaboration et mise en œuvre de stratégies de sélection et d'évaluation des fournisseurs. Participation à la réalisation d'études de marché pour les biens et services courants. Participation à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies d'économie et de réduction des coûts.

Appuyer dans la facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances au sein du bureau pays, en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants :

Participation dans l’animation de formations pour le personnel des opérations/projets sur les Achats. Appui dans la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d'approvisionnement. Contributions solides aux réseaux de connaissances Procurement

Faire preuve de rigueur, de précision et de professionnalisme dans la préparation, la vérification et la gestion des documents administratifs et d’achats. Excellentes compétences relationnelles et aptitude à collaborer efficacement avec un large éventail d’interlocuteurs dans un environnement multiculturel. Capacité à travailler de manière autonome, à faire preuve d’initiative et à produire des résultats de qualité avec une supervision limitée. Aptitude à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais stricts. Capacité d’adaptation et de résilience dans un environnement opérationnel exigeant et en constante évolution. Capacité à travailler efficacement au sein d’équipes composées de personnel national et international, dans le respect de la diversité culturelle. Sens élevé de l’organisation, de l’éthique, de la confidentialité et du service à la clientèle. Intérêt marqué pour les activités d’achats et d’approvisionnement, ainsi qu’une volonté d’apprendre et de développer ses compétences dans ce domaine.

Une première expérience professionnelle dans le domaine des achats, de l’approvisionnement (procurement), de la logistique ou de l’administration est souhaitée. Une expérience dans la gestion des processus d’acquisition de biens et services au sein d’organisations nationales ou internationales constitue un atout. Bonne connaissance des procédures d’achats, de la gestion des fournisseurs, de la préparation des demandes de cotation (RFQ), des bons de commande et du suivi des contrats. Maîtrise des outils informatiques courants, notamment Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint). Expérience de l’utilisation de systèmes de gestion intégrés (ERP) et de plateformes électroniques d’achats ou d’approvisionnement. Capacité à gérer des données, à préparer des analyses comparatives d’offres et à assurer un suivi rigoureux des dossiers d’acquisition. Aptitude à travailler avec précision, à respecter les délais et à gérer plusieurs dossiers simultanément. Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et relationnelles, avec un sens élevé de l’éthique et de la confidentialité.

NB: Les candidats sont encouragés à indiquer, dans leur lettre de motivation, leur statut de réfugié, le cas échéant, sur une base volontaire et confidentielle.

Kinshasa, capitale de la République Démocratique du Congo, est une ville dynamique et multiculturelle offrant un environnement de travail enrichissant ainsi que de nombreuses opportunités d’apprentissage et de développement professionnel. La ville dispose d’infrastructures de base, de services bancaires, de télécommunications, de structures de santé, ainsi que d’une offre variée de logements, de commerces et de loisirs.

Toutefois, la vie à Kinshasa peut présenter certains défis liés notamment à la circulation routière, aux variations de l’approvisionnement en eau et en électricité, ainsi qu’aux conditions climatiques. Une bonne capacité d’adaptation, une sensibilité aux réalités culturelles locales et une attitude flexible sont importantes pour une intégration réussie.

Les candidats doivent être disposés à évoluer dans un environnement en constante évolution, à faire preuve d’autonomie et à s’adapter à des conditions de travail parfois exigeantes, tout en respectant les règles de sécurité et les procédures des Nations Unies.

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Added 12 hours ago - Updated 2 hours ago - Source: unv.org