Assistant.e Logistique

Contract

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Titre de la position Assistant.e Logistique Supervisée par Chef d'équipe services Supports Tillabéri Répondant à Chef de Base Duty station Tillabéri Area of Operation Niger Période considérée 12 Mois (renouvelable) Type de contrat Contrat de droit Nigérien Salary & Benefits Non Management I 2 - Conditions du NigerVeuillez noter que ce poste est sous contrat national, de droit nigérien, et que seules les personnes ressortissantes du Niger sont invités à y postuler

1. Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC est présent en Afrique de l'Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014. Tout d'abord, DRC au Niger a mis en œuvre un programme transfrontalier visant à améliorer la gestion globale de la sécurité aux frontières dans la région du Liptako-Gourma (région transfrontalière comprenant le Mali, le Burkina-Faso et le Niger). L'un des principaux objectifs de ce programme est de réduire les occurrences de violence armée en renforçant les capacités des communautés et des autorités nationales à gérer conjointement la sécurité aux frontières.

DRC a par la suite étendu son action dans le secteur de la Protection où l’organisation intervient à travers le monitoring de protection, l’écoute et l’identification de cas de protection, les interventions d’urgence, la gestion de cas et la prévention. L’organisation est également active dans le secteur de la sécurité alimentaire et du relèvement économique à travers des distributions de vivres, des transferts monétaires et l’appui aux moyens d’existence.

Enfin, DRC est membre du programme de mécanisme de réponse rapide (programme RRM). Ce programme multisectoriel fournit une assistance directe aux personnes affectées par les déplacements sous forme de distributions d'articles non alimentaires (NFI) et de kits pour les abris et d’interventions de protection.

En 2022, DRC est présent dans les régions de Tillabéri, Diffa et Maradi.

Objet

Basé(e) à Tillabéri, Sous la supervision hiérarchique du chef d’équipes services Supports, Suivant la politique d’achat fixée par le département de la logistique et les règles financières/comptables fixées par le département de la finance l’Assistant logistique sera responsable de gérer les achats locaux issus des demandes de Tillaberi et des bases, exécuter la réglementation référant à la chaîne d’Approvisionnement, être un support efficace pour l’approvisionnement des différentes bases, rechercher des fournisseurs qui assurent les normes de qualité et la meilleure relation qualité/prix, tenir une liste des prix et un catalogue des fournisseurs, assurer le suivi des réquisitions (OR) pour la Région de Tillaberi et assurer la gestion des archives logistiques en collaboration avec le superviseur hiérarchique. L’assistant logisticien travaillera en étroite collaboration avec le chargé logistique basé à Tillaberi.

Responsabilités

Achats

• Enregistrer les réquisitions (OR), suivre les signatures, réaliser les cotations, l`analyse comparative.
• S’assurer de la disponibilité des marchandises chez les fournisseurs et du meilleur rapport qualité- prix.
• Apporter aux fournisseurs identifiés, les bons de commandes.
• Transférer une copie à la finance le bon de commande, la DA, contrat de service ou de travaux.
• S’assurer que les biens achetés remplissent les normes standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats de DRC.
• S´assurer de la livraison correcte des marchandises dans les magasins de DRC
• Contrôle et soumet pour validation les documents remis par les fournisseurs (facture, documents de livraison)
• Il contrôle les marchandises livrées pas le fournisseur (quantité correcte, qualité article correcte avant réception)
• Elaborer la demande de payement, pour finaliser le dossier d’achat.
• Effectuer tous les achats des biens et marchandises pour les projets en fonction des standards de qualité, de prix et des procédures d´achat DRC-DDG. Demander des échantillons dès que nécessaires.
• S´assurer que les factures portent les mentions : date, nom et cachet du fournisseur, nom de l´organisation, 1 ligne par article, quantité pour chaque article, prix unitaire de l’article, prix total pour la quantité de l’article, et prix total de la facture (en chiffres et en lettres), signature du fournisseur.
• S´assurer que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement DRC-DDG (Réquisition, Bon de commande) et les soumettre à la signature de son Responsable hiérarchique avant d´effectuer les achats.
• la supervision des commandes des “appels d’offre”, ou des demandes des cotations.
• Effectuer des études de marché constantes, pour avoir une base de données de fournisseurs et prix mis à jour au minimum 1 fois tous les trois mois / achat de matériel-équipements / études de marché / S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d’DRC-DDG / assurer le meilleur rapport qualité- prix.
• Organiser et assurer le bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement, en suivant les règles fixées par la Coordination.

Suivi des achats

• Enregistrer les fichiers de suivi des achats
• Suivi des réquisitions avec la base de Tillaberi
• Enregistrement des réquisitions (OR) des achats.
• Suivi des contrats cadre et de leur évolution.

• Sous la supervision du chef de base d’Ayorou, rédiger un court rapport mensuel sur la situation de l’approvisionnement et des problèmes majeures

  Gestion des Appels d`Offre

• Participe à l`organisation des Appel d’Offres

• Participation à la sélection des fournisseurs au besoin,

• Participation à la rédaction des contrats en collaboration avec son responsable hiérarchique.

  Gestion des Contrats Cadres

• S´assurer des établissements des Bon de Commande et de contrat cadre, tout en suivant les besoins

• Collaborer avec son responsable hiérarchique pour la définition et le lancement de bon de commande en fonction de besoins.

  Administration/comptabilité :

• Soumettre un dossier complet à la finance

• Organiser les archives d'approvisionnement selon des normes fixées par la région (documents achat, commandes, listes de prix et fournisseurs, etc....)

  Relations Fournisseurs

• Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, la mise à jour des listes des prix.

  • Rechercher de potentiels nouveaux fournisseurs, récolter des données pour de futur achat (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc.)
  • En collaboration avec son responsable hiérarchique, effectuer des études de marché régulièrement
  • Etablir et tenir un catalogue des prix et fournisseurs et mettre à jour la base de données au minimum une fois par mois

  Autres tâches logistiques

• Selon sa charge de travail et de ses aptitudes, il pourra réaliser toute autre tâche du département logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique, notamment le remplacement du magasinier en cas d´indisponibilité.

• En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent.

Qualifications requises

• Expérience avérée en logistique/ approvisionnement d’au moins 2 ans
• Bac + 3 en logistique ou business Administration
• Bonne connaissance du marché local et de la législation en matière d´achat dans le pays
• Etre titulaire d´un diplôme universitaire supérieur en Logistique ou en Business Administration
• Bonne connaissance des logiciels Excel et Word.
• Capable de communiquer en français et en Anglais (parlé et écrit)

Compétences et qualités exigées

À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

• Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
  • Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles.
  • Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale.
  • Aptitudes au leadership, capacités d'apprendre rapidement et très bonnes aptitudes à s'adapter au changement.
  • Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression.
  • Désir de travailler dans un environnement d'équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome.
  • Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais.
  • Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative.
  • D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires.
  • Sens de l’éthique exemplaire.

Réglementation Générale

• L'employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire
• L'employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec le DRC sans recevoir l’autorisation préalable pour le faire
• L'employé ne doit s'engager dans aucune activité qui pourrait nuire au DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec le DRC
• L'employé ne doit pas donner d'interviews aux médias ou publier des photos ou d'autres documents liés au projet sans autorisation préalable
• L'employé doit retourner tout l'équipement emprunté pour le projet au DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande

Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Pour toute question concernant ce poste à pourvoir, vous pouvez contacter Mr Alexis Vutseme Nhudi Chef de Base DRC Tillabéri, alexis.nduhi@drc.ngo

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 21 Février 2022 à 23H59 heure GMT. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.