Assistant (e) du Programme

Volunteering Admin Finance & Economy Logistics & Procurement

Overview

Provide administrative support to the assigned program and manage communications.

You have:

• Minimum 1 year of experience in administrative support, preferably in international organizations.
• Knowledge of project management principles and administrative processes.
• Excellent written and verbal communication skills in French and English.
• Experience working in a multicultural team environment.
• Ability to handle multiple tasks and work well under pressure.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Sous la supervision du chargé de programme, et sous la direction générale du représentant de l'OMS, le travail est effectué dans un environnement de bureau typique. Le travail est assigné par le superviseur qui donne des instructions sur les questions non courantes. Les tâches de routine sont effectuées de manière indépendante. Le travail est examiné une fois terminé pour en vérifier l’exactitude globale, la rapidité et l’atteinte des objectifs. Des lignes directrices établies sont disponibles et l’environnement de travail est raisonnablement bien structuré. Cependant, il peut y avoir des situations inhabituelles dans lesquelles le titulaire du poste peut être amené à interpréter les procédures existantes pour élaborer un plan d'action particulier.

Sous la supervision directe de la chargée des programmes PIP and Emergencies, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes: 1. Fournir un soutien administratif complet au programme assigné. Rédiger, examiner et réviser la correspondance, les rapports et les documents pour en assurer le format et le contenu appropriés en consultation avec le superviseur. Rédiger de manière indépendante de la correspondance de nature administrative, prendre des notes lors des réunions, fournir une interprétation/traduction informelle au besoin.

2. Préparer et traiter les demandes de voyage des membres de l'équipe via GSM, organiser la délivrance des visas, les autorisations de sécurité, les réservations de vols et d'hôtels, suivre les questions liées aux voyages des missions nationales et internationales.

3. Numériser, enregistrer, référer et suivre la correspondance et les documents, évaluer l'urgence ou le caractère critique en les portant à l'attention du personnel responsable. Informer et rappeler au personnel responsable les dates de suivi, les réponses ou les actions spécifiques, en fournissant des documents justificatifs le cas échéant.

4. À l'aide du GSM, surveiller les aspects de la mise en œuvre des activités du pays, les fonds pour les niveaux budgétaires du projet/programme et les dépenses financières, conformément au plan de travail du pays approuvé. Initier et traiter différentes transactions dans GSM, y compris l'achat de biens et de services. Effectuer le suivi auprès des parties concernées de la réception des livrables et de la finalisation des paiements.

5. Compiler du matériel de base pour les exercices de planification, de suivi et d’évaluation, de communication (y compris la mini-évaluation). Maintenir et mettre à jour le classement des documents techniques et de la correspondance (copies électroniques/imprimées et bases de données le cas échéant). Créer du matériel de référence de base approprié pour la planification, le S&E et la communication autour des projets assignés ; accéder et récupérer du matériel pertinent.

6. Finaliser tous les préparatifs administratifs et logistiques nécessaires à l'organisation des réunions tenues dans le pays (groupes de travail, séminaires/cours, ateliers) et payer les indemnités journalières aux participants, le cas échéant (si nécessaire).

7. Répondre et agir en temps opportun aux demandes de renseignements téléphoniques. Évaluer la nature critique des problèmes techniques et les diriger vers le personnel approprié pour réponse, coordonner les nominations des superviseurs, établir et maintenir un système d'information informatisé approprié sur les homologues du ministère de la Santé et des Nations Unies, les centres Collaborateurs de l'OMS, etc.

8. Informer les collègues sur le processus administratif général du bureau. Aider/remplacer le personnel administratif de l'équipe et effectuer d'autres tâches connexes au besoin. Participer aux visites de terrain, si nécessaire.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Compétences : • Connaissance ou bonne compréhension de l'impact des urgences et des crises sur le développe-ment social et économique et de son fardeau sur les populations ; • Capacité à faire des propositions innovantes liées à la communication ; • Tact, discrétion et diplomatie ; • Excellentes compétences en rédaction, formulation et rédaction de rapports; • Capacité de travailler de manière inclusive et en collaboration avec les autres partenaires; • Capacité à travailler et à s'adapter professionnellement et efficacement dans un environnement difficile; • Aptitude à travailler efficacement dans une équipe multiculturelle composée de personnel interna-tional et national.

Les valeurs de l’OMS : • Des personnes chargées de servir la santé publique en toutes circonstances • Des professionnels visant l'excellence dans le domaine de la santé • Des personnes intègres • Des collègues et des partenaires œuvrant en collaboration • Des personnes soucieuses des autres

la gestion de projets/programmes

Comme il s’agit d’une mission nationale du programme VNU, le / la titulaire sera responsable de son propre logement et de ses autres besoins essentiels dans le lieu d'affectation. Le.a Volontaire perçoit une indémnité de subsistence mensuelle équivalente à 1 261,14 $.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org