Assistant Finances

Job Description

Responsabilités Principales

- Revue de la documentation financière et vérification - Effectuer les paiements par cash et par chèque au bureau de Niamey - Mettre a jour du journal cash et banque sur une base journalière - Veiller que tous les dossiers saisis dans le mois sont archives à l’emplacement indique - Assurer l’approvisionnement régulier de la caisse de Niamey après vérification du solde minimum - Assister le Finance Officer et le Finance Manager dans la coordination des transferts des fonds aux diffèrent sites. - Préparer les réconciliations de caisse et banque et informer le Finance officier ou le Finance Manager de tout écart éventuel et proposer des ajustements - Préparer les demandes de paiements et les réquisitions du département des finances - Joindre tous les justificatifs des dossiers payés - Veiller au bon classement des pièces comptables. - Assurer que tous les dossiers déjà payés et archivés sont cachetés « payé » et « saisi » - Assurer de joindre les preuves de paiements aux dossiers payés par virement bancaire

Rapports

- Soumettre le journal banque et caisse au plus tard le 03 de chaque mois - Contrôler les avances et s'assurer de leur fermeture à la fin de chaque mois. - Préparer les rapports de reversements des retenues avant le 10 du mois. - Signaler immédiatement toutes les activités soupçonnées de malversations financières par un membre de personnel ou un fournisseur

Autres tâches et responsabilités

- Envoie de mail aux expats pour leur demander d’avance salaire – chaque fin de mois ; - Préparation de leur demande et paiement chaque premier du mois suivant ; - S’assurer du bon archivage chronologique des courriers ; - Revoir les allocations budgétaires pour mieux attribuer les codes analytiques ; - Former les staffs du programme sur les bonnes pratiques et procédures finance ; - Accepter d’être formé afin d’améliorer sa technique et compétence professionnelle ; - Suivre et mettre en pratique toute nouvelle procédure ou politique introduite par le Directeur Pays et le Directeur des Finances ; - Etablir les rapports mensuels et trimestriels pour vérification par le Senior Finance Officer ; - Remplacer le Finance Officer en cas d’absence .

Qualifications

- Diplôme niveau BAC + 1 en comptabilité, finance ou audit - Une bonne communication, bonnes relations interpersonnelles, capacité à communiquer efficacement. - Capacité à apprendre rapidement, une forte auto-formation de préparation. - Expérience avec les ordinateurs, les logiciels de comptabilité (SUN serait un atout), et familiarité avec les programmes Microsoft Office - Auto-motivé et capable de travailler avec une supervision régulière - Capacité à bien travailler dans une équipe multidisciplinaire. - Capacité à maintenir la confidentialité. - La gestion du temps et des compétences - Proactif dans la résolution de problèmes - Capacité de travailler sous pression et à respecter les délais - Au moins 1 an d'expérience professionnelle avec une ONG internationale en gestion financière.