Assistant.e de Direction -Adjointe( Republication)

Contract

This is a LICA-6 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about LICA-6 contracts.

Background Information - Job-specific

L’Assistant.e de Direction-Adjointe de la Directrice du Bureau Multi-Pays travaillera directement sous la supervision de la Directrice du CDMC et en étroite collaboration avec l'Équipe de Direction Générale, en particulier le Bureau de Développement des Partenariats et le Bureau de gestion des programmes ainsi à l'appui du développement du portefeuille du bureau, de son positionnement et programme par la coordination, la communication et le partage d'informations.

La République démocratique du Congo

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMC) de l'UNOPS couvre onze pays: Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du le Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour; il dispose d'un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.

Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement national stratégique, y compris le développement d'infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l'environnement, de la revitalisation des programmes / projets, entre autres.

Functional Responsibilities

Sous la direction et la supervision générales de la directrice du bureau multipays et en étroite collaboration avec l'équipe de direction, l'Assistant.e de Direction - Adjoint.e aura à accomplir les tâches suivantes: :

• La préparation et / ou le partage d'informations, des discours et des présentations détaillées et d’autres documents en liaison étroite avec le Bureau de développement des partenariats, selon les besoins, pour l’usage interne et externe de la Directrice.
• L’appui au bureau de la Directrice à l’organisation des retraites, des formations et des ateliers sous-régionaux pour le personnel, y compris la préparation de leur agenda, la documentation, l'examen du budget et l'autorisation des dépenses;
• l’organisation des événements de haut niveau avec des invités d'ambassades, de gouvernements, d'agences des Nations Unies, d'organisations gouvernementales / non gouvernementales et d'autres partenaires;
• La coordination et la préparation des réunions avec les principaux partenaires / donateurs (logistique, points de discussion, notes de fond, présentations, etc.)
• La gestion de la circulation efficace des informations, des actions à suivre après instructions
• L’organisation des réunions régulières et ponctuelles notamment celles avec le SMT du CDMC et des réunions de tout le personnel;
• La participation aux réunions pertinentes pour ensuite faire des rapports à la Directrice
• La préparation des procès-verbaux des réunions et les résumés des actions à entreprendre; suivi avec les points focaux / personnes responsables et suivi des progrès sur les questions discutées et les points prévus;
• La mise en place d’ un réseau efficace et l’échange d’informations avec les fonctionnaires et entités du gouvernement, les partenaires financiers et les clients commerciaux importants et les parties prenantes;
• La mise en place d’un protocole approprié et de directives de correspondance de l'équipe du bureau lors des communications avec le gouvernement, les donateurs et d'autres partenaires externes;

• Le support au développement de systèmes et de procédures efficaces pour l’amélioration et la rationalisation du flux de travail et de communication au sein du SMT et entre les différentes équipes de bureau du CDMC, afin de répondre aux exigences professionnelles et au rythme élevé;

• Assurer une communication efficace et un soutien administratif à travers:

