Assistant(e) de Programme (Program Assistant)

Description

À propos d'iDE

iDE est une ONG internationale avec 40 ans d'expérience dans la conception et la fourniture de solutions de marché à la pauvreté. iDE a son siège à Denver, Colorado, États-Unis et opère dans 11 pays à travers le monde.

iDE estime que les marchés inclusifs constituent l’outil le plus puissant pour créer la prospérité, renforcer la résilience et, à terme, mettre fin à la pauvreté. En écoutant toutes les parties prenantes (producteurs, fournisseurs, détaillants et clients), nous pouvons surmonter les goulots d'étranglement critiques et développer des solutions durables. Chez iDE, nous remettons continuellement en question les hypothèses, prenons des décisions efficaces fondées sur des données et des preuves et permettons une mise en œuvre agile de stratégies et de ressources pour améliorer les résultats de nos interventions. Nous travaillons également à transformer les croyances et les pratiques qui perpétuent les inégalités et utilisons les connaissances que nous acquérons pour concevoir des programmes de changement social et comportemental qui favorisent la création d’écosystèmes de marché résilients, qui profitent à tous.

iDE a récemment ouvert un bureau à Antananarivo, Madagascar. iDE a été sélectionné pour diriger un consortium de partenaires locaux dans la mise en œuvre d'un programme d'assainissement urbain financé par l'USAID, le projet Dio Sera. Dio Sera vise à améliorer les conditions d'hygiène et de santé dans trois villes de Madagascar, Fianarantsoa, ​​Tamatave et Majunga, en augmentant l'accès des ménages à des latrines améliorées et sécurisées.

iDE recrute un assistant de programme pour le bureau local.

Étendue des travaux

Ce poste est basé au bureau iDE à Madagascar et rapporte au Directeur Finances et Conformité. L'assistant de programme soutiendra les aspects opérationnels du bureau iDE, y compris la configuration du bureau, l'administration, la logistique et l'approvisionnement du programme, en garantissant le respect des politiques administratives et opérationnelles de l'USAID et d'iDE.

L'assistant de programme assiste COP et FCD dans tous les aspects administratifs, logistiques et d'approvisionnement du bureau iDE.

About iDE

iDE is an international NGO with 40 years of experience in designing and delivering market-based solutions to poverty. iDE is headquartered in Denver, Colorado USA and operates in 11 countries around the world.

iDE believes inclusive markets are the most powerful tool for creating prosperity, building resilience, and ultimately ending poverty. By listening to every stakeholder—producers, suppliers, retailers and customers—we can overcome critical bottlenecks and develop lasting solutions. At iDE, we continually challenge assumptions, make effective data- and evidence-driven decisions, and enable agile delivery of strategies and resources toward improved outcomes for our interventions. We also work to transform beliefs and practices that perpetuate inequality and use the knowledge we acquire to design social and behavior change programming that promotes the creation of resilient market ecosystems, which benefit all people.

iDE recently opened an office in Antananarivo, Madagascar. iDE was selected to lead a consortium of local partners in implementing a USAID-funded urban sanitation program, the Dio Sera Project. Dio Sera aims to improve hygiene and health conditions in three cities in Madagascar, Fianarantsoa, ​​Tamatave, and Majunga by increasing household access to improved and secured latrines.

iDE is recruiting a Programme Assistant for the local office.

Scope of Work

This position is based at the iDE office in Madagascar and reports to the Finance and Compliance Director. The Program Assistant will support operational aspects of the iDE Office including Office Setup, administration, logistic and procurement of the program, ensuring compliance with USAID and iDE administrative and operational policies.

The Program Assistant assists COP and FCD in all administration, logistical and procurement aspects of the iDE Office.

Benefits

DÉCLARATION DE DIVERSITÉ

iDE est fier de notre main-d'œuvre talentueuse et diversifiée. Les minorités, les femmes et les personnes handicapées sont encouragées à postuler. L'embauche, la promotion et la rémunération des employés s'effectuent sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'identité ou à l'expression de genre, à l'orientation sexuelle, à l'origine nationale, à la génétique, au handicap ou à l'âge.

DIVERSITY STATEMENT

iDE takes pride in our talented and diverse workforce. Minorities, women, and individuals with disabilities are encouraged to apply. Hiring, promotion, and compensation of employees are conducted without regard to race, color, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability, or age.

Requirements

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Soutien administratif:

• Fournir un soutien administratif et logistique au personnel local
• Gérer les agendas du directeur pays et du personnel clé
• Gérer la correspondance en français, anglais et malgache sur demande
• Aider à organiser les missions du personnel, y compris les missions des équipes du siège d'iDE à Madagascar, y compris le soutien logistique pour l'hébergement et le transport dans le pays.
• Coordonner l'organisation des réunions internes et externes de l'équipe de la haute direction
• Rédiger les procès-verbaux des réunions lorsque requis et assurer leur diffusion.
• Être responsable de l'archivage physique du courrier, des documents internes et externes

Approvisionnement

• Recevoir et enregistrer les demandes et les soumissions d'approvisionnement
• Prospection de devis
• Aider à rédiger les procès-verbaux de réception et d'ouverture des offres et des propositions de manière professionnelle et dans les délais, en garantissant le respect des politiques de l'iDE et/ou des donateurs.
• Préparer les tableaux comparatifs
• Assurer la confidentialité du contenu des documents reçus
• Préparer les bons de commande aux fournisseurs et les soumettre pour examen et approbation
• Mettre à jour la base de données fournisseurs
• Assurer le dépôt physique et électronique des bons de commande
• Préparer les documents nécessaires au paiement (réquisition, bon de commande ou contrat, approbation des livrables, etc.) et faciliter leur approbation
• Soumettre les documents au responsable financier pour le paiement

Support logistique et gestion des installations :

• Diriger l'organisation logistique d'événements tels que des ateliers internes et externes, des événements institutionnels
• Soutenir les différents départements d'iDE dans l'organisation de sorties sur le terrain, de missions et d'ateliers
• Réservez des billets d'avion et comparez les itinéraires de voyages et de missions
• Gestion du petit matériel pour le personnel de l'IDE à Madagascar incluant, gestion des stocks, définition des besoins, réapprovisionnement des stocks
• Gérer les installations de bureau et les besoins de l'espace de bureau d'iDE à Tana, y compris la sécurité du bureau et répondre aux demandes de réparation ou d'entretien des installations de bureau.

Et toute autre tâche pertinente compte tenu de son parcours et de ses capacités.

QUALIFICATIONS:

• Diplôme Bac +3 ou 4 en gestion, logistique, administration ou tout domaine pertinent
• Au moins 3 ans d'expérience réussie en tant qu'assistant administratif, achats ou logistique
• Expérience dans des projets financés par des donateurs internationaux est un atout
• Compétences informatiques : traitement de texte, tableurs ; maîtrise de Google Drive
• Maîtrise du français et excellent niveau d'anglais

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Administrative support:

• Provide administrative and logistical support to the local staff
• Manage the Country Director and Key Personnel agendas
• Handle correspondence in French, English and Malagasy when requested
• Help organize staff missions including missions of iDE HQ teams in Madagascar, including logistical support for lodging and in-country transportation
• Coordinate the organization of internal and external meetings of the Senior Management team
• Draw up the minutes of meetings when required and ensure their distribution.
• Be responsible for the physical archiving of mail, internal, and external documents

Procurement

• Receive and record procurement requests and submissions
• Prospect for quotations
• Assist in drawing up the minutes of receipt and opening of bids and proposals in a professional and timely manner ensuring compliance with iDE and/or donors’ policies
• Prepare the comparison tables
• Ensure the confidentiality of the content of documents received
• Prepare purchase orders to suppliers and submit them for review and approval
• Update the supplier database
• Ensure physical and electronic filing of purchase orders
• Prepare documents required for payment (requisition, purchase order or contract, approval of deliverables, etc.), and facilitate their approval
• Submit documents to the Finance officer for payment

Logistical and Facilities Management support:

• Lead the logistical organization of events such as internal and external workshops, institutional events
• Support the various departments of iDE in the organization of field trips, missions and workshops
• Book air tickets and compare itineraries for trips and missions
• Management of small supplies for the staff of IDE in Madagascar including, stock management, definition of needs, stock replenishment
• Manage the office facilities and needs for iDE’s Tana office space, including safety of the office and responding to requests for office facilities repairs or maintenance

And any other tasks relevant with his/her background and capacities.

QUALIFICATIONS:

• Bac +3 or 4 diploma in management, logistics, administration or any relevant fields
• At least 3 years successful experience as administrative, procurement or logistics assistant
• Experience in Projects financed by international donors is an asset
• Computer skills : word processing, spreadsheets; proficiency with Google Drive
• Fluency in French and excellent level of English

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Added 8 hours ago - Updated 8 hours ago - Source: ideglobal.org