Assistant(e) Inventaire, SSA, GS5, Kinshasa
Support the WHO in the inventory management of fixed assets in Kinshasa.
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Overview
Support the WHO in the inventory management of fixed assets in Kinshasa.
You have:
- Secondary education diploma (State diploma or equivalent) is essential.
- At least 5 years of professional experience is essential.
- Experience in a similar position in an international organization or UN system is desirable.
- Knowledge of modern procedures and techniques of coding and inventory material.
- Ability to work in a multicultural environment and handle databases and modern inventory software.
- Knowledge of and understanding of complex administrative directives and procedures.
- Proficiency in French is mandatory; intermediate level in English is desirable.
- A training in computer science, inventory management or related field is desirable.
Contract
This is a No grade contract. More about No grade contracts.
.. I. ****Contexte et justification****
L’acquisition des biens inventoriables de l’Organisation mondiale de la Santé implique la gestion et le suivi des « Fixed Assets » (biens immobilisés) du Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC. Le Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC est responsable de la bonne gestion des biens inventoriables.
La raison d’être du poste est d’apporter un soutien au Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC dans le domaine de l’inventaire physique des biens inventoriables de l’Organisation.
Dans ce cadre, l’OMS recherche en urgence un(e) Assistant(e) Inventaire, sous contrat SSA, chargé(e) de gérer un système de gestion d’inventaire des biens et articles inventoriables de l’OMS et de fournir au Bureau de la Représentation de l’OMS en RDC, à Kinshasa, un appui administratif et technique en termes de suivi des bons de commande établis pour l’acquisition des biens et articles, de contrôle des biens et articles nouvellement reçus et de mise à jour périodique de l’inventaire physique des biens.
II. ****Objectif de la mission****
Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour complète et fiable de l’inventaire des biens immobilisés (Fixed Assets) du Bureau pays et des sous-bureaux de l’OMS en RDC, dans le système GSM, conformément aux règles, politiques et procédures de l’Organisation.
III. ****Description des tâches et responsabilités****
Sous la supervision hiérarchique du l’Operations Officer (ou du Logistics Officer), le/la titulaire exécute les tâches décrites ci-après :
1. Enregistrer tous les biens (Fixed Assets) nouvellement acquis dans GSM et faire la mise à jour périodique de l’inventaire dans le système GSM.
2. Maintenir à jour et faire le suivi de la base de données de l’inventaire ; assurer le contrôle de la qualité et de l’exactitude des informations dans la base de données.
3. Réceptionner les biens du Bureau de pays (y compris les sous-bureaux).
4. Faire l’inventaire physique annuel des biens et articles au Bureau pays et dans les sous-bureaux ; faire la saisie ou la création dans la base de données des biens et articles recensés ; suivre le mouvement des biens et articles inventoriables et faire la mise à jour des données ; préparer le rapport d’inventaire global et le soumettre au Bureau régional dans les délais.
5. Faire le suivi des bons de commande internationaux et locaux avec l’équipe procurement ; vérifier la conformité des articles par rapport aux bons de commande préétablis ; faire la réception, l’enregistrement, le stockage et/ou la livraison des biens inventoriables.
6. Assurer la livraison des biens et articles aux utilisateurs ; contrôler et suivre tous les mouvements des biens inventoriables au Bureau pays et dans les sous-bureaux ; exécuter une vérification périodique des articles/biens répertoriés sous le nom de l’utilisateur dans la base de données et sur les fiches d’inventaire individuel ; faire signer les fiches d’inventaire individuelles.
7. Faire l’inventaire physique et la récupération des biens affectés aux membres du personnel lors de leur départ du Bureau pays ou des sous-bureaux.
8. Participer à la mise à jour de l’inventaire des Fixed Assets en vue du renouvellement périodique de leurs polices d’assurance.
9. Préparer les listes des biens perdus, obsolètes et/ou endommagés, identifiés pour leur réforme, et les soumettre au Comité de gestion des biens (PSC) pour décision.
10. S’acquitter de toutes autres tâches du Bureau selon les besoins.
IV. ****Résultats attendus / Livrables****
****Livrable****
****Description / indicateur****
****Échéance****
Base de données d’inventaire à jour
Tous les biens nouvellement acquis enregistrés dans GSM ; données vérifiées et exactes
En continu / mensuel
Rapport d’inventaire physique mensuel
Inventaire physique du Bureau pays et des sous-bureaux réalisé et rapport global soumis au Bureau régional dans les délais
mensuel
Fiches d’inventaire individuelles signées
Fiches signées par les détenteurs des biens et archivées
Trimestriel
Suivi des bons de commande et réceptions
Conformité des articles reçus vérifiée ; réception et enregistrement effectués
En continu
Liste des biens à réformer
Listes des biens volés/perdus, obsolètes et/ou endommagés soumises au PSC
Mensuel / selon besoin
Liste des biens pour assurance
Inventaire des Fixed Assets mis à jour pour le renouvellement des polices d’assurance
mensuel
Rapport de récupération des biens
Biens récupérés auprès des membres du personnel quittant le Bureau
Selon besoin
V. ****Qualifications et profil requis****
****Éducation****
· Essentielle : Diplôme d’études secondaires (Diplôme d’État ou équivalent).
· Souhaitable : Une formation en informatique, en gestion des inventaires ou dans un domaine connexe constitue un atout.
****Expérience****
· Essentielle : Au moins Cinq an (5) ans d’expérience professionnelles
· Souhaitable : Expérience sur un poste similaire dans une Organisation internationale ou dans le système des Nations Unis.
****Compétences fonctionnelles / techniques****
· Connaissance des procédures et techniques modernes de codification et du matériel d’inventaire.
· Connaissance et compréhension approfondie d’une série complexe de directives et de procédures administratives.
· Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à manipuler les bases de données, les logiciels modernes d’inventaire et de statistiques, ainsi que les logiciels standards tels que Word, Excel et Access.
****Compétences génériques de l’OMS****
· Veiller à l’utilisation efficace des ressources
· Produire des résultats
· Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
· Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
· Montrer l’exemple
****Langues****
****Langue****
****Lu****
****Écrit****
****Parlé****
****Français****
Avancé
Avancé
Avancé
****Anglais****
Intermédiaire
Intermédiaire
Intermédiaire
Les exigences linguistiques ne sont pas interchangeables entre le français et l’anglais : la maîtrise avancée du français est exigée.
Information additionnelle
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Les candidatures doivent
Potential interview questions
| Can you describe your experience in managing inventory systems? | This question assesses your direct experience with inventory management systems. | Provide specific examples of systems you have used and your role in managing them. |
| How do you ensure accuracy in data entry for inventory items? | The interviewer wants to understand your attention to detail and methods for validating data. | Pro members can see the explanation. |
| Describe a time when you had to work in a multicultural environment. What challenges did you face? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you handle discrepancies in inventory records? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What techniques do you use for tracking inventory movements? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Explain your experience with procurement tracking. How do you ensure the compliance of received items? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you prioritize tasks when dealing with multiple inventory items? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How would you ensure effective communication among team members regarding inventory issues? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 27 days ago
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Updated 21 days ago
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Source:
who.int