• l’entretien, le développement et le renforcement des contacts avec les donateurs, les fonctionnaires et entités gouvernementales, les partenaires et autres parties prenantes, y compris les représentants et les bureaux administratifs des agences et missions des Nations Unies
• la mise à jour régulière de tous les fichiers papier et électroniques, les documents de référence et les dossiers confidentiels, au besoin, et l’ évaluation des informations en vue de leur conservation ou de leur élimination
• la gestion du flux d'informations au bureau et diffuser les communications institutionnelles et inter services au personnel au besoin
• la facilitation du partage d'informations avec et entre les services de gestion de programme, de partenariat / développement des affaires et de soutien et ses unités opérationnelles
• le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises ainsi que la collecte et la soumission des rapports au directeur et, les rapports du directeur du bureau multi pays au directeur régional
• la rédaction de correspondance de routine, de circulaires interservices, de notes d'information générales, de documents, de rapports et de procès-verbaux de réunions; et la traduction (français / anglais) si nécessaire
• la préparation des feuilles de calcul, des bases de données, des présentations et des tableaux garantissant un style approprié et l'exactitude des informations
• la gestion des missions et du calendrier de représentation du directeur multi-pays, ainsi que les préparatifs de voyage, conformément aux règles et réglementations d'approbation
• la préparation des documents d'information, de présentation et de positionnement de haute qualité pour le directeur multi-pays pour les rendez-vous, les réunions et les missions; et consolider et préparer les déclarations de positionnement du CDMC, y compris la rédaction et l’édition de documents d’information et de points de discussion, en collaboration avec le Bureau de développement des partenariats et l'équipe de communication
• L'élimination des goulots d’étranglement des communications au bureau
• La coordination du flux d’informations entre le Bureau régional AFR, les groupes de pratique au Siège et le bureau du Directeur et la diffusion des communications institutionnelles et inter services entre le bureau multi pays et le Siège au Directeur et à la haute direction selon les besoins
• La compilation, la rédaction, le suivi et l’analyse des informations sur des sujets / problèmes assignés, la collecte d’ informations à partir de diverses sources et l’évaluation des valeurs et / ou impact potentiel
• le classement de toutes les informations sensibles ou confidentielles collectées

• La compilation des rapports et de la documentation administrative à la demande du directeur

• L’appui à la Directrice en ce qui concerne la préparation, l'organisation et le suivi des activités, y compris, mais sans s'y limiter, la rédaction des notes conceptuelles, des termes de référence, la rédaction et l'édition des estimations de coûts et des budgets sur les propositions de projets;

• Effectuer des voyages locaux ou internationaux à la demande de la directrice;

• La fourniture de tous services administratifs, logistiques, protocolaires et de secrétariat pour le directeur

• Fournir un soutien au renforcement efficace des connaissances et au partage des connaissances à travers:

• La coordination des efforts internes et externes de gestion des connaissances et de partage d’informations du CDMC;

• Les recherches, des analyses et des mises à jour sur les tendances et les problèmes de développement / politiques / sociaux / économiques au fur et à mesure qu'ils surviennent dans les pays;
• L’organisation, la coordination et le soutien logistique pour des événements et des ateliers, y compris des retraites annuelles; de la formation du personnel des Nations Unies sur les questions de coordination, d'administration et de protocole pour le directeur / et le SMT;
• La formation du personnel de soutien temporaire aux méthodes, systèmes et procédures de bureau;
• Les contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
• L'appui à la numérisation et au maintien d’un système de classement et des archives de documents appropriés, y compris les listes de contacts des partenaires;
• La gestion et la coordination du bureau de la directrice, assurer à tout moment un environnement de professionnalisme et de travail d’équipe et établir des normes de conduite exemplaires pour l’équipe du bureau.

Education

• Avoir un diplôme secondaire est exigé.
• Une formation universitaire de premier niveau (Bachelor) dans un domaine lié au développement international, à la communication, à l'administration des affaires, à l'administration publique ou tout autre domaine pertinent serait un atout.

Experience

• Un minimum de six (6) ans d'expérience professionnelle pertinente en appui administratif est requis pour les candidat.e.s titulaires d’un diplôme secondaire;
• Un minimum de deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente pour les candidat.e.s titulaires d’une Licence (Bachelor) est exigé;

• Un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente pour les candidat.e.s titulaires d’un diplôme technique est exigé;

• Expérience en tant qu'administrateur exécutif, support client et logistique, assistant commercial ou rôle similaire serait un atout.

• La connaissance de G-suite est un atout;
• La connaissance des systèmes de gestion de l'UNOPS est un atout supplémentaire.

Languages

• Avoir une maîtrise parfaite du français (lu, parlé et écrit) est exigée
• La connaissance de l'anglais est un atout.

Certifications

Une certification dans un domaine lié au développement international, à la communication, à l'administration des affaires ou à l'administration publique serait un atout considérable.

Contract type, level and duration

Contract type: Contrat de Prestataire Individuel Local (LICA)

Contract level: LICA 6

Contract duration: Open-ended, subject to Organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires. Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.