Assistant Logistics, Travel & Protocole

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 528 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unites d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l'organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment: fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM; garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements de l'OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres, dans le contexte d'un systeme de planification des ressources institutionnelles (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision de l'Administrateur charge des Operations, l'Assistant Logistique, Voyages et Protocole fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l'execution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants:Logistique. Le/latitulaire du poste:Assiste les membres du personnel international en ce qui concernel'importation, l'acquisition et l'enregistrement de leurs vehicules et effetspersonnels;Suit les demandes de biens et services: recus, paiements et besoinsen matiere de stock;Examine regulierement les fournitures du bureau de pays et soumet a l'Administrateur charge des Operations les besoins en matiere de renouvellementdu stock;Coordonne et suit les besoins des bureaux, en liaison avec les unitesconcernees ;Assure le suivi du processus d'inspection annuelle etdes polices d'assurance de tous les vehicules du bureauGestion des voyages et des reunions. Le/la titulaire du poste:Enregistre et gere les plans de reunions dans le GSM; Enregistre et gere les demandes de voyage au titre de reunions et de missions officielles;Assure la conformite a la politique en matiere de voyages; Preparer les itineraires et leur tarification en etroite collaboration avec l'agence de voyage;Prend toutes les dispositions administratives relatives aux eeunions et aux missions officielles du bureau de pays et gere les plans de voyage; Assurer le re-routing eventuel des billets en cas de necessite et effectue le calcul des differentiels dus;Assurer le traitement, la verification et le calcul des factures recues avant paiement;Servir d'agent de liaison entre le bureau de l'OMS et les differentes agences de voyages et effectuer les negociations de toutes facilites;Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulees au cours des missions; Gerer les reservations d'hotel/hebergement lors des reunions;Assure le suivi des remboursements de billets partiellement ou non partiellement utilises;Aidea la production de rapports, de statistiques et/ou de materiels d'information, en cas de besoin;Suivi et controle des ristournes dues;Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d'absence d'un membre de l'equipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.Protocole. Le/la titulaire du poste:Assurer le depot, leretrait et le suivi des demandes de visa pour les missions officielles acheminees vers les Ambassades et Missions diplomatiquesAssurer les formalitesd'accueila l'aeroport des voyageurs officiels en mission;Maintenir une base de donnees de contacts des Ambassades dans le pays Aider au traitement des demandes de laissez-passerAssister le personnel internationalement recrute et les personnesa leur charge pour les demandes de permis/visa de residence, de cartes d'identite et d'autres documents aupres des services de l'immigration conformement aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national;S'occuper des aspects protocolaires de la WR, du Directeur Regional et du Directeur General en etroite collaboration avec leur cabinet et en collaboration avec le protocole d'etat

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome Fin d'etudes secondaires (Baccalaureat) ou formation technique equivalente suivie d'une formation sur un champ technique applique a la Logistique, Voyages/billetterie Desirable: Une licence professionnelle ou BTS dans les domaines de Logistique, Agence de voyage, Tourisme ou IATA serait un atoutCompetences averees en matiere de redaction et d'edition

Experience

Essential: Au minimum huit (08) ans d'experience pratique et pertinente dans le domaine de la gestion des Voyages,de la logistique avec une bonne connaissance des regles,reglements, procedures et pratiques qui s'appliquent aux tachesa accomplir. Desirable: Une experience de travail significative dans un domaine similaire au sein du systeme des Nations Unies ou des partenaires multiples, ONG serait un atout.

Skills

Le poste requiert des connaissances actualisees de tous les changements survenus dans les modes operatoires normalises. Le/la titulaire doit egalement etre dote de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l'Organisation, acquises par l'autoformation ou sur le tas, y compris en ce quiconcerne le Systeme mondial de gestion (GSM). La connaissance des regles,reglements et pratiques de l'OMS serait un atout.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Ensuring the effective use of resources Producing results

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at MGA 25,610,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.