Assistant Point Focal Finances & Actifs

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Sous la direction et la supervision du spécialiste des finances, l'assistant aux actifs est responsable de la surveillance de tous les actifs des subventions dans le cadre d'un accord de garde temporaire avec les partenaires. Il/elle veille à ce que les registres des actifs soient bien tenus et que les partenaires soumettent en temps opportun des rapports sur tous les actifs conformément aux exi-gences des politiques du PNUD, y compris la politique relative aux actifs et les accords SR. Le poste favorise une approche orientée client, conforme aux règles et réglementations du PNUD et du Fonds Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies (Rôles et responsabilités des organizations d'accueil).

Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à :

• Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orienta-tion vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les de-mandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte ; • Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; • L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; • L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; • La gestion de ses congés ; • Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; • Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement effec-tif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies.

Sous la supervision directe du Spécialiste Finance le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

1. S’assurer que toutes les immobilisations sont incluses dans l'inventaire des immobilisations RP et SR. Le cas échéant, assurer la mise à jour des rapports d'inventaire précédents, c'est-à-dire : rapport Deloitte, enquêter sur tout écart avec les inventaires récents.

2. S'assurer que tous les types d'immobilisations sont pris en compte en ce qui concerne l'entretien, l'assurance, l'utilisation et pas seulement les véhicules... c'est-à-dire la maintenance informatique tout en suivant spécialement la flotte des véhicules ainsi que leur maintenance

3. S’assurer de la mise à jour trimestrielle du registre des immobilisations dans Tompro au niveau des SRs et de la constitution des copies dures des documents support.

4. Assurer le respect des règles du PNUD et des directives du GF sur la gestion des immobilisations.

5. Renforcement des capacités de tous les SR et SSR en matière de gestion des immobilisations.

6. Superviser la bonne tenue du registre des immobilisations en enregistrant les informations relatives aux immobilisations et en veillant à l’exactitude et à l’intégrité de ces informations

7. Assurer le suivi précis des immobilisations existantes, mettre en œuvre et suivre le processus périodique d’inventaire semestriel et annuel physique.

8. Examiner, documenter et améliorer les directives et instructions existantes pour les processus liés aux immobilisations

9. Veiller à ce que le transfert de nouveaux actifs du RP aux SRs soit correctement documentés et que de détails soient fournis aux SR pour mettre à jour leur registre d’actifs.

10. S’assurer de l’exactitude et de l’intégrité de l’information contenue dans le registre des immobilisations en surveillant le système de contrôles établi et en mettant en place un formulaire (dument approuvé par les personnes habilités) pour l’enregistrement des immobilisations ;

11. Produire trimestriellement un rapport détaillé des actifs de chaque SR, tout en faisant ressortir les nouveaux actifs mis à disposition au cours de la période avec leur cout d’acquisition, les transferts vers d’autres emplacements/dépositaires ainsi que les actifs perdus, volés ou endommagés. Ce rapport devra montrer si une maintenance a été effectuée et toutes les vérifications des biens matériels effectuées par les SR au cours de la période de présentation des rapports.

12. Imprimer le rapport hebdomadaire du suivi des véhicules (vehicle cracking) et le partager avec le superviseur et la direction

13. En cas de perte d’actifs due à un vol ou à des dommages, veiller à ce que les cas soient correctement signalés, documentés et examinés conformément aux directives du PNUD aux fins de l’aliénation des biens et/ou des mesures de recouvrement financier.
    

14. Toute autre tâche connexe pouvant être requise ou assignée par le superviseur.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Compétences et valeurs : • Travailler en équipe dans un environnement multiculturel • Avoir le contact facile et des compétences en relations publique

• finance et comptabilité.

Langue(s) : La maîtrise du français parlé et écrit est requise; Une connaissance pratique de l'an-glais est un avantage ;

Capacité informatique : • Enseignement secondaire, de préférence avec une certification spécialisée en comptabili-té et finance. • Diplôme universitaire en commerce ou en administration publique souhaitable, mais ce n'est pas une exigence. • Au moins 5 ans d'expérience professionnelle au niveau national et/ou international sont requis. Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance des progiciels de feuilles de calcul et de bases de données, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web. • Excellentes compétences orales et écrites ; excellentes compétences en matière de ré-daction, de formulation et de reporting ; • Précision et professionnalisme dans la production et l'édition de documents.

Le Burundi est un pays à cheval sur l'Afrique centrale et l'Afrique de l'Est. Il est entouré par la République-Unie de Tanzanie à l'est et au sud, la République démocratique du Congo à l'ouest et le Rwanda au nord. Il est enclavé mais possède une large rive sur le lac Tanga-nyika. Depuis le 4 février 2019, Gitega a été désignée comme capitale politique, tandis que Bujumbura est devenue la capitale économique. Avec une population d'environ 12 millions d'habitants répartis sur une superficie de 27 834 km², le Burundi est l'un des pays les plus densément peuplés d'Afrique. L'économie du Burundi est essentiellement une économie rurale basée sur l'agriculture et l'élevage. Le secteur agricole emploie 90% de la population et représente donc le principal employeur de l'économie burundaise. Le contexte économique et social difficile du Burundi a un impact direct sur les conditions de vie. Selon les résultats du recensement de la population et de l'habitat de 2008, 63% de la population n'avait aucun niveau d'éducation. Cette population a de plus en plus de mal à vivre de la terre, qui est fortement morcelée. Sur le plan économique, le revenu par habitant a fortement diminué, passant de 210 dollars en 1992 à 135 dollars en 2008. Le taux de pauvreté est très élevé, 67% en 2010. Le Bu-rundi a été classé parmi les 10 pays les plus pauvres du monde en 2012 (178e sur 186 pays classés). Ce niveau élevé de pauvreté, combiné à une croissance démographique ra-pide, constitue un frein à la croissance économique. De plus, l'accès aux services sociaux de base reste difficile pour les victimes du conflit : rapatriés, déplacés, veuves, orphelins, etc. En termes de sécurité, le Burundi est classé par l'UNDSS comme un lieu d'affectation fami-lial. Cependant, la prudence est toujours de mise dans la capitale Bujumbura et à l'intérieur du pays. Bien que le pays soit sur la voie de la paix et de la réconciliation depuis 2000, consolidée par la signature des accords de paix et de réconciliation d'Arusha, les élections de 2015 ont replongé le pays dans un environnement d'insécurité. Néanmoins, selon les recommandations de l'UNDSS, les volontaires peuvent travailler dans tout le pays, en ob-servant les mesures de sécurité recommandées par l'UNDSS. L'UNDSS recommande des normes de sécurité auxquelles tout le personnel de l'ONU, y compris les Volontaires des Nations Unies, doit adhérer. A Bujumbura et dans les provinces, il y a des hôpitaux et des pharmacies, des hôtels, des magasins, des restaurants, des gymnases et des centres de divertissement.