Assistant Finances/Covid-19 @ G6

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,840 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Termes de Référence pour le recrutement de D’un (01) Assistants Finances en appui à l’Unité des Finances de l’OMS pour la collecte, la vérification et le classement des pièces comptables relatives au COVID-19

Titre : Assistants Finances Grade : G6 du barème du système des Nations Unies Unité : Administration/WCO BFA Type de contrat : Accord d’exécution de Service Spéciaux (SSA) Lieu d’affectation : Ouagadougou Durée : 3 mois (Octobre à décembre 2020) Nombre de postes : 02

I. Contexte L’épidémie de coronavirus déclarée par l’OMS comme une pandémie au niveau mondial n’a pas épargné le Burkina Faso dont les premiers cas ont été notifiés le 12 mars 2020 dans la région du centre. Pour faire face à cette épidémie de COVID19, le Ministère de la santé, avec l’appui de l’OMS, a entrepris de nombreuses actions pour assurer une mise en œuvre efficace et urgente des activités de riposte afin de stopper rapidement la circulation du virus. La méthode appropriée pour garantir une disponibilité urgente et immédiate des ressources pour la mise en œuvre rapide des activités en situation d’urgence est l’implémentation directe (DI). Ce qui signifie que les activités sont directement mises en œuvre par l’OMS au nom du Ministère de la santé. Au 31 août 2020, une multitude d’activités relatives au COVID-19 pour un montant total de$1,395,315 FCFA soit 780 000 000 F CFA ont été directement mises en œuvre par l’OMS. Tous ces décaissements ont été enregistrés dans la plateforme eImprest à travers un bon de Commande (PO) établis et approuvés dans le système et soutenus par une documentation appropriée, complète et satisfaisante (mémos approuvés de WR, les factures originales, les états de prises en charge, la liste des participants dûment remplis lorsqu’il s’agit des ateliers, formation, etc.) Tous ces documents comptables doivent être vérifiés, scannés et soumis dans le système mondial de gestion et les copies dures efficacement classées et conservées pendant 10 ans pour des besoins éventuels d’audit selon les procédures financières de l’OMS. Compte tenu du nombre important des pièces justificatives des activités mises en œuvre par le bureau à travers le mécanisme des DI, la nécessité de faire appel aux services de deux Assistants Finances s’impose.

II. Objectif général L’objectif général consiste à apporter un appui à l’Assistant finances dans la collecte, l’organisation, la vérification et le classement des pièces justificatives de toutes les activités COVID19 depuis mars 2020.

Description des tâches Les Assistants Financiers travailleront sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe et les orientations de l’Administrateur chargé des opérations du bureau et en étroite collaboration avec l’Assistant chargé des finances. Les titulaires du poste s’acquitteront des tâches suivantes : - Collecter toutes les pièces justificatives de la riposte COVID 19 à travers les informations extraites du système (tableau EXCEL de tous les enregistrements) ; - Procéder à une vérification pièce par pièce en se référant au budget des activités ; - Procéder à des calculs en ce qui concerne les états de Prise En Charge (PEC) des ateliers ; - Faire des amendements le cas échéant en vue d’éventuelles corrections ; - Présenter un rapport hebdomadaire de situation après vérifications des pièces en y faisant des recommandations ; - S’assurer que toutes les pièces justificatives (Requête approuvées, requête de déblocage, budgets signés, liste des participants, états de prise en charge) sont attachées au voucher correspondant. - Le cas échéant réclamer les pièces manquantes auprès des assistants COVID19 ; - Aider les consultants COVID19 à renseigner le tableau mensuel de justification des dépenses et procéder à la vérification des pièces justificatives y relatives avant leur classement dans le voucher approprié - Procéder à la vérification et au classement des pièces justificatives du carburant acheté dans le cadre des activités de la COVID 19 ; - Faire l’état des lieux des consommations ONATEL, SONABEL de 2020 sur la base des informations extraites du système et préparer un rapport de situation ; - Rechercher à travers les informations existantes, les références bancaires des fournisseurs de l’OMS et rentrer en contact avec le fournisseur pour des compléments d’information. - Exécuter toute autre tâche qui lui sera confiée. III. Méthodologie Le travail consistera en une évaluation rapide des pièces justificatives disponibles au bureau pays et celles à collecter et ou à réclamer auprès des bénéficiaires. IV. Résultats attendus L’ensemble des pièces justificatives (activités, carburant relatives au COVID) sont vérifiées, corrigées, scannées et classées dans les chronos. Un rendement de qualité et les rapports hebdomadaires sont produits en temps voulu et soumis pour appréciation ; la production de résultats permettant d’atteindre les objectifs de l’unité

Profil pour le recrutement Education (Qualifications) Essentielle : Cycle secondaire complet ou formation technique équivalente avec une spécialité en comptabilité, finances ou gestion budgétaire. Souhaitable : Diplôme d’études supérieures/universitaires en comptabilité, finances ou budget serait un avantage. Expérience Essentielle : minimum 08 ans d’expériences avec 3 à 5 années de pratique pertinente en comptabilité, finances et/ou budget. Souhaitable : Une expérience de travail à des postes d’appui financier et administratif au sein d’une Agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou multinationale serait un avantage. Compétences a) Compétences essentielles :  Communiquer de manière crédible et efficace,  Produire des résultats,  Favoriser l’intégration et le travail en équipe,  Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles  Assurer la gestion/utilisation efficace des ressources b) Compétences fonctionnelles  Aptitude particulière pour les finances et la comptabilité ;  Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre/consolider les apports de plusieurs sources ;  Capacité à travailler sous pression pour respecter les délais définis   Capacité à concevoir, travailler et exécuter des tâches avec peu de supervision ;  Capacité à élaborer / produire des rapports analytiques financiers, en utilisant des logiciels appropriés ;  Aptitude à interpréter les règles et règlements financiers ;  Habilité à créer et maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalité et de culture différentes ;  Excellentes compétences interpersonnelles, discrétion, tact et diplomatie.  Autres qualifications IT • Excellence connaissance de l’outil informatique (Microsoft office). Très bonne connaissance de EXCEL. Expérience dans l’utilisation du Système Mondial de Gestion (WHO GSM /ERP System) serait un atout. Langues  Excellente connaissance du français.  Une connaissance pratique de l'anglais serait un atout.