Assistant(e) principal(e) des achats, Poste réservé uniquement aux ressortissant.e.s de la RDC(Roster)

Mid Senior Logistics & Procurement

Overview

Support procurement processes and stakeholders efficiently.

You have:

• Un diplôme d'études secondaires est exigé.
• Un diplôme universitaire en science économiques ou de gestion ou dans des disciplines équivalentes est souhaitable.
• Cinq ans d'expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés.
• Expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement est un atout.
• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.
• La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (Google Suite) est requise.
• Maîtrise parfaite du Français est exigée.
• Connaissance basique de l’anglais est un atout.

Contract

This is a LICA-5 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about LICA-5 contracts.

Background Information - Job-specific

l’Assistant(e) principal(e) des achats à la section approvisionnement du Bureau Multi-Pays travaillera directement sous la supervision de l’Associé(e) des achats et en étroite collaboration avec l'Équipe de l'approvisionnement pour appuyer le Bureau à atteindre le niveau de performance souhaité.

La République démocratique du Congo

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMC) de l'UNOPS couvre onze pays: Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du le Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour; il dispose d'un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.

Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement national stratégique, y compris le développement d'infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l'environnement, de la revitalisation des programmes / projets, entre autres.

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Associé(e) des achats, l’Assistant(e) principal(e) des achats aura à exercer les tâches suivantes :

Services administratifs d'appui à l'approvisionnement

• Fournir une variété de services de soutien transactionnel spécialisés et non spécialisés, assurant la cohérence et la qualité des étapes de travail réalisées, ainsi qu'une circulation optimale de l'information.
• Aider à la rédaction des documents d'appel d'offres, des rapports d'évaluation et des soumissions d'attribution de contrat, en assurant la cohérence du format et du contenu.
• Traiter les transactions d'achat dans le système ERP de l'UNOPS.
• Aider à la préparation des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs modifications.
• Traiter les factures pour les biens et services livrés en veillant à l'exactitude et à l'exhaustivité de la documentation et au paiement en temps opportun. Faire le suivi jusqu'à l'achèvement et informer les clients.
• Surveiller les dépenses par rapport aux allocations.
• Recevoir, examiner, consigner et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d'approvisionnement.
• Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences techniques et des connaissances en matière de formatage et de présentations.
• Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats.
• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats au nom du superviseur.
• Publier des annonces d'approvisionnement et des récompenses.
• Tenir à jour des rapports d'étape sur les activités d'approvisionnement et les travaux en cours.
• Établir des outils de gestion des contrats (paiements, durée, avenants etc.)

• Appuyer les superviseurs dans toutes autres tâches liées au services d’appui à l’approvisionnement et toute autre tâche attribuée par les superviseurs.

  Services Clients Relations Clients / Gestion des Parties Prenantes

• Travailler activement avec les clients pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus et transactions d'approvisionnement, afin de fournir des services corrects et opportuns.

• Fournir des services d'approvisionnement normalisés, des conseils et des informations au personnel de l'unité commerciale sur les processus et procédures de routine.

  Développement des connaissances et partage des connaissances

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes d'assurance qualité des achats ou de gestion des connaissances au nom du superviseur et informer le superviseur de l'état d'avancement.

• Soutenir administrativement l'organisation et la prestation d'initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement.

Accomplir toute autre tâche qui peut lui être confiée dans le cadre de ses fonctions.

Education/Experience/Language requirements

EDUCATION

• Un diplôme d'études secondaires est exigé.
• Un diplôme universitaire en science économiques ou de gestion (administration des affaires, administration publique, management, marketing, etc.) ou dans des disciplines équivalentes est souhaitable mais non requis.

EXPRIENCE - Cinq (5) ans d'expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales ou avec des entreprises privées est requis pour un candidat titulaire d'un diplôme d'études secondaires (BAC). - Expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement est un atout. - Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable. - La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (Google Suite) et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont un atout. - Une expérience dans l'utilisation des systèmes d'entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.

LANGUAGES

• Une maîtrise parfaite du Français est exigée
• Une connaissance basique de l’anglais est un atout

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Contrat de Prestaire Individuel Local Contract level: LICA 5 Contract duration: contrat à durée indéterminée dépendant d'une performance satisfaisante et de la disponibilité des fonds.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Informations supplémentaires

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

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Potential interview questions

Added 3 years ago - Updated 1 year ago - Source: jobs.unops.org