Assistant (e) Logistique - Goma AO

Le Programme Alimentaire Mondial recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires. La sélection du personnel est faite sur une base concurrentielle, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les genres.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Intitulé du Poste: Assistant (e) Logistique

Grade: G5

Type de contrat: Contrat à Durée Déterminée (Fixed-Term)

Durée d'emploi: Douze (12) mois avec possibilité de renouvellement

Unité/Division: Logistique/Chaîne d'Approvisionnement

Nombre de poste: 1

Lieu d’affectation: Goma, RD Congo

Date de clôture: 22/01/2022

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations unies est la plus grande organisation humanitaire fournissant chaque année une aide alimentaire à plus de 90 millions de bénéficiaires dans 80 pays. Avec plus de 5 000 camions, 50 navires et près de 100 avions en mouvement chaque jour, le PAM, en collaboration avec ses partenaires, exploite un réseau mondial pour fournir une aide alimentaire vitale dans les endroits les plus difficiles à atteindre.

L'année dernière, le comité Nobel norvégien a décidé de décerner le prix Nobel de la paix 2020 au Programme alimentaire mondial pour ses efforts de lutte contre la faim et sa contribution à l'amélioration des conditions de paix dans les zones touchées par des conflits.

CONTEXTE DU PAYS:

Aujourd'hui, la RD Congo (RDC) reste la deuxième plus grande crise alimentaire au monde. Les vagues successives de violence, les déplacements massifs de population et les mauvaises récoltes ont entraîné une crise humanitaire prolongée. Avec 27,3 millions de personnes confrontées à des niveaux de crise et d'urgence d'insécurité alimentaire, le PAM et ses partenaires ont considérablement élargi leurs opérations en 2020, atteignant un nombre record de 6,9 millions de personnes. En 2021, le PAM vise 8,7 millions de personnes.

La structure organisationnelle du PAM en RDC comprend 18 bureaux dans pratiquement toutes les régions du pays, répartis en 4 zones : Nord-Sud Kivu, Tanganyika-Katanga, Kasaï et Équateur. Le siège du bureau national se trouve à Kinshasa. Quelque 650 employés du PAM mettent en œuvre des programmes d'assistance alimentaire - en nature ou en espèces - et de résilience.

Les opérations du PAM en RDC contribuent aux efforts mondiaux pour atteindre les objectifs de développement durable 1 (Éliminer la pauvreté), 2 (Faim zéro), 3 (Bonne santé et bien-être), 4 (Éducation de qualité), 5 (Égalité des sexes) et 17 (Partenariats). (Pour votre référence Source : Democratic Republic of the Congo | World Food Programme)

CONTEXTE ADMINISTRATIF: Ce poste est à pourvoir au bureau de terrain (AO) de Goma, au sein du bureau pays du Programme Alimentaire Mondial (PAM) en République Démocratique du Congo (RDC) et le/la titulaire relève du ou de la Chargé(e) de la logistique ou du ou de la Responsable de l'unité, ou de son ou sa suppléant(e). À ce niveau, le/la titulaire de l’emploi concerné doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant de lui/d’elle qu'il/elle interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à sa disposition, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d'appui logistique. Il/Elle doit pouvoir recommander des lignes d’action à ses collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE: Mettre en œuvre des procédures et des activités normalisées d'appui logistique/d'approvisionnement de façon à pouvoir assurer efficacement la fourniture des biens et services, et ce pour toutes les modalités d'exécution.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Sous la supervision directe du/de la Chargé (e) de la Logistique, du ou de la Responsable de l’unité, ou de son ou sa suppléant (e), l’Assistant logistique aura pour tâches:

• Assurer la planification mensuelle des livraisons dans le système LESS.

• Préparer dans le système LESS les documents nécessaires à la sortie des vivres TPO ; STO ; SO ; OBD etc. conformément aux Food Release Note (FRN) reçus du programme.

• Préparer le plan de transport et préparer les transporteurs en vue de recevoir le plan de dispatch 3 jours avant tout chargement.

• Vérifier minutieusement toutes les différences entre le stock du système LESS et les rapports des stocks journaliers de façon à maintenir une cohérence dans les chiffres.

• Contacter les Magasiniers pour procéder immédiatement aux réconciliations et régularisations en cas de constat de différence afin que les informations soient harmonisées.

