Assistant (e) Finance Subgrants

Job Description

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

Le personnel d’IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans l’IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

CONTEXTE DU PROJET

Depuis le 1er avril 2017, International Rescue Committee (IRC) bénéficie d’un financement du gouvernement américain à travers le Center for Diseases Control and Prevention (CDC), pour conduire un projet de lutte contre le VIH/sida en milieu communautaire. Ce projet, intitulé “Sustainable Answer to the Fight against HIV/AIDS through the strengthening of local Entities and community Response” (SAFER en abrégé), porte sur les cinq domaines suivants : (1) la prévention du VIH y compris les violences basées sur le genre (VBG), (2) le conseil dépistage, (3) les soins et soutiens aux Orphelins et Enfants rendus Vulnerable du fait du VIH (OEV) et aux personnes vivant avec le VIH (PVVIH), (4) le renforcement des capacités des districts sanitaires, des centres sociaux et des ONG locales Partenaires de Mise en Oeuvre (PMO) du projet. Pour la cinquième année c’est-à-dire, pour ce COP21, le projet sera exécuté en plus des anciennes zones, dans les districts sanitaires de Bouaké, Béoumi, Boundiali, Kouto, Ferkessédougou, Bondoukou, Tanda et Séguéla.

C’est dans le souci d’assurer l’effectivité des activités dans les Nouvelles zones que IRC voudrait s’attacher les services d’un (e) Assistant (e) Finance Subgrants pour le site de Bondoukou

TACHES ET RESPONSABILITES

Sous la double supervision du Coordinateur du projet SAFER et du Senior Compliance & Finance Manager, l’Assistant (e) Finance Subgrant, à la responsabilité générale du respect et à l’application des procédures de IRC et du CDC/PEPFAR par le Partenaire de mise en œuvre (PMO). Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel programme et l’Assistante Manager Grant. Ses responsabilités incluent les fonctions de contrôle général, de la formation du personnel, de la gestion financière et de la trésorerie des PMO.

De façon spécifique, l’Assistant (e) Finance Subgrant aura à :

Gestion financière du PMO

- Aider à la préparation et à la révision des budgets ; - Faire le suivi du budget et l’analyse des dépenses des partenaires en collaboration avec l’équipe programme d’IRC ; - Veiller à ce que les dépenses effectuées respectent les clauses de l’accord de financement ; - Veiller au respect des règles et procédures de IRC et du CDC/PEPFAR ; - Veiller à l’exactitude des informations comptables et financières transmises par le PMO ; - Faire la réconciliation entre les rapports financiers et les rapports d’activités ; - Procéder à des contrôles inopinés (spot check) ;

Gestion de la clôture du mois

- Veiller à ce que le délai de rapportage soit respecté ; - Faire la revue du rapport financier du partenaire ; - Identifier les dépenses inéligibles du partenaire et les justifier ; - Proposer les écritures comptables et soumettre au SCFM pour validation ; - S’assurer que les dépenses validées sont postées dans le logiciel comptable ; - Justifier le solde des avances accordées au partenaire.

Trésorerie

- Aider le partenaire à préparer sa projection de trésorerie et faire le suivi des transferts des fonds du partenaire ; - Préparer des commentaires expliquant l’utilisation réelle des fonds des partenaires par rapport aux projections financières du partenaire ; - S’assurer que les fonds des partenaires sont correctement enregistrés ; - Apporter un appui aux PMO à l’élaboration des plans de dépenses et le suivi des demandes de fonds ; - Surveiller le niveau de trésorerie afin d’assurer la continuité des activités.

Administration

- Veiller au bon archivage des informations relatives au projet chez le partenaire ; - Orienter les partenaires aux procédures administratives, comptables et logistiques d’IRC et du bailleur.

Ressources humaines

- Veiller au respect de la législation du travail en vigueur ; - Mettre en œuvre le plan de formation et de renforcement de capacités du personnel des partenaires.

Logistique

- Procéder aux contrôles des achats de carburant, équipement et suivre leur utilisation ; - Apporter un appui à la gestion logistique et aux procédures et documents d’achats.

Autres

- Tenir immédiatement informé par écrit le Coordinateur SAFER et le Senior Compliance & Finance Manager de toutes activités suspectes ou financièrement non-conformes d’un partenaire ou fournisseur ; - Participer aux activités terrain aux côtés du personnel programme ; - Accomplir d’autres tâches supplémentaires demandées par son superviseur hiérarchique.

Qualifications

- BAC+2 en comptabilité, finance, en développement économique, ou en gestion de projets ; - Connaissance du cycle de gestion de projet ; - Avoir au moins deux (02) années d’expérience dans le suivi financier des PMO de projets ; - Connaissance des procédures du CDC/PEPFAR ; - Maîtrise de l'outil informatique - Capacité à opérer efficacement dans un environnement complexe ; - Capacité à identifier les priorités appropriées et à répondre efficacement à de nombreuses nécessités simultanées ; - La langue de travail est le français ; - La connaissance de l’anglais est un atout ; - Bonne probité morale ; - Très bon sens de l’organisation ; - Pro-actif et autonome ; - Aisance relationnelle probante lui permettant d’interagir avec des interlocuteurs variés ; - Courtoisie et bonne communication écrite et orale.