Assistant(e) du Répresentant

Overview

Assist in administrative and technical support for the WHO representative.

You have:

• A high school diploma followed by a training in administration and/or management is essential.
• At least eight years of experience in a reputable public or private institution is essential.
• Practical knowledge of English is desirable.
• Experience in administrative support roles within WHO or other UN institutions would be an asset.
• Experience with systems based on Oracle or other ERP systems is an advantage.
• A mastery of French is essential.

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 567 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

L'equipe de pays est chargee de promouvoir la cooperation technique, de susciter l'intention et de coordonner l'aide au developpement sanitaire en se fondant sur les strategies mondiales et regionales, ainsi que sur les orientations de l'OMS. Cette equipe contribue egalement à la collecte, à !'analyse et à la diffusion des informations sanitaires.

DESCRIPTION OF DUTIES

1. Engager des projets de correspondance sur !'orientation des gestionnaires de programme; mettre ces projets sous leur forme finale conformement au guide de redaction de l'OMS et du departement et verifier la qualite de la langue utilisee, le respect des regles de grammaire et !'exactitude des informations presentees avant de soumettre toute correspondance à !'approbation et à la signature de la hierarchie;
2. Organiser la preparation administrative des reunions internes et externes, y compris la preparation des plans d'affaires dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des estimations des co0ts et des demandes d'autorisation de voyage; aider à la preparation des documents; envoyer le materiel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquees;
3. Analyser la correspondance et les demandes re ues, mettre en evidence les documents entrants et joindre des informations generales et identifier les domaines necessitant une action de la part des responsables de programme, en attirant !'attention sur des questions importantes. Planifier les reunions des administrateurs de programme en fonction des calendriers et des besoins; tenir les proces-verbaux des reunions et assurer le suivi des questions necessitant des mesures pour garantir une reponse rapide aux demandes de l'OMS;
4. Obtenir les documents d'information pour les reunions, seminaires, ateliers, etc. auxquels participent les gestionnaires de programme, verifier leur disponibilite et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et documents d'information adequats;
5. Veiller a ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, aux regles, aux pratiques, aux procedures et aux normes redactionnelles de l'OMS et les corriger si cela s'avere necessaire avant de soumettre les documents a la signature du Representant de l'OMS;
6. Utiliser des outils de suivi appropries, surveiller et s'assurer que les delais et les echeances sont respectes, et que la correspondance et les demandes sont analysees et traitees dans les meilleurs delais;
7. Utiliser le GSM pour preparer les demandes d'autorisation de voyage pour les m1ss1ons effectuees par les administrateurs de programme. Faire les reservations de vols et d'hotel, preparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, à la demande ;
8. Accomplir d'autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris l'appui administratif et le soutien au bureau du Representant de l'OMS.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Connaissances et competences fonctionnelles

Le ou la titulaire du poste fera preuve de ma7trise professionnelle et actualisera ses connaissances de !'utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d'emploi ou l'autoformation. II ou elle doit se tenir au courant des changements des procedures et pratiques, des regles et reglements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l'OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les presenter et les expliquer a d'autres membres du personnel.

Education (Qualifications)

Essentielle: un diplome de fin d'etudes secondaires suivi d'une formation en administration et/ou en gestion

Experience:

Essentielle: au moins huit annees d'experience acquise dans une institution publique ou privee de renom.

Souhaitable : une experience a des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou de toute autre institution des Nations Unies serait un atout. Une experience des systemes bases sur Oracle ou d'un autre systeme de type ERP est un atout.

WHO Competencies

1. Communiquer de maniere credible et efficace
2. Favoriser !'integration et le travail d'equipe
3. Produire des resultats
4. Avancer dans un environnement en pleine evolution
5. Veiller à !'utilisation efficace des ressources

Use of language skills

Essentielle - une maîtrise du français

Souhaitable - une connaissance pratique de l'anglais serait un avantage.

Potential interview questions