• S’assurer que les FRNs sont reçus au moins le 25 de chaque mois pour les chargements du mois suivant pour permettre une bonne planification de livraison dans le système.

• Veiller à la continuité des opérations en cas de défaillance système en utilisant les documents de backlogs appropriés ; maintenir un bon classement de ces documents en vue d’un recouvrement exhaustifs aussitôt le système disponible.

• Gestion des emplacements : évaluer la disponibilité de l'espace et préparer l'empilement / plans de stockage avant l’arrivée des produits et des vivres.

• Assurer d’une part la communication entre la logistique et les transporteurs de Goma et d’autre part entre la Logistique et le Programme, et s’assurer que la liaison est quotidiennement maintenue pour les opérations.

• Soutenir et gérer les aspects logistiques les activités d’alimentation scolaire et coordonner de manière continue avec l’unité Programme, recevoir les FRNs des cantines scolaires du Programme, s’assurer que les plans des livraisons sont préparés avec suffisamment d’anticipation, assurer le suivi des problèmes de qualité liés aux produits des cantines scolaires.

• Assurer le suivi logistique auprès des coopératives et des petits agriculteurs en ce qui concerne les produits alimentaires de résilience achetés pour le projet d’alimentation scolaire.

• Servir de point focal de la chaîne d’approvisionnement pour les questions de transfer de cash et coupon liées à la chaîne d’approvisionnement dans les activités de Goma AO.

• Faire un suivi auprès de l’Office Congolais de Contrôle (OCC) en ce qui concerne les échantillonnages et les analyses laboratoires pour les produits achetés localement à Goma.

• Assurer toutes autres tâches assignées par le superviseur direct.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES:

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

##### Gestion et Optimisation de la Chaîne d’Approvisionnement

Se montre capable de superviser les opérations liées à la chaîne d’approvisionnement et d'en rendre compte, de façon à permettre aux équipes d'évaluer de manière efficiente la performance et la pérennité des réseaux actuels.

##### Planification, gestion de projet et gestion des ressources

Soutient les efforts déployés par son équipe en matière de planification, de prévision et de gestion des ressources, en collectant des données issues de diverses sources.

##### Gestion des informations et établissement des rapports

Rassemble des informations et des données fiables en temps voulu pour permettre la prise de décisions en connaissance de cause sur l'établissement des rapports au sein de l'unité considérée et, par voie de conséquence, de l'ensemble de la communauté d'aide humanitaire.

##### Analyse des marchés, gestion des contrats et exécution opérationnelle

Aptitude à recueillir et à regrouper les informations permettant au PAM de prendre des décisions liées aux opérations en connaissance de cause.

##### Gestion des entrepôts et des stocks

Se montre capable d'appliquer les procédures d'entreposage et des orientations normatives pour gérer l'entrepôt du PAM, gérer les stocks efficacement à l'aide des systèmes internes et limiter les pertes.

##### Assistance technique et coordination

Fait la preuve qu'il ou elle est conscient(e) de l'importance de l'assistance technique et de la coordination avec les parties prenantes clés et qu'il ou elle peut mener des activités logistiques, en respectant les mandats de chacun et les priorités définies dans les programmes.

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE:

• Expérience des systèmes internes utilisés pour assurer le suivi des expéditions en cours, des approvisionnements, des demandes d'indemnisation et des stocks alimentaires.
• Expérience de l'analyse des données (sur les marchandises, les fonds, etc.) et de l'établissement de rapports.
• Expérience de l'évaluation des résultats obtenus par les prestataires de services au regard des indicateurs de performance clés définis.
• Expérience de l'aide à l'établissement des documents contractuels.
• Expérience de la fourniture d'une assistance technique à l'utilisation des systèmes internes.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS:

Formation: Achèvement des études secondaires. Certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré.

Connaissances linguistiques: Maîtrise du Français (parlée et écrite). La connaissance de l’Anglais serait un atout

Le PAM est résolu à promouvoir un environnement de travail inclusif, dans lequel la diversité prend toute sa valeur et où aucune forme de discrimination n’est tolérée.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination sur la base du statut sérologique au VIH Sida. Aucun engagement, sous quelque forme que ce soit, ne sera proposé aux membres du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) des Nations unies, de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité financier de la FAO, du commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires du système des Nations unies ayant des responsabilités de contrôle sur le PAM, tant pendant leur mandat que dans les trois ans suivant la cessation de ce mandat